信息化背景下加强高校档案管理的对策探析

文/天津科技大学 朱少禹

高校档案对于一个学校来说至关重要，档案可以如实记录学校党政、教学、科研、学生学籍等各方面信息，为学校学生及教职工提供服务，为领导决策提供依据，可以反映出一个学校数十年的发展变迁，是衡量一个学校发展的重要材料。

一、信息化背景下高校档案管理的问题

（一）服务意识较低。目前高校档案的服务还是以被动式服务为主，一般是师生自身产生某些查阅档案的需求，主动前往档案室进行查阅，档案室工作人员依据师生需求，提供查询服务。在信息化不断发展的今天，人民群众对于信息的获取时限要求已经大大压缩，高校档案这种被动式的服务已经不能满足师生的需求。

（二）领导不重视。就木桶原理，我们可以扩展到一个学校的管理，学校想要提升自己的水平，应该注重发展自身的短板，而不是将本身的优势进行无限扩大。档案工作作为历来不受重视的一块短板，其发展水平的低下会严重制约高校的发展。

（三）档案工作人员水平不高。工作人员作为档案管理的主要参与者，其水平的高低对档案工作的发展起到至关重要的作用，但是目前高校的档案管理人员，年纪较大的很多都是非专业人员，而是依据工作中不断积累下来的经验；年纪较轻的虽然有档案学专业人员，但是在信息化背景下，档案管理领域的计算机专业人才凤毛麟角。

二、信息化背景下加强高校档案管理的对策

（一）学校应加强对档案管理的重视。首先，学校领导应从根本上认识到档案的重要性，从而在意识上及策略上向档案管理倾斜。其次，信息化背景下，档案管理应该依托先进的设备，因此，高校应该划拨专项资金用于档案馆（室）建设，采购先进设备，并组织档案工作人员进行学习。最后，领导应关心档案工作人员的工作状态，众所周知，档案工作属于较枯燥的工作类型，且接触他人机会较少，因此，长时间工作可能会产生一些倦怠心理，对于这些情绪，领导还应及时掌握，及时沟通，同时，档案工作人员晋升机会较少，学校还应对档案工作人员的职称评定及提拔进行重视。

（二）提升档案管理人员工作能力。目前，各开设档案学专业的学校大多数课程设置都比较偏向理论，实践机会较少，而且对于计算机的学习也相对较少，这就导致即使高校引进档案学专业人才，也大多仅限于课本知识，真正实践起来还需要一些过程，同时，依托传统纸质文档管理的模式已经跟不上时代需求，对先进设备及技术的掌握成为档案管理人员新的挑战，这就需要不断提升档案管理人员的工作能力。这些可以通过参加档案局培训，听取专家讲座，加强校际交流等方式实现。

（三）建立健全高校档案管理规范，依法治档。目前，高校档案管理所能依据的法律法规包括《中华人民共和国档案法》，这是对所有的档案管理进行总体指导，对高校档案来说并无具体指导意义，此外还有较为具体的《普通高等学校档案管理办法》，对于档案人员、档案库房设备、收集、移交、管理、利用等都作了较为具体的规定。但是，高校档案管理还需依据本校实际情况，制定适合本校的管理规范，这些规范和标准应包括档案收集、移交、管理、查借阅、销毁、提供利用等。同时，档案管理要严格依法治档，可设置监督部门，制定奖惩机制，定期对档案依法管理进行监督与检查，加强高校档案依法治档的意识与水平。

（四）数字化建设。一所高校的发展至少也已经历了几十年，还有很多百年高校，学校在发展中都产生了数量庞杂的文件资料，按传统方式管理，比较耗费人力和时间，因此，需要对高校档案进行数字化建设。高校可以先组织一部分人员对档案进行鉴定及划分，先进行重点档案的数字化，然后再依次对剩余档案进行数字化。由于高校专业人才较少，且数字化是一项长期工作，高校可将这项工作进行外包，同时可委托外包公司依据本校实际情况开发软件，这样不仅有利于档案的管理，对于档案的提供利用也大有助益，能够更好地满足师生的需求。

（五）开发微信公众号，提供服务。目前，中国已有超一半人次开通了微信，且微信的利用率越来越高，很多公司及单位也通过微信公众号实现与用户的交流，高校也应紧跟这一趋势。微信公众号的开发并不难，档案管理人员即可完成，较难的是日后的维护和管理。在公众号设置上，应进行全面考虑，设置哪些功能，并且要以用户满意为宗旨，制定特色服务项目。在推文的发布上，要注重视频、音频、图片及文字的结合，同时要注重每篇推文的发布时间，不可太过频繁，也不可长时间不更新。微信公众号应更加注重与用户的交流，专门设置互动功能，这样能及时获取用户的建议及意见，以及更了解用户需求，从而针对用户需求提供不同的服务，对公众号进行不断完善。