档案管理现状分析及对策

文/孝义市国库支付中心 乔艳玲

一、事业单位档案管理的现状及原因

（一）档案管理重视程度不够。事业单位在档案管理方面存在认识不足的问题，认为档案管理无法带来实际的经济利益，所谓档案管理只是对人事档案进行简单的存放、整理等操作。因此，事业单位对于档案管理工作不够重视。主要体现在以下几点：缺乏档案管理的意识，认为档案管理工作可有可无，做好档案的保存即可，无需进行档案的开发和利用。档案管理工作缺乏实质性的内容，敷衍了事，流于形式。档案管理工作的投入较少，缺乏资金、人力、物力的投入，导致档案管理信息化建设情况较差，设备落后，管理人员消极怠工，缺乏工作热情。

（二）档案管理人员职责划分不清。事业单位对于档案管理工作重视程度不够，导致从事档案管理的人员，大多是从其他部门调来或是兼职人员，这些人员缺乏档案管理的专业知识，而且由于档案管理工作不重视，许多员工不想从事该项工作，档案管理工作人员变动较为频繁，不利于档案的管理。此外，档案管理人员对于工作的职责划分不明确，加上人数限制，一个人可能从事多项工作，缺乏专业知识和工作热情，影响了档案管理工作的开展。

（三）档案检索慢、利用率低。当前事业单位档案管理信息化建设较为落后，还未全面应用档案信息管理系统，导致档案管理的工作效率较差。事业单位档案管理，虽然已经实现了对计算机的使用，但是由于设备相对简陋，影响了管理效率。档案检索速度较慢，也是普遍存在的现象，档案检索依旧沿用传统的手工检索方式，不仅检索速度慢，而且准确率较低，获取档案信息需要耗费较长的时间，不利于档案的开发和利用。此外，档案管理缺乏相应的安全防护措施。例如，部分档案室通风较差，空气质量不佳，档案室存在易燃物品，影响档案的安全。

二、加强事业单位档案管理的对策

（一）提升档案管理人员的素质。档案管理工作的有效开展，需要具备专业素质的档案管理人员。针对当前事业单位对于档案管理的重视度偏低，缺乏专业档案管理人员的情况，必须加强档案管理人员的培养，提升对档案管理人员的工作要求，明确档案管理的各项制度和要求，建立完善的档案管理制度。档案管理人员在日常工作中，严格按照档案管理的相关制度执行，不断学习和提升自己的专业知识，认真履行档案管理的工作制度，创新和改进自己的工作。此外，档案管理人员需要提升档案管理意识，认识到档案是一种重要的资源，需要充分利用和挖掘档案的价值，以此来提升档案管理人员的光荣感和使命感，激发工作的积极性，保证档案管理工作的开展。

（二）加强档案管理的资金投入。工欲善其事必先利其器，为了提升档案管理工作的效率，促进档案管理的信息化建设，需要加强档案管理工作的资金投入，不断更新档案管理的各项设备，充分利用现代设备，提升管理效率。例如，传统档案管理，对纸质版档案进行保存，档案整理、保存和检索的工作较为复杂，效率地下。依靠现代化设备，建设档案管理信息系统，实现信息化管理，档案采用电子存档的方式，有利于档案的检索、整理、再利用等，而且档案管理的效率会得到大幅提升。当前，许多事业单位对于档案管理的人力、物力、资金投入不足，限制了档案管理工作的开展，加大档案管理的资金投入，更新设备设施，促进档案管理实现信息化管理，不仅节省人力和物力，还提升工作效率。

（三）建设档案管理信息系统。计算机技术在各行业有着广泛的应用，利用计算机技术强大的存储、检索、数据分析和整理的功能，可以方便对档案进行管理。因此，建设档案管理信息系统，是信息时代对档案管理工作的新要求。为了建设档案管理信息系统，需要对档案管理人员进行技术培训，包括计算机的使用、光盘、微缩等技术的使用等，将传统的档案管理同网络技术相结合，实现档案管理的数字化，可以大幅度加强现代化设备的使用，提升档案管理效率。

（四）档案管理的规范化。为了进一步促进事业单位档案管理水平的提升，需要提升单位对档案管理工作的认识，尤其是管理层要认识到档案管理的必要性和重要性。信息时代，档案已经成为一种重要的信息资源，充分挖掘档案的价值，实现对档案的开发和利用，能为单位创造经济效益。领导层需要做好领导和监督工作，重视档案管理工作，完善档案管理制度，加强对档案管理工作的监督，保证档案管理工作的标准性和规范性。完善档案管理的相关评价机制，保证档案管理人员工作的积极性，对消极工作的人员给予相应的惩罚。

三、结束语

综上所述，在信息时代，档案已经成为重要的资源，加强档案管理，有着重要的意义。当前事业单位在档案管理方面存在以下问题：档案管理重视程度不够、档案管理人员职责划分不清、档案检索慢、利用率低等。提升事业单位档案管理水平，需要从以下方面着手：提升档案管理人员的素质、加强档案管理的资金投入、建设档案管理信息系统、档案管理的规范化。