试论如何改进机关办公室档案管理工作

文/重庆市酉阳土家族苗族自治县安全生产监督管理局 陈江

一、机关办公室档案管理工作应坚持的原则

（一）权威性原则。机关办公室作为领导部门，在工作的各个方面都应表现出权威性，档案管理工作也不例外。机关办公室档案管理工作要坚持制度严格、流程清晰、职责明确、贴近实际。机关办公室保存的档案资料包括收发公文、活动资料、会议记录以及一些照片和影像资料等，无论从工作作风还是档案资料的归集整理都应体现出绝对的权威性。

（二）示范性原则。机关办公室档案管理工作，不仅要责任落实到人，并且在档案管理中要勇于创新和突破，为各部门的档案管理起示范性的作用。当前进入数字档案时代，传统的档案管理要紧跟时代发展步伐，除了一些纸质档案的归档管理外，电子档案数字化管理和共享必不可少。要确保各种文件、照片、图像、音像资料妥善存档，要按类别、年份细致分类，要有专门的存放档案柜，确保办公室档案资料的质量，为各部门树立良好的榜样。

（三）服务性原则。机关办公室的一个重要职能就是为各部门提供全方位的服务，档案管理的服务性原则也是一致的。档案管理不仅仅是保存档案资料，更重要的是为需要查阅、借阅档案的部门和人员提供应有的服务。在提供服务的同时，一定要坚持规范，严格执行档案管理的规章制度，在允许借阅的范围内，做好档案借阅服务工作，使档案管理的价值充分发挥出来。

二、机关办公室档案管理存在的共性问题

（一）档案管理意识不强。机关办公室档案管理由于传统的管理意识较为淡薄，因此管理水平明显滞后于现阶段对档案管理工作科学化的要求。很多机关办公室的档案管理工作只是停留在表面上，缺乏对基础档案资料的日常搜集和整理，对档案管理重要性的认知还较为欠缺。

（二）档案管理人员不够专业。机关办公室档案管理人员基本上是兼职人员担任，或者有专门的档案管理人员，但也不是档案管理专业人员，专业知识的缺乏使得档案管理的专业化程度非常低，这也是机关办公室档案管理工需要着力解决的问题。随着时代的发展，对档案管理专业人员提出了更高要求，运用现代化的手段进行档案管理工作，就需要有相应的专业技术和能力，确保档案管理工作与时代发展相适应。

（三）档案管理的信息化建设有待加强。档案管理涉及的内容非常多，对不同的档案类型要分类存放和妥善保存。档案管理的信息化程度还不够高，当前处于传统管理方法到数字化管理过渡的阶段，因此要加快数字档案建设的进程，减少对纸质文件的过多依赖。对于档案信息化的建设还有待加强，要注意对数据库中信息的更新和档案资料的及时整理和上传，对于电子档案的借阅要注意对权限的设置和管理。

三、改进机关办公室档案管理工作的几点建议

（一）建立完善的制度，确保档案管理的科学性。制度的建立和完善是所有管理工作的前提，档案管理工作制度的建立完善是做好档案管理工作的首要条件。制度的建立和完善要根据国家档案管理的法律法规去制定，并且从机关办公室档案管理工作的实际出发，制定行之有效的科学的规章制度，切忌纸上谈兵。制度建立和完善后，要有一定的执行力度，建立相应的奖惩激励机制，从制度上提高全体员工对档案管理重要性的认识，提高全员参与档案管理的积极性，这对于档案资料的归集是非常有利的。

（二）提高人员的素质，确保档案管理的规范性。机关办公室档案管理工作是非常重要的岗位，档案管理人员的素质直接影响到档案管理工作是否规范和标准。机关办公室档案管理是一项系统性和综合性要求较高的工作，因此对人员的素质要求也较高。档案管理一定要合乎规范，例如归档文件资料要按年限分类，并且和归档文件目录、归档文件移交清册相符合。各实物档案归档包括荣誉奖杯、奖状、锦旗、证书以及所获得奖励的文字材料等，这类档案在归档时要与实物档案移交目录相符合。

（三）运用先进的技术，确保档案管理的创新性。机关办公室档案管理必然要走向数字化、网络化管理，这也是现代化档案管理的目标和方向。因此，机关办公室档案管理要充分运用信息技术和计算机网络技术，并借鉴一些行业领先的档案管理经验，结合工作实际，利用光盘、微缩、声像等技术，实现机关办公室档案管理的数字化。并且加大资金投入，建立档案管理共享平台，给需要查阅档案的部门和人员提供方便，充分体现档案管理的现实价值和创新价值。

四、总结

总之，机关办公室档案管理是一项值得大家重视的工作，其系统性和综合性要求很高。在完善制度、提高人员素质以及运用先进技术创新管理的同时，还要注意对原始档案资料的归集和整理。档案的收集是需要全员共同参与的，各部门要团结协作，认真对待档案管理工作，不仅要有创新意识，还要真正落实到服务上，使机关办公室档案管理充分发挥其应有的作用。