职工档案记载信息与实际不符，“以本人档案最先记载的为准”

王克焕

职工档案记载着职工本人成长的轨迹，记载着身份、党团组织关系、学历、经历、职称、政审情况以及职工能力、性格、工作作风、思想政治表现等许多情况，具有重要的“凭证价值”和“参考价值”。职工转正定级、职称申报、办理养老保险等，都需要档案“说话”，它的作用不可被取代。但是，由于各种原因导致职工档案记载与实际存在一定的出入，给当事人带来诸多不便，更直接影响职工的养老权益诸多事项。

1 档案记载与实际不符的几种情况及原因分析

职工档案记载内容与实际情况不符，虽然每个人的情况不尽相同，但是归纳起来大致有以下几种情况：

（1）档案记载年龄与实际不一致。档案中记载的年龄与实际年龄不一致是职工档案管理中最常见的问题。在工作中，笔者发现，档案年龄与实际年龄相差的岁数大小不一，最小的相差几个月，最多的相差数十年。计划经济体制时代，企业招工是需要报劳动部门批指标，而且有名额、年龄的限制。有的人为了实现招工、征兵、接班顶替以及各种临时工（集体工）转正的年龄限制而导致部分人员年龄造假。有的是企业工作人员或职工本人为职工填写档案时，阴历阳历混淆，造成出生日期不准。

（2）档案记载信息前后不一致。职工档案是职工连续的身份证明，前后记载的信息应该是一致的。但是，在同一份档案中记载职工信息也存在差异。例如，姓名用字的不一致、履历不一致、入党（团）时间不一致等情况。有的职工档案记载音同字不同的现象，导致同姓同音的档案互相混乱不清。原因也是多方面的，有其自身造成的原因，也有单位和组织造成的原因。有书写的失误，在当初填写档案时，填写者随意填写，没有认真进行个人信息的核对，导致填写的错误；也有信息收集的失误，相关人员没提供准确的资料，只提供大概、模糊的信息而造成的原因。

（3）档案记载从事特殊工种原始材料不全。根据《国务院关于工人退休退职的暂行办法》规定，全民所有制企业事业单位和党政机关群众团体的工人或基层干部，从事井下高空高温特别繁重体力劳动或者其他有害身体健康的工作，男年满55周岁女年满45周岁，连续工龄满10年的，应该退休。有的职工在企业从事的是“有毒有害”、“井下”“高空”和“特别繁重”等职业工种，按规定应该提前退休。但是，由于企业劳资人员不掌握政策和程序，没有在职工工资表中体现出“特殊工种”，导致档案中没有记载，影响了职工的合法权益。

2 现行政策存在的问题及影响

目前，地方行政部门在处理“职工档案记载信息与实际不符”的问题上，大部分是按照《劳动和社会保障部关于制止和纠正违反国家规定办理企业职工提前退休的有关问题的通知》（劳社部发〔1999〕8号）规定办理，“对职工出生时间的认定，实行居民身份证与职工档案相结合的办法。当本人身份证与档案记载的出生时不一致时，以本人档案最先记载的出生时间为准。”

中组部、原人事部、公安部《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字〔2006〕41号）第一条：“对个别干部的出生日期，档案记载与户籍登记不一致的，应当以干部档案或户籍档案中最先记载的出生日期为依据”。

综合以上两个通知可以确定，目前干部、职工办理退休等相关事业是以档案“最先记载的出生日期为准”。

一是与我党实事求是的原则相违背。实事求是是我们党的基本思想方法、工作方法和领导方法。坚持实事求是，最基本的工作在于搞清楚“实事”，就是了解实际、掌握实情。如果将这一法则用到职工档案认定上，只要职工本人能提出“档案记载与实际不符”合理、合法的证据，就应该采用正确的依据。

二是与现行的法律相抵触。《中华人民共和国居民身份证法》规定：“公民从事有关活动，需要证明身份的，有权使用居民身份证证明身份，有关单位及其工作人员不得拒绝。”《中华人民共和国社会保险法》第五十八条规定，“国家建立全国统一的个人社会保障号码。个人社会保障号码为公民身份号码”。《中华人民共和国居民身份证法》是全国人大常委会颁布的法律，原劳动部发劳社部发〔1999〕8号文是其自身作为规章以下效力层次的规范性文件规定，明显不属于同一阶位特别法与一般法的适用问题。对于不同阶位特别法与一般法的适用问题，前提条件是不得与上位法相抵触。最高人民法院关于贯彻执行《中华人民共和国民法通则》若干问题的意见（试行）（1988年1月26日最高人民法院审判委员会讨论通过）第一条：“公民的民事权利能力自出生时开始。出生的时间以户籍为准”。

三是与“维护群众利益”的观念不一致。“维护群众利益，把群众利益放在第一位”是我们党群众路线工作的一大法宝。档案记载与实际不一致，是在当时特定的时间、因为特定的原因造成的，如果坚持“以错制错”的工作原则对职工档案进行认定，会影响职工的切身利益，脱离了党的群众路线基本要求。

3 以事实为依据，做好“与实际不符”档案的认定和利用工作

职工档案记载信息与实际不符，给当事人带来诸多不便，直接影响到了职工养老等方面权益的实现，导致了公平的失衡。笔者认为，在遇见档案与实际不符的情况应该本着实事求是的原则做好认定工作。

一是改变认定方式。对于历史上形成的档案与身份证不一致的问题，要本着实事求是的态度和尊重法律的精神，按照实际年龄办理退休。无法确定的可以采纳身份证的信息为职工办理退休手续，避免因档案与身份证信息不一致造成的矛盾，切实维护职工的利益。

二是加强档案信息管理。对职工档案要规范管理，依法接收和收集、保存职工档案资料，禁止丢弃、涂改档案。因涂改、伪造等原因造成无法认定职工视同缴费年限的，按实际缴费年限办理退休手续，核发养老保险待遇。

三是做好档案材料的收集。必须对所收集整理的材料进行细致地甄别，才能真实、准确反映当事人成长历程和基本情况。在整理档案过程中，如果发现材料明显与履历不符、印章不清晰、没有落款日期或者不能提供原件等，遇到此类情况，不可随意将材料入档。对没有核准前材料一律不得入档，以免误导查阅人员对信息准确度的把握，影响该档案的参考价值。

四是加强职工档案的真实性与时效性。首先要加强职工档案材料的审查工作，确保材料的名副其实。其次，充分利用法律法规，制定严格的审查规章制度，对于弄虚作假行为，嚴惩不贷。职工档案不是固定不变的，应该随着职工的变动而及时的变动。应该进一步加强职工档案的动态管理，定期对原有档案进行审核鉴定工作，保证档案中及时填充新内容，保证职工档案的时效性。

五是抓好档案的宣传工作。《中华人民共和国档案法》是国家为加强对档案的收集、整理、有效保护和利用，为现代化建设服务而制定的法律。具有普遍性，对全体社会成员具有普遍的约束力，任何个人或者组织违反《档案法》，都必须承担相应的法律责任。当前，《档案法》宣传力度不够，社会档案意识和档案法制意识还未深入人心，档案工作的性质、意义与作用仍不为社会各界所认知，对于涂改、制假档案的后果不够重视。应该加强宣传，提高全民意识，提高职工档案的公信力。