新时期人民检察院档案信息化建设现状与对策研究

陈洁如 曹云飞 南通市如东县人民检察院 江苏南通 226400

1 引言

新时期背景下,人民检察院的各项工作都发展迅速,在处理案件的时候对档案的管理所发挥出的效用给与了高度重视,为了进一步提高检察院的档案管理工作的效率.引入信息化技术势在必行,但是人民检察院实际的档案信息化建设过程中却出现了各种各样的问题,针对发现的问题提出解决措施,有利于进一步提高档案管理工作的效率和发挥档案信息的综合价值.

2 人民检察院档案信息化建设概述

(1)检察院档案管理工作是一项保存检察诉讼活动记录的重要工作,受到各种因素的影响,在对档案文件的征集和利用过程中可能会对档案形成不同程度的损害,并且很多重要档案材料都是案件的重要证据,是独一无二的孤本,一旦毁损后难以复原.

(2)检察机关诉讼档案管理专业性比较强,档案使用频繁.为了评查案件和迎接上级检查,需要对有关的诉讼档案经常进行借阅,公安机关和法院在打击违法犯罪和搜集证据的时候也往往需要到检察院借阅有关的诉讼档案以便寻找破案线索.

(3)档案保管时间长,数量多.检察机关的档案数量随着审理案件的增多而增多,并且按照我国《最高检察院档案管理办法》规定,诉讼卷宗的保存时间一般很长,有的甚至要永久保存.

(4)纸质档案和电子档案并存.随着全国检察机关统一业务应用系统应用,各地基层检察院都将案件信息录入电脑逐渐形成了电子档案和纸质档案并存的局面.

3 人民检察院档案信息化建设现状

3.1 档案管理人员少

检察院办公室档案专职管理人员较少、兼职人数较多,办公室担负的职能比较多,不过人员较少,除了几名机要的保密人员之外,剩余几人往往是身兼数职.我国对此早有规定,要在办公室至少配备一名全职档案管理人,不过受到各种因素影响,不少检察院办公室长期只有一兼职负责,个人工作往往力不从心,除了诉讼类的档案之外,文书档案很多做不到及时清理,或者因为专业受限,档案归类不规范,真实性缺失问题严重.

3.2 档案管理人素质不高、调动频繁

检察诉讼档案对于专业性的要求比较高,因为档案专业人员较少,专业技术人员比例不高,难以适应档案管理的网络技术和各种信息手段.加上兼职档案人员的主要工作比较忙,不能再档案管理上分配较多精力,导致档案管理工作效率很低.在当前信息化迅速发展以及加强档案数字化工作大背景之下,缺少专职档案员以及从事该项工作的兼职人员变动频繁的现象导致刚刚进入状态的档案员又要被新人所取代的现象,造成档案管理工作的青黄不接.

3.3 档案收集归档不及时、材料不齐全

为保证档案材料之间的关联性和保证文件完整,案件承办科室应该于次年的六月份对上半年已经结案的文件及时进行整理并移交到档案室,不过实际情况确实各个科室无法及时的对档案进行整理和移交,全靠档案员的督促,或者在移交的档案中间夹杂着很多上一年度甚至更久之前"丢失"的卷宗,严重影响档案的工作进度.这也是导致档案材料不够完备的主要因素,有些承办人将不该归档的材料归档,这不但不会提高档案管理的效率反而会增加库藏负担,制约检察院档案发挥作用.

4 新时期加强人民检察院档案信息化建设的有效对策

4.1 设置专业档案管理单位

对于人民检察院来说,档案信息管理十分重要.加强档案管理信息化建设是人民检察院现代化建设的必经之路,对此可以建立专业的档案管理部门,全权负责档案管理工作.第一,在现有的检察院干部队伍中抽调档案业务素质较高的人员组成专业档案管理队伍,领导开展专业化档案管理工作;第二,给与档案管理部门高度支持,包括资金、技术、人员等各方面的保障,营造良好的环境条件基础;第三,针对档案管理工作人员制定一系列的规章制度,对于工作人员的思想动态和行为方式给与科学引导.

4.2 加快人民检察院的现代化基础信息设备引入

因为人民检察院的信息化建设是一项系统性的工程,离不开对各种先进信息设备的依赖,因此在信息化建设过程中应该为其提供充足的基础保障设施,加快档案信息化基础设施的引进是开展各项工作的前提.信息系统和数字化设备是档案信息化建设的重要组成要素,可以满足人民检察院内部档案信息的传递、共享等需求,可大大提高工作效率.同时也有利于为档案管理人员接触先进管理理论和管理技术提供条件,为档案管理部门工作者提供必要的数字化设备支持进一步推进检察院档案信息化建设进程.

4.3优化检察院内的信息处理流程

尽管检察院一再加强档案信息化建设,但是目前信息水平依然比较低,主要原因在于很多关键档案的管理事关机密性较高,目前信息安全管理水平尚不能完成对一些黑客技术的预防工作,对于档案信息处理流程存在很多问题,对此有关人员应该对检察院的档案信息处理流程予以优化,在档案录入之前保持谨慎认真的态度对档案进行分类和装订.录入档案信息的时候根据档案特点选择录入方式,将电子档案信息归档和注册,实现档案信息系统管理最优化.

5 结语

人民检察云的档案管理工作是一项专业而又复杂的工作,涉及内容较多,比如需要在检察院内进行数据库建设、梳理信息资源、对信息进行开发利用等,对档案管理工作者的要求较高.针对目前检察院内档案信息化建设存在的问题,应该通过设置专业管理部门、加快基础设备引进和优化档案管理信息流程等手段全面提高信息化建设水平,为人民检察院实现现代化做出贡献.