事业单位档案管理信息化建设的探讨

文/山西省忻州市五寨县纪检监察信息中心 张瑞祥

随着社会经济的不断发展和事业单位改革的持续深入，要求档案管理工作要紧跟时代变化，不能再像过去那样管理档案，下面就如何更好地开展档案管理信息化建设工作提出了自己的一些看法。

一、事业单位档案管理信息化建设的必要性和重要性

档案管理的信息化建设是指在档案管理中采用先进的电子信息化技术进行操作，并根据一定规则来进行信息资源的管理和整合，其使用方便快捷。随着时代的发展，档案管理主体发生了极大的变化，传统的档案管理以纸质资料为主，而当前电子档案成了管理主体，相对于纸质档案而言，电子档案具有方便保存、修改及查询等特点，而管理主体的变化要求档案管理信息化。其次实现档案管理信息化能够降低档案管理成本，减轻档案工作人员的工作量，提高事业单位档案管理工作效率。最后档案管理的信息化能够确保事业单位档案资源的长期完整性、真实性和可续性，有利于事业单位的长远发展。

二、当前事业单位档案管理信息化建设中存在的问题

（一）事业单位档案工作人员信息化素质较低。一是当前我国事业单位的档案工作人员不注重自身素质的提高，很多人还习惯传统的档案管理模式，没有积极学习新生事物，导致事业单位档案管理信息化进程较慢。二是事业单位的待遇较低，致使很多专业的信息化人才不愿到事业单位中去，造成事业单位缺乏专业的信息化人才，再加上现有的职工大多年龄较大，学习新事物的能力较差，进而影响了事业单位档案管理信息化建设。三是事业单位的档案管理人员大多不是专业的人员，致使其专业素养不高，无法更快地开展档案管理工作，阻碍了档案管理信息化建设工作的开展。

（二）部分事业单位对档案管理信息化建设不够重视。部分事业单位认为档案管理信息化建设工作并不重要，在日常工作中缺乏档案管理人员、基础设施以及资金等方面的投入，导致档案管理信息化建设缺乏充分发展基础，进度缓慢，长此以往，将会直接影响事业单位的长远发展。

（三）部分事业单位档案信息化建设实效不高。有些单位虽然非常重视档案管理信息化工作的开展，但是在具体操作过程中不能根据单位档案的实际情况来引进相应的设备，只是盲目选择最先进的，却忽视了其实用性，造成档案信息化建设只停留在设备建设上，导致档案信息化建设得不到应有的效果。

（四）当前事业单位的档案管理信息化建设存在弊端。当前部分单位在档案管理信息化建设中存在着一些问题，如日常办公中采用纸质录入方式，为后期的资料输入及查找带来了较大困难；再如没有及时将过去的办公资料电子化，导致过去很多重要资料丢失，无法为事业单位的发展提供资料支持等等，这些问题在后期都会直接影响事业单位的发展。

三、完善事业单位档案信息化建设的措施

（一）加强对档案人员的培训，提高其工作素养。任何单位档案管理工作都离不开档案管理人员，因此想要保证事业单位档案管理信息化建设的顺利开展，就必须强化对档案人员的培训，提高其工作素养。一要对工作人员进行档案管理知识的培训，使其掌握科学的档案管理理念，从而更好地开展档案管理工作。二要提高档案人员的信息化水平，掌握一定的信息化技术，熟练操作计算机、打印机等信息化设备，努力提升自身的档案管理信息化水平。

（二）提高事业单位的领导对档案管理信息化建设的重视力度。开展档案管理信息化建设工作首先需要得到领导的重视，因此在开展事业单位档案管理信息化建设的过程中，需要提高事业单位的领导对档案管理信息化建设的重视力度。一要使领导意识到档案管理信息化建设的重要性和必然性，了解到信息化时代档案信息化建设的必要性。二要加大档案管理信息化建设的人力、物力及财力的投资力度，保证档案管理信息化建设的顺利开展。

（三）注重事业单位档案信息资源的扩充，加快基础设施建设。事业单位档案管理信息化建设重点是实现档案管理主体以及档案管理设备的信息化，具体内容包括：一是档案主体的信息化。档案资源既包括当前发展过程中的资源，也包括过去的纸质资源，这就要求档案管理人员既要做好将传统纸质资料电子化备份的工作又要做好当前信息资料的保管工作，这样才能实现档案信息资源的扩充。二是档案设备的信息化。事业单位应注重档案管理设备的更新换代工作，根据单位实际要求选用质量好的电子设备，确保其使用寿命，避免档案资源的破坏和丢失，值得注意的是单位在购买设备时一定要严格按照要求进行购买，比如数字设备要求存储空间要大，计算机设备必须配备专业的杀毒软件等等，从而为档案管理信息化建设奠定良好基础。

四、结束语

综上所述，我们知道事业单位的档案管理信息化建设对于事业单位未来的发展具有非常重要的作用，因此事业单位必须重视档案管理信息化建设工作的开展，既要做好日常的档案管理工作，又要积极开展信息化工作，将两者有机结合到一起，提高事业单位档案管理水平，更好地推动事业单位的发展。