医院档案管理在促进医院持续发展中的作用探讨

文/唐山市丰润区第二人民医院 刘大永

一、加强医院档案管理上的创新，推进现代化建设

首先，医院若要提高医院档案的利用率，应加快建设电子档案管理系统的硬件系统和软件系统，双管齐下才能保证电子档案的有效利用。硬件系统方面，医院应该随着时代的发展逐渐更新硬件设备，增加内存量以存放越来越多的医院档案材料，形成一整套完整的医院档案管理体系。软件系统则包括了查询端软件和管理端软件，一个是供用户使用，另一个是供管理人员使用，只有做好两个软件之间的联系才可以形成综合服务模式。

其次，网络安全问题目前困扰着众多医院，加强医院网络安全的防范已经刻不容缓。医院网络安全部门要对服务器和终端计算器建立起防火墙，保护内部网络不受外界的非法访问和侵入；还可以通过对服务器的访问控制去掉不必要的网络访问，从根源上防止被入侵。另一方面要安装有效的网络杀毒软件，对网络进行监控，了解新型电脑病毒的类型并做好安全防范措施，防患于未然。

最后一点，也是最重要的一点，每份档案我们可以为其专门制作一个条码，这样不仅能在一定程度上节约时间、节省人力，还能降低错误的产生，保证医院档案信息的真实可靠性，我们要将电子档案管理与纸质档案管理的优势互相结合，双向利用。为此，我们可以在纸质档案上印上为医院人员一对一制作的二维码。

二、加强医院档案的灵活运用，充分发挥其价值

共享壁垒是目前档案管理工作创新中所面临的一个问题。档案的开发与利用，是档案科学管理的基本出发点，医院医院档案的价值就是在开发与利用的矛盾运动中，以其参与社会和教育科研等各种活动，并在其中发挥参考、借鉴、凭证作用而慢慢体现出来的。医院档案在医院期间，为了更好地让医院掌握医院人员的实际情况，就必须严格管理医院档案，推动医院档案向服务化方向发展。

（一）医院档案编研角度。医院档案要做到灵活运用就要从档案的编研着手，在发展日新月异的当代，一成不变的编研形式已经阻碍档案编研向更深层次发展。医院档案的编研需要大量真实有效的档案材料，档案工作人员应当将分散、残缺、杂乱无章的档案材料进行整理和提炼，但绝不是简单的堆砌和罗列。首先我们要事先确定一个中心思想，后续围绕着这个中心思想进行一系列的选材，凡是围绕中心思想的材料，都可以留下，如果有些材料偏离了中心思想，即使再优秀，也要舍弃。其次，选材一定要注重真实性。只有真实的档案材料才会在编研结果中展现说服力，同时，编研结果要想吸引人，让更多的人有兴趣看、有耐心看，选材一定要注重新颖性。我们可以将网络技术与档案编研结合起来进行网络编研，即以网络为媒介，来实现医院档案的编研，这样的话，不仅会有全新的编研的载体形式，还用新的传播媒介创造了全新的传播方式，可以让更多的人了解医院档案，知道医院档案。

（二）医院档案利用空间角度。要注意多方位、多角度拓宽医院档案的利用空间。医院档案对医院人员职业生涯将产生较重要的作用。医院档案的作用不仅仅体现在医院内，还体现在医院外，当医院人员离职的时候，有部分考上公务员或其他事业单位的人员，他们在报到时就要求带上自己的医院档案，所以对于这部分人员来说，提前对医院档案做一下了解是十分必要的，这样在离职之后才能真正意识到医院档案的作用。对于档案工作人员来说，要培养主动服务的意识，除了向提出具体要求的需求者提供具体服务之外，还应当主动向档案利用者提供咨询服务，进一步了解和掌握他们的需求。另外，还得加强相应配套服务软硬件设备的升级和完善，可以在医院档案馆中专门成立咨询室，并建立起一套完整的查询系统和检索系统，建立起医院人员数据库，定义任一检索条件，使用户在使用时能快速而准确地获取到从不同角度筛选出由检索系统提供的档案信息。

（三）医院档案的作用角度。让不法分子无计可施就要充分发挥医院档案的作用，利用医院档案进行严格的打击假履历行动。第一步就是要加强对医院档案形成过程的监控，档案部门应与各医院密切联系，了解并掌握医院人员从入学到离职这段时间内档案材料的录入情况，从根源防止不法分子有机可乘。第二步，由于履历证书的注册会与计算机中原有的扫描照片对应起来，这对于广大师生和管理者来说无意是一大福音。另外，相关人员还应将医院人员证书号码与他在医院内产生的信息等联系起来，一起放进一个专门的档号，以便查询，所以，用人单位可以根据医院人员所提供的证书号码来查询信息的真假，这在一定程度上给予了真履历拥有者极大的保障，也有助于彻底根除制假行为。第三步，在《档案法》的法律保障之下，违法制作假履历会被处以警告并罚款，所以，大家可以采取法律武器维护自己的权益，不能给造假者和用假履历的人留下一点机会。