纸质档案数字化建设策略研究

宋莹

吴江区人民检察院 215200

1 纸质档案数字化的必要性

1.1 档案数字化。随着计算机对媒体信息技术的发展，以及数字档案领域一些其他技术的成熟，为纸质档案转化为数字档案提供了技术上的支撑。通过使用现代化的扫描技术、OCR技术、数字摄影技术)、数据库技术、多媒体技术、存储技术等，可以将大量庞杂的纸质档案，转化为相应的数据。这种转化带来的益处：1、提高经济效益：数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费;2、提高办公效率：数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心；3、增强档案原件保护：将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。

1.2 纸质档案数字化。所谓档案数字化(digitization)是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用，使可以公开的档案信息资源得到共享，以满足社会或行业对档案利用的需求。

1.3 纸质档案数字化是数字档案馆的基础。数字档案馆主要的管理模式，就是通过电子信息管理系统，对数字化的档案进行存储、归类，为档案信息的使用者提供查询服务。互联网多媒体信息技术的发展，使得数字化档案信息可以在不同的空间地域实现信息分享、交流，降低了档案管理的成本。而传统的纸质档案则完全没有这种便利性，所以纸质档案，要进行数字化转化，通过把纸质档案信息迁移到相应的电子文档，然后通过计算机管理系统对其分类整理并存档。

2 档案数字化加工的基本原则

1)确定数字化对象

应当对所要进行数字化的对象按照一定的原则和方法进行确认，只有符合一定要求的纸质档案文献才能进行数字化加工。

2)符合国家法律法规

纸质档案数字化，必须符合国家档案开放规定或本行业相关规定。

3)价值性原则

属于归档范围且应永久或长期保存的、社会利用价值高的档案可列入数字化加工的范围。

3 纸质档案数字化建设内容

3.1 制定技术规范。为了规范、科学、合理地开展纸质档案数字化工作，使档案信息资源准确、方面、快捷地提供利用，以满足利用者对档案的需求，档案馆要结合本馆实际，参照国档案行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2005)，制订出本单位档案馆的纸质档案数字化技术规范并严格执行，如《上海交通大学档案馆纸质档案数字化技术规范》、《四川建筑职业技术学院档案馆纸质档案数字化技术规范》。

3.2 配备自动化网络化设备。纸质档案数字化，必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、数据加工软件等;必备的硬件主要包括：自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、工作站、数字化档案存储设备、档案扫描仪器、打印仪器等。如：服务器、计算机、磁盘阵列、移动硬盘、光盘、彩色高速扫描仪、平板彩色高速扫描仪、数码相机、刻录机、彩色打印机等，保障档案管理系统的正常运行。 3.3 基本内容与流程。纸质档案数字化的基本环节主要包括：档案分类整理、档案拆卷扫描、图像处理、图像存储、录入信息、目录建库，数据挂接、建立索引，数据核查、数据备份、装订还原，入库验收、数字化成果管理等。各个环节，环环相扣，对照规范，严格执行。

4 纸质档案数字化建设阶段划分与进度

4.1 第一阶段。调研、设备购置阶段。纸质档案转化成数字档案，需要一整套硬件设备，通过这些硬件设备，再加上网络管理系统，把纸质档案的基本信息迁移到数字硬盘上。在设备的配置方面要按照需求的标准，要落到实处，按采购程序和规章办事，根据实际情况确定完成期限。

4.2 第二阶段。数据加工阶段。纸质档案数字化加工的基本环节主要包括:档案整理、档案扫描、图像处理、图像存储、目录建库、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。

4.3 第三阶段。数据库数据核查、验收阶段。是纸质档案数字化建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核，层层把关，对不合格的数据进行修改、补充或重录，确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。

4.4 第四阶段。数字化成果管理、利用阶段。加强对档案数字化成果的维护和管理，经验收合格的完整数据及时进行多套备份，异地保存。通过维护和管理，确保档案数据的安全、完整和长期可用;对数字化成果的利用，是纸质档案数字化建设目的，也是提供档案高效利用及档案信息服务的起点。

5 结束语

近年来，我国很大部分的各级各类档案馆，特别是地方档案馆、高校档案馆启动了纸质档案数字化工程，极大地推动了档案事业现代化发展进程，纸质档案的管理，应该不断提高其数字化的程度，提升管理的效率，同时，作为纸质档案，一些特殊的功能是数字化档案无法替代的。