网络时代公立医院档案管理改革探析

文/淄博市精神卫生中心 田伟

一家公立医院的成立、建设与发展全都记录在档案之中，这不但有利于医院的发展，还能促进医院提高科研水平、加快医学进步。尤其是在当今的网络时代，现代网络技术与信息技术高速发展，公立医院档案管理改革是必然趋势，加上国家医疗卫生体制改革的纵深推进，使得传统档案管理无法继续适应发展需要，如何在网络时代加强公立医院档案管理改革，促进网络信息技术和档案管理之间的完美结合，这对公立医院的改革与发展而言是当务之急。

一、网络时代公立医院档案管理改革的重要性

网络时代的公立医院档案管理改革就是利用现代网络信息技术方法与手段开展档案管理工作，显著提升公立医院档案管理的效率与质量，对公立医院的发展有重要意义。一方面，加强档案管理改革是公立医院适应网络时代发展新形势的必然结果。进入网络时代以后，信息化建设步伐越来越快，传统的手工查找档案资料的工作模式不但费时费力，且很难达到预期效果，引进网络信息技术以后就可建立电子查阅系统，人们只需输入关键词就可找到相关档案资料，不仅效率高、时效性强，而且范围广，能更好地满足网络时代的发展要求。另一方面，加强档案管理改革是公立医院在网络时代提高管理水平、有效利用档案资源的重要途径。随着时间连续不断的推移，公立医院的档案资料越来越多，需要占用更大的空间，特别是过去的纸质档案存储方式要求建立独立保管室，不仅难以查询，且占用空间。在网络时代改革档案管理之后，就能大大提高工作效率，节约存储空间，让各种临床疾病与病患的全程诊断、治疗、效果以及人事、文书等详细资料体现价值，更好地服务于公立医院的医疗服务、管理、科研等活动，推动医院不断提升管理水平，实现可持续发展。

二、网络时代加强公立医院档案管理改革的策略建议

（一）更新档案管理理念。计算机、网络以及办公自动化设备等的应用与现代化的管理理念是网络时代公立医院改革档案管理的关键，随着科技与经济的发展，公立医院广泛应用网络技术开展各项管理工作，对档案信息的需求有增无减，且要准确、系统、快速地提供。充分应用网络技术不断完善公立医院档案管理系统，这是网络时代公立医院档案管理适应医疗卫生改革与加快发展的关键，所以公立医院要注意及时更新档案管理理念，选择符合实际的档案管理软件，开发网络系统，利用网络技术、信息技术等将各个科室连接起来，形成整体，在各部门与各科室之间共享信息资源，提高档案信息的实时性、准确性、高效性。同时，公立医院要加强档案保管设施建设，专门设置档案库房，配齐必要保管设施，并利用计算机管理档案，发挥对信息的收集、传递与利用等功能，通过配备整套扫描系统，彻底改变过去由人工录入资料的落后做法，提高档案工作的效率与准确性。此外，公立医院要注意收集各类信息并加以整理，多借鉴社会其他领域的信息，丰富档案管理经验，促使档案管理更规范化、更现代化，真正实现对档案管理的改革，提高公立医院整体管理水平。

（二）强化网络安全建设。网络系统是由软件、硬件与基础设施、存储的数据信息等共同构成的系统，具备完整、经济、安全、可靠、高效等特征。而网络安全就是保护公立医院网络系统的各个组成部分不被破坏，信息不被泄露或更改，确保系统正常有序运行，连续提供网络服务，这是网络时代改革公立医院档案管理的关键。公立医院具体可采取防火墙、攻击检测、数据加密以及数据恢复等技术手段加强网络安全建设，保证档案信息的安全性。公立医院的档案信息关乎患者的诊疗与康复顺畅与否，关乎医患双方合法利益受到保护与否，医疗卫生体制改革也要求公立医院全面发挥医疗服务功能，采取有效措施保证内部网络以及工作平台上的数据信息的安全性，同时积极建立档案管理子系统，以办公自动化为基础扩展系统，把电子档案管理和电子公文运转贯通到一起，为完善公立医院的公文生成与归档机制提供可靠技术保障。公立医院档案管理系统基于办公自动化平台提供的权限管理、人员管理、智能表单与工作平台等基础组件构成，和办公自动化系统中的公文流转系统协同运行，降低开发档案管理系统的成本，增强系统适用性，有效促进公立医院各类公文被科学、规范、有效地归档，夯实公立医院实现文档一体化的基础，在保证档案信息安全的同时深化档案管理改革。

（三）主动提供档案服务。档案管理是一项服务性工作，公立医院档案人员服务意识的强弱和服务水平的高低决定着档案管理改革的程度大小，只有基于主动优质的服务，才能将死材料变成活信息，把过去的被动档案管理转变成主动档案服务。所以档案人员必须热爱档案事业，正确树立服务精神，在日常工作中主动热情地提供档案服务，并注意拓展服务形式，摒弃传统的等靠要工作模式，改变传统看摊收摊、重藏轻用的管理方式，把封闭的、被动的档案管理改革成开放的、主动的档案管理与服务，最大限度发挥档案信息的功能与价值，将档案管理改革与公立医院的经济效益、社会效益结合在一起，在主动服务与跟踪服务上狠下功夫，提高档案管理效益。随着医疗卫生体制改革中公立医院各项工作的持续改进与发展，对档案服务的要求越来越高，服务重点从以往的行政、政治等需要发展为医院的科学研究、业务建设等需要，所以档案人员不仅要精通专业的档案管理知识，还应掌握医疗卫生知识、基建档案、科研成果档案、声像档案、设备档案、人事档案、会计档案等知识，按照不同需求主动提供针对性的档案服务，同时要具备做好本职工作的语言文字表达能力、信息处理能力，利用现代技术手段丰富档案信息资源，以档案内容为基础编写公立医院的院史、大事记、干部任免、职称晋升、先进个人以及先进单位等汇编，主动服务于公立医院的医疗、科研与教学等工作。

（四）深入开发利用档案。长时间以来，公立医院的档案人员更多的是重视案卷的数量与整理、保管，在开发和利用档案信息资源的工作中存在很大的盲目性与被动性，严重阻碍档案信息的二次加工与利用，影响公立医院档案管理的改革与发展。为适应医疗卫生体制改革需要，公立医院档案人员必须积极参与医院的管理工作，融入医院改革大潮，全面了解改革重难点，促进档案管理和公立医院改革的同步规划与发展，且网络时代的档案管理重心也需要从整理与保管快速转向收集、开发与利用，让公立医院从多个渠道获得医疗改革信息服务。公立医院档案部门还要深化和各部门的联系，了解其工作需要，探索档案流向与信息服务的有效方法、途径，研究网络时代开发利用档案信息资源的规律，为利用者提供参考；围绕公立医院医疗改革的关键问题与重点问题，有针对性地编研档案，方便使用者总结，为今后的改革提供有效借鉴；推动档案单一型馆藏向综合型馆藏的发展，做好档案、资料与信息的一体化服务，促使公立医院的各种信息相互补充和渗透，形成完整的信息体系，为公立医院的改革与发展奠定坚实基础。

三、结语

档案管理是组成公立医院管理工作的重要部分之一，其质量优劣是判断公立医院整体管理水平高低与实力强弱的重要指标，公立医院档案部门只有顺应医疗卫生改革需要，在网络时代及时更新理念，强化网络安全，加强档案管理改革，才能把过去的被动服务转变成主动服务，利用网络信息技术不断提升档案管理水平，深化对档案信息资源的开发与利用，让档案在公立医院的管理、运行与提升业务能力、优化医疗服务等方面发挥更大的作用。