基于现代人力资源管理探讨人事档案管理工作

文/吉林省安图县就业服务局 卜繁玲

随着知识经济的发展，在事业单位的发展过程中应当充分考虑到人才的作用，对人才进行合理有效的分配，通过档案管理工作的推进来挖掘不同人才之间的差异，从而对其进行合理有效的分配。

一、人事档案管理与现代人力资源管理之间的关系分析

人事档案管理工作开展的对象是人事档案，主要包括人员基本资历、健康状态、入职时间、银行信息以及技能资格水平等信息，在进行人力资源管理过程中应当充分考虑到这些信息，在这些信息的基础之上进行一定的拓宽与细化，从而充分有效地挖掘有价值的信息资源，从而对人力资源管理工作进行充分有效的优化与增益。

二、基于现代人力资源管理探讨人事档案管理工作

（一）人事档案中的信息收集机制改革。在人力资源管理过程中，在档案信息中不能仅仅包括员工的基本信息，同时还应当包括反映员工发展潜力的一些信息，主要包括职业技能、职业道德与职业素养等信息，这些信息的发展需要档案管理人员进行充分收集、整理与挖掘。为了充分挖掘这些隐形信息，档案管理人员可以加强对人员进行定期考核，在考核过程中充分考虑到员工的职业道德、工作的完成情况以及专业的职业技能，从而纳入档案信息之中。同时在人事档案管理信息系统中充分融合人员对单位的态度与意见，尤其是工作第一线的人员对于单位的态度。为此事业单位档案管理人员在工作过程中应当充分结合工作实际，从而有效发挥其应当起到的作用。事业单位的基层人员在具体的工作过程中能够结合工作实际提出一些建设性的意见。由此在档案管理过程中不仅应当收集工作人员的基本情况，同时还应当收集部分人员对于单位发展具有的一些建设性意见与建议，从而为管理层的发展提供决策依据，为其提供数据上的支持，使得事业单位的发展成为一种良性的发展机制，进行有效循环。为了充分达到这一目的，档案管理人员应当积极有效地加强与各级工作人员之间的沟通，充分听取工作人员的意见与建议，并对这些意见与建议进行充分有效的整理、收集、汇总与保存，从而有效促进档案管理工作的及时更新。

（二）人事档案管理机制变革。传统的人事档案发展中，一般是针对员工的基本情况进行归纳与保管，但是并没有深入挖掘这些信息，一般工作内容只是一些基本性的基础性工作。为此应当从档案管理人员的角度出发，有效规划档案管理工作的流程，为其工作制定一定的目标，例如针对档案管理工作的细化与拓展。在这一工作开展的过程中，由人事档案管理人员对其进行一定的监督，及时有效地检查目标的完成情况，同时在对档案管理人员进行年终考核的过程中充分融合进这一因素，与员工个人的工资奖金挂钩，从而从绩效考核的角度激发员工充分重视人事档案管理工作的开展，使其能够全身心投入到工作开展之中。因此可以有效加强档案管理人员对人事档案工作的分类与汇总，主要体现在知识成果的展现与技能水平的提升方面，从而将各种有效的信息进行分类与汇总并进行排序，促进自身技术知识水平的有效提升等。在一个单位的发展过程中，人员具有一定的变动性，为此人事信息也应当进行及时更新，因此需要档案管理人员充分掌握员工的最新信息，从而将其运用到工作过程中来。为了有效达到这一目的，档案管理人员应当变被动为主动，积极主动地收集员工的信息，对其进行有效归纳与总结，充分有效地提取出有关的重要信息，例如对员工进行定期考核，在个人档案中对其进行有效运用。

三、构建完善的人事档案信息管理系统

传统的人事档案管理采用的主要形式是纸质形式，在查找、提取与分析的过程中具有比较大的难度，为了充分提升对于信息的利用效率应当建立有效的人事档案信息管理系统，可以建立一种有效的人事档案信息管理系统，将传统的纸质媒体运用到信息化系统之中，从而实现有效的信息查找与传递，同时充分利用信息技术，有效满足事业单位对于人事档案管理效率的提升。在人事档案信息管理系统建立过程中，可以采用Web的B/S模式，利用网页浏览器连接到人事档案管理的客户端，在档案管理系统中可以建立一种管理权限，将管理员与用户进行区分，管理员输入档案人员信息，员工可以登录系统进行个人资料的上传与查询。

四、结束语

人事档案管理包括健康状况、银行信息与技能资格水平等信息，在人力资源管理过程中应当对此进行充分考虑。随着知识经济的发展，在人力资源管理过程中应当对人事档案信息进行充分利用，最大限度发挥人事档案信息的作用，从而有效实现事业单位的可持续发展。