电子档案管理在高职院校档案管理中的应用

王静 江西交通职业技术学院 330013

引言：

档案管理对于高职院校了解学术详情，统筹人员信息等各方面有着不可或缺的作用。互联网和电子信息技术的快速发展，使得以计算机为载体的线上交流日益频繁，由此形成许多电子档案，使得电子信息的妥善管理成为社会发展要解决的疑问。对于高职院校来说，文件管理对于确保学校高效，完整地运作非常重要。高等院校应运用好电子档案管理的优点，正视其存在的各种风险并采取措施加以解决，以实现电子档案管理的体系化专业化。

一、电子档案管理应用的合理性

（一）高职院校电子档案操作中涉及的对象

对于高职院校来说，实现电子档案管理很有必要。完整的体系应涉及以下：第一是教学教育文件类档案；第二是专业方面的学术研究档案；更为重要的是有关学生学籍、教师人员信息等各方面统计类的电子档案，这类的档案牵扯学校人员统计等问题。总之，纵观电子档案管理所涉及的领域，都是非常重要的。而高效地系统地统筹归纳这些方面的内容，是电子档案的优势所在。

（二）高职电子档案管理应用的优秀部分

1.电子归档的应用可以实现信息文件管理的高效化

高职院校大量的教师学生信息档案，增添了管理归纳的难度，传统的档案管理方式可能导致一些档案本身诸如人员身份信息的丢失和遗忘，造成了诸多不便。电子文件管理增效增速，提高了归档速度，使文件资源完整，系统化。

2.电子归档文件的应用有利于实现各种文件的集成。

计算机技术的快速发展，使档案管理从中受益，在信息资料处理时，电子统计数据和信息记录归纳实现了一体化，从而提高了归档质量，有益于工作顺利开展，有益于信息及时记录整理，减少了类似教职工及学生信息归档程序的复杂性。

3.电子档案管理节约了人力财力

传统的档案归纳方法对人手要求较高，而电子化的档案管理，使得职员数量成为了非必要性条件，更多的是对电子技术信息技术提出了相应的条件。这极大降低了档案管理的操作强度，提高了人事工作的积极性和有效性。只需要根据电子信息提供的索引号便可很容易的找到所需人员信息档案，这有利于工作质量的提高。

二、高职院校电子档案管理的弊端

虽然电子信息管理方法为文件归纳带来了便利，但它也存在威胁其发展的缺点和缺点。

（一）对电子信息技术和电子设备的高要求

电子档案管理方式对高技术和高端设备的需求较大，必须有大量的电子设备作为工作运行的必须载体。为了使电子归档体系顺利的实现，高职院校必须及时购进相关电子设备，必要的时候还需要更新换代，或者购买高价格的防盗体系以维护管理。这为学校的财政资源提出了更深的要求，在某一层面上也给高职院校的发展造成了压力。

（二）电子档案的保密性不高

例如，电子产品中，安全性已成为电子档案管理的开发和应用必须面对的难题。正因为高职院校要归档管理的文件档案有些涉及学校机密，涉及学校教职人员和学生的私人信息安全，电子档案管理必须确保安全运转，计算机网络技术是开放的，必然存在隐患。

（三）电子设备的保存要求较高

电子档案管理所需的设备都是高科技的电子产品，且不说价格，但凡要保存得当就需要将其放置在专门的地方，且做到通风、适宜温度湿度调试等。地点的选择条件要求高，灰尘有害气体等各方面也要考虑进去，任何失误都有可能带来档案工作的损失。

三，高职院校电子归档操作的应用对策

（一）国家和高职院校重视支持

这种归档有着不可替代的优点，国家和高职院校都应认识到其发展应用的巨大作用。一方面，国家需给予高职院校政策支持，经济资助，帮助越来越多的高职院校普及这一档案归纳管理体系的建立与完善。另一方面，各类高职院校也应积极了解发展这种优质体系，促进档案管理方面的现代化专业化，为学术的发展创造更为良好的条件。

（二）加强管理体制建设和管理人才培养

作为社会活动的主体，人们应该尽力发挥自己的主观能动性，制定总体规划。电子归档系统越来越完善，对科技人才的需要也越来越大。为此高职院校应发展教育事业，引进优质的信息科技教育资源，努力培养更多的掌握电子管理核心技术的优秀人才，制定完善的人才激励制度，进一步提升电子档案管理的专业化水平。

（三）加强电子文件管理的安全性

对存储设备、网络运行体系等方面加强治理，增加保密性能。定期对电子高效设备检查更新，发现问题及时维修等，同时配备相关安全技术人员管理设备、购进一些安全性高的防火墙等保护软件也是有必要的，通过这些不能措施尽量保证教职工个人信息和学生学籍等相关电子档案的安全性。

四、结束语

电子管理档案是现如今不断发展的时代中的必要产物，其在我们的生活中有了越来越广泛的应用，电子档案管理技术优缺点并存。社会在发展，信息技术面向全球得以普及，电子档案管理是随着时代应用而生的，是符合时代发展潮流和现实需要的技术体系。只要国家和高职院校对此给予高度的重视，技术就会不断进步，电子档案管理的应用必将使所有主要职业学院受益。