谈档案管理数字化的意义

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宾县机构编制数据管理中心

一、优化了管理者知识结构和队伍结构

信息技术高速发展，其在我国社会各领域运用也日渐广泛。信息时代下，推进档案管理领域同数字化发展是一项重要任务。纵观传统的档案存储和利用，可以发现一些影响档案安全存储和高校利用的因素。在信息时代下，合理地运用现代信息技术，促进档案存储方式的多样化发展。目前，档案归档材料已经逐步从传统的单纯以纸质材料为主，转变为包括磁盘、光盘、录像带、彩色照片等在内的多种存储方式。但是，随着存储方式的多样化发展，档案管理工作的重要性更为突出。在推动档案管理数字化建设过程中，要求档案管理工作人员应加强专业知识学习，注重专业知识与与管理知识的相互渗透与互为补充。在档案数字化发展下，档案管理工作人员既要熟练的掌握档案方面的专业知识，也要熟悉电子计算机信息管理方面的技术技能。同时，应积极地加强档案管理队伍建设，多引入一些专业性的档案管理工作人员，力求强化档案管理工作队伍中人才知识结构、能力结构的合理优化和搭配，促进档案管理水平的提升。二是进一步加大在档案管理人才培育方面的资金和资源投入，培育符合档案数字化管理需求的现代化、高素质、高技术的档案事业人才，满足档案管理数字化发展的人才需求。三是加强针对档案管理工作人员的培训活动。培训中，应主要侧重关于数字通讯技术、计算机管理技术以及电子档案基础知识等方面的培训，优化档案管理工作队伍，改善档案管理数字化人才匮乏现状，提升档案管理数字化水平。

二、促进现代管理技术应用，提高了工作效率

丰富的档案信息资源是档案行业的主要特征之一。通过丰富的信息资源，可以更为全面的对社会发展中各个时期的发展情况予以反映。丰富的档案信息资源蕴含海量的知识内容，在实际的档案整理工作中存在一定的复杂性且工作强度较大。在数字化环境下，合理利用现代网络技术、信息技术和数字技术，将会达到事半功倍的效果。具体体现在三个方面：一是提升档案分类的准确性，减少手工操作。传统地档案立卷主要是通过档案整理人员依据个人理解对文件进行分类。但是，由于个人理解存在差异，造成对某一份档案的归档和分类出现分类不同的现象，会对案卷整理质量有所影响，且不利于工作效率的提升。而计算机技术的运用，则可以借助计算机模拟人工立卷，，然后按类别将属于条目的内容打印出来，作为以前的那种以“卷”为单位时案卷目录这一检索工具的替代物，也可按文件形成的先后顺序排列打印。这可以有效地减少人为因素的影响，提升工作效率。二是以往的档案文书立卷方法依然出现遗漏或者需要完善时，需要对已立卷的档案进行拆卷，且需要对卷内文件进行重新排序、编号和装订。而在运用现代信息技术后，则可以通过计算机方法快速插入和修改目录；三是人工立卷归档时，需要对文件进行接边切边，在实际操作中十分容易损坏件全貌，甚者可能对文件中的一些领导签字或者批示造成损坏。在数字化环境下，运用计算机立卷归档则不会出现这种情况，可以尽可能地确保文件的原貌，有效地节省工作人员的工作量，且有助于工效率的提升。此外，工作人员可以按时完成归档工作，可以更加集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作。

三、有效保护了原纸质档案，改善了利用方式

现阶段，我国现存着丰富的历史档案资料和古籍书刊等，涉及历朝历代的档案、历史地图和珍贵历史文献，具备极高的史学价值。这些珍贵的档案资料记载并反映着中华民族灿烂的历史和文化。因此，必须高度重视对这些档案的保存，确保得到有效地保存，并延长其保存期限。但是，纸质材料本身的不足无法得到这一目的。因此，必须充分利用数字技术，借助扫描技术对这些珍贵历史文献的数字化处理，以数字化的方式来保存这些档案的副本，同时方便学者们进行交流和利用。同时，这种方法可以有效地延迟原件的保存时间，防止阅览而造成的损坏，避免人为因素和环境因素的损坏，达到对档案资料的有效保护的作用。

此外，利用现代数字化技术，远程访问成为了可能。而远程共享访问解决的一个重要问题，就是档案的利用不再受“孤本”的限制，可要实现多人本地、异地共享查阅。同时，异地调阅利用也有效地节约了利用者的时间和利用效率。借助数字化的档案信息管理和档案利用平台，利用者可以随时随地的利用各种设备进行访问，即实现了利用方式的有效改善，也实现了对原始版档案的有效保护。

四、结语

总之，伴随现代信息技术的高速发展，实现档案管理数字化已成为必然趋势。档案管理数字化的优势逐步显现出来。为此，我们立足档案管理数字化建设的重要性争取认识的基础上，必须不断地审时度势，立足实际，不断探寻新的理论和方法，解决遇到的各种新问题，不断地推进档案数字化建设的进程。

参考文献：

[1]米永宁,耿志杰.应用大数据技术开发数字档案信息资源的现实困境与策略研究[J].北京档案,2016(11).

[2]王茹熠.大数据背景下高校数字档案信息的公共服务与安全[J].黑龙江档案,2017(02).