国有企业办公类固定资产及办公用品管理制度研讨

王仪成

引言

国有企业经过多年的发展，在对现代企业管理手段运用方面已经有了长足的进步，尤其是对企业办公类固定资产以及办公用品的管理方面，已经取得了较好的效果。但是不可否认的是，由于各方面因素的影响使得依旧存在很多问题有待解决。因此，对国有企业办公类固定资产及办公用品管理制度进行研究具有重要意义，本文将就此进行探讨。

一、现阶段国有企业办公类固定资产及办公用品管理上存在的各种问题

（一）管理观念陈旧，管理制度不够完善

在一些国有企业管理过程中，常常存在管理观念落后，管理制度不够完善，导致管理措施落实不力的问题。同时，对于办公类固定资产管理而言，由于其折旧年限较短，有很大一部分办公类固定资产在申请折旧之后就不在进行管理。由于缺乏有效的管理，一些还可以重复使用的办公固定资产没有得到妥善处理，使得国有企业办公类固定资产流失情况较为严重。

（二）相关管理人员缺乏足够认识

办公类固定资产由于种类较多，涉及到的方面也较广。同时对于一些大型国有企业而言，每年需要折旧的固定资产数量较多，部分管理者对办公类固定资产的管理认识存在不足，有些人甚至会觉得只要国有资产不丢失、不损坏就等于管理妥当。由于管理意识淡薄，一些单位甚至没有建立起有效的办公资产管理制度，对管理者没有形成问责机制，使得一些管理者即使造成较为严重的后果也不会受到惩罚。一些企业没有形成对办公固定资产进行维护的制度，甚至出现设备丢失而无人问责的情况。这是造成国有企业办公类固定资产出现流失的重要原因。

（三）对办公固定资产缺乏有效的统计管理

一些大型国有企业由于在较长时间内没有对办公固定资产进行有效的统计管理，使得这些资产的数量、损坏程度等情况没有一个准确的统计结果，有些管理者甚至不了解本单位的办公类固定资产的数量及使用情况。有些企业购买办公类固定资产或办公用品，但是由于没有及时入账，在统计过程中出现资产来源不明的情况。有些单位对办公用品购买之前的审批较为随意，出现胡乱审批，购买一些多余的办公固定资产或办公用品，造成物品积压和资金浪费，极大地提高了企业运营成本。

二、强化国有企业办公固定资产管理的相关措施

（一）强化管理意识

要实现国有企业办公类固定资产的有效管理，杜绝出现资产流失的现象，首先要对企业办公类固定资产管理者进行有效教育培训。通过进行广泛的宣传，采取有效的措施，使得企业内部对办公类固定资产的管理意识得到加强。通过对资产管理人员进行培训和相关法律教育，强化对国有企业固定资产管理的认识。尤其是对于相关负责人而言，强化管理意识，统一管理思想，是确保国有企业办公类固定资产得到妥善管理的有效途径。因此，在对企业管理者进行培训过程中，一方面要求其对现代企业管理的流程和步骤等进行熟悉，另一方面也要建立起良好的管理机制，对于存在的管理漏洞及时进行封堵，避免出现资产流失的情况。

（二）建立完善管理制度

管理制度是管理效果的有效保证，通过制度的约束可以有效提高管理效果。针对不同国有企业的工作特点，要建立适合自身的管理制度。同时，针对企业现阶段对办公类资产的管理情况，建立专门的管理机构对办公类固定资产进行统计。对于一些固定资产较少、规模较小的企业，可以将办公类固定资产管理机构同财务或生产部门进行合并。对于已经超过使用年限的设备，要及时进行登记，同时对于这些已经超期使用的设备，在更换时要统一更换，避免由于分散更换造成资产流失。对于人为问题造成的设备损坏或资产损失，要对相关责任人进行处罚，避免出现国有资产流失的现象。

（三）采用科学管理手段

现代企业管理已经对办公类固定资产管理进行了较长时间的研究，已经有了一整套有效、合理的管理方式。通过使用现代科学的管理手段，一方面可以有地效提高管理效率，另一方面可以提高管理效果。尤其是现阶段企业管理已经进入了信息化时代，计算机系统的使用极大的提高了企业固定资产管理的效果，使得管理更加规范，避免了由于人为因素造成的国有办公类资产的流失。

（四）建立系统问责机制

统计分析国有企业资产流失情况，可以发现主要原因是相关人员管理不到位，出现问题问责不到位。因此，在对国有企业办公类固定资产进行管理过程中要建立明确系统的问责机制。对于相关固定资产，在管理过程中责任到人，要及时对管理人员进行教育，使其工作态度和工作积极性都有所提高。同时在对固定资产进行管理过程中，由于涉及到登记、保管、使用、养护、调剂、更换等多方面内容，对每一个环节和步骤都要建立严格的管理制度和规范的业务流程。尤其是对于资产调配和变动要进行详细登记，以备查验。在对固定资产进行验收过程中要对实物进行验收，同时验收单位要具有一定的验收资质。对于由于人为因素造成的资产丢失或损坏，相关责任人员要进行赔偿。

三、国有企业办公用品管理制度

（一）确立定点采购制度

在对企业办公用品进行采购过程中，往往由于制度原因使得舞弊现象屡禁不止。通过采用定点采购的方式可以有效避免这一现象的发生。首先，在对国有企业办公用品进行采购过程中，尤其是对于使用办公用品较多的大型国有企业，可以通过招标的方式来确定办公用品的采购商家。在开始招标之前，要对参与竞标的供应商资质、经营规模、供货能力以及产品质量进行综合考虑。通过这种方式，企业一方面可以以较低的价格买到质量有保证的办公用品，一定程度上降低企业成本，另一方面还可以有效地避免在采购过程中出现的吃回扣等舞弊现象。

（二）优化采购发放流程

在办公用品发放过程中，同样需要采取有效的管理手段来确保合规有序。通过构建现代化的办公用品采购和发放系统，能有效规避和解决过程中可能出现的问题。现代化的办公用品采购发放系统主要由办公用品申请管理、审批管理、库存管理以及系统管理等多个流程组成。办公用品采购发放过程中涉及到申请人、审批人、管理者以及系统管理者角色。所涉及到的流程也有申请流程、领用流程、发放流程、管理统计流程等组成。例如，在对办公用品进行申请管理过程中，申请人首先要在系统中填写相关表格，表格包含所需办公用品种类、数量、申请原因等相关信息，经过确认后，在系统中形成电子申请单。审批人在计算机系统中获取申请信息以后，对照相关规定，确定是否同意申请，同意申请后，系统将自动保存申请相关信息，并形成发放表单。如果申请者不符合申请规定，电子系统就会将申请表格重新退回申请人，同时附带有审批者对于此次申请的意见以及涉及到的相关规定，以便申请者进行修改。修改之后，申请者可以再次提交申请，也可以在电子系统中取消申请。在领用时，办公用品管理员要严格依照通过审批的办公用品数量、种类、品牌等标准进行发放，确保无误。同时管理员要对申请信息和审批信息进行保存，对于存在明显不合理操作的情况，管理员有权要求进行再次审核，以保证办公用品发放的合理性。除此之外，电子系统生成的领用单据中，要详细显示领用物品的种类、数量等信息，以方便日后检查。办公用品管理员在办公用品发放过程中必须提高责任意识，避免出现发放与申请不一致的情况。同时必须坚持原则，对于不合理的申请要坚决抵制。

四、总结

通过本文对现阶段国有企业办公类固定资产及办公用品管理制度的研究可以发现，国有企业对办公类固定资产及办公用品的管理，重视程度逐渐加强，同时要求管理过程中必须依据企业的实际情况，采取合理的手段，强化制度建设，优化管理流程，提高管控水平，有效压降企业成本，严防国有资产流失，确保每一分钱都用在刀刃上，努力实现国有资产保值增值。