基层水利档案信息资源的整合与管理创新

陈玲

摘要：信息资源的整合以及管理是基层水利档案管理工作中的重要环节，也是目前水利建设工作中需要引起重视的一个问题。档案信息资源管理直接影响着档案管理工作的效率以及有效性，随着社会经济的不断发展，对档案信息资源整合和管理提出了新的挑战。基于此，本文主要通过分析基层水利档案信息资源整合中出现的问题，结合实际工作情况探讨水利档案信息资源整合的改进策略。

关键词：基层水利；档案管理；信息整合；实际策略

随着经济的不断发展，互联网的覆盖率达到了前所未有的高度，电子信息技术对信息资源的整合提出了新的要求，而档案管理与信息技术的相互结合也是水利资源档案管理工作的必然发展趋势，相关工作人员要分析水利档案工作的特点以及出现的问题，通过结合实际工作情况，将水利档案信息资源与信息技术进行有机结合，促进水利单位档案管理工作的发展。

一、基层水利档案信息资源整合和管理中的问题分析

（一）有效性缺失

我国部分基层水利档案管理工作中，工作人员经常有着“轻使用、重收藏”的错误工作观念，对档案信息资源没有正确的认知。在实际工作过程中，虽然对整合、收集、规范管理等方面有着足够的重视，但是对资源利用这方面却没有正确的认知。档案管理工作者工作质量的评判标准是在于档案资料的整齐、美观程度，没有对档案的开发工作进行相应的管理，导致许多档案资料只是单纯被存放起来，没有发挥其利用价值[1]。

在互联网的大环境下，传统的档案管理工作方式已经不符合时代的需求，档案资源的信息化也是未来档案资源管理工作的必然发展趋势，但是目前部分水利单位却没有对档案管理工作进行创新，导致档案管理工作对信息资源的整合创新造成了阻碍。部分水利单位受到资金、人员、技术等层面的影响，档案资源的信息化工作开展进度较为缓慢，而已经完成信息化工作的单位，其管理工作体系却没有进行相应的改变，网络之间的联系力较低，对档案资源的共享性造成了严重影响，导致档案资源的有效性缺失。

（二）缺乏标准性

经过笔者调查分析，目前部分基层水利单位在档案资源信息化的过程中也没有统一的规定，缺乏相应的工作标准，导致档案资源信息整合工作出现结构不完整的情况。受传统档案信息管理工作的影响，目前部分工作人员的工作理念还是以“保管”为主，不同时间段的档案有着不同的管理标准，所以其标号、标题就出现了不统一、不规范的情况。在实际使用档案的过程中，因为编制、标题的不统一，导致检索资料的过程过于繁琐，这就对档案的使用工作造成了极大的影响。部分档案管理方式是以时间为标号方案，部分档案管理工作优势以“卷”为单位，部分又是以“件”为单位，随着时间的不断推移，档案管理人员也就难以界定“卷”和“件”之间的差异，对档案资源的信息化管理造成了极大的阻碍[2]。此外，因为水利单位的档案信息较为复杂，而档案资源的信息化工作开展以来，一直没有一个电子信息化的标准。电子文档的格式不统一，也为档案的管理工作带来了诸多的问题。举个例子，水利档案资源中有着设计图纸、图片资源、视频资源等等，图纸通常是DWG格式或者PDF格式，而照片通常是PANG格式或者JPG格式，电子文档的格式不统一也为档案管理工作带来了巨大的难度。没有统一的管理标准，档案信息资源管理的创新也就无从谈起了。

二、水利单位档案信息资源解析

网络化、数字化、规范化、网络化是水利档案管理工作在互联网环境下的发展方向，电子信息技术的有机结合将传统纸质档案管理模式转变为电子档案管理模式。笔者通过调查分析，总结出了新形势下水利单位档案信息管理有以下几个特点：第一，传统水利单位档案管理是以纸张为记录信息的载体，而新形势下的水利档案资源是以电子设备、网络作为信息的载体。硬盘、U盘、网络是目前水利档案资源的主要存储介质，从传统的照片、文本等存放方式转变为了文档、表格等电子文件储存方式。占用空间小，检索速度快是水利单位档案信息化的主要优势。合理的运用电子信息技术能够有效的节省水利单位的财力、物力、存放空间，提升水利档案的使用效率，避免在使用的過程中出现物理损坏、丢失等情况[3]。第二，档案信息的传输网络化也是目前水利档案管理工作的主要改变之一，水利单位不用再花费大量的人力物理储存档案资源，利用网络就能完成档案资源的接收、传递、存放。并且检索的方式也逐渐自动化，工作人员在使用档案的过程中只需要通过网络进行传输，就能够实现资源共享。

三、水利单位档案信息资源的整合与管理创新策略

（一）加强管理模式

因为水利档案资源具有覆盖面积广、内容较为复杂等等特点，管理人员应该构建合理的管理制度，结合实际的工作情况，建立合理的档案管理标准。水利单位可以根据工程量将档案进行归档，也可以根据种类对档案进行划分，这样能够提升档案管理工作的规范性以及有效性。建立合理的档案管理制度，是树立档案管理信息化的基本工作。此外，因为档案管理工作较为复杂，对档案管理人员的要求比较高，相关管理人员还要加强档案管理工作人员的综合素质。首先，可以从招聘工作开始入手，招聘的工作人员可以选取高等院校毕业的优秀毕业生或者具有相关岗位经验的社会人员。其次，对在职的员工要展开定期以及不定期的培训，拓展档案管理人员的知识面，让其更好的发挥岗位职能[4]。

（二）完善使用体系

为了加快传统档案管理模式向信息化档案管理的转变，水利单位应该完善档案利用体系，通过互联网制定档案管理的新型工作模式。基层水利单位应该将可以公开利用的档案信息进行统筹规划，将档案信息上传到水利建设网站上，提高档案信息的利用价值。上级水利单位要和基层水利单位进行积极的对接，构建网络档案共享平台，让档案资源的使用打破空间的限制，让更多水利工作者能够有效的利用档案进行工作。在这个过程中，技术人员要做好档案的加密工作，对网站的注册方式加以严格控制，采用实名制工号注册，保证档案资源的保密性。我国的水利建设工程非常多，所以有着海量的档案资料，而档案资料对于我国水利事业的发展有着重要作用。所以相关工作人员要对档案信息的整合以及管理工作加以重视，通过结合电子信息技术，让原本死板的档案管理工作“活”起来。

（三）加强收集力度

水利单位要加强对水利工程项目资料的收集力度，对重要的水利工程要及时的进行收集。无论是项目中的照片、视频还是电子文件，在工程竣工验收之前要及时的进行归档处理，将档案资料缺失的责任落在实处，避免因为工作人员的疏忽，造成档案资料的缺失。通过建立合理的奖惩制度，提升工作人员的积极性，提高水利档案的服务价值。

四、结束语

综上所述，社会经济的不断发展，让社会各行各业都随着时代的发展而不断改革，在电子信息技术全面普及的大环境下，做好水利档案信息整合管理工作，对推动我国水利建设发展有着重要的现实意义。因此，相关工作人员应该对目前水利档案管理中出现的问题进行分析，通过健全管理、使用体系，提高员工综合素质，不断完善、创新水利档案的管理方式，以此提升水利档案管理的工作水平。

参考文献：

[1]蔡丽华.基层水利档案信息资源的整合与管理创新[J].办公室业务，2016（14）：83，94.

[2]王辉.基层水利档案信息资源的整合与管理创新[J].河北水利，2018（5）：21.

[3]王平.浅谈水利档案信息资源的整合[J].档案与建设，2016（2）：84-86.

[4]刘慧玲.加强水利水电档案信息开发利用的策略[J].城建档案，2018（6）：36-37.