档案管理过程中的主要问题及对策措施

梁源

摘 要：伴随着社会的不断发展，监狱对于信息的需求量在不断增加，因此，需要加强档案信息管理工作。然而在管理工作中存在着各种各样的问题，不利于监狱的发展，所以要不断完善档案管理工作，监狱要重视档案管理工作，不断提高档案管理人员的素质，同时，要加大投入配置完善的设施，只有这样才能提高档案管理工作的效率，进而更加有效的对监狱进行服务。

关键词：监狱；档案管理；对策

监狱档案管理随着社会经济的快速发展在逐步转变，它作为监狱重要的信息载体，记录着监狱生产经营和发展过程中大量的数据，具有十分重要的社会功能性，对监狱的工作开展、市场定位和营销管理意义重大。做好监狱档案管理工作，充分发挥其应有价值，为新时期监狱的生存和发展提供有效、优质的服务，是每一个档案管理工作人员应尽的义务。

1 档案管理工作的重要性

一方面，档案管理工作能否科学有效的进行，在一定程度上反映了监狱的管理水平与发展情况。监狱在生产经营过程中，一定会产生一些历史资料，如监狱的业绩成果等，这些历史必然会被记录在档案之中，所以，为了能够有效的查询到这些历史资料，必须要做好档案管理工作。只有这样监狱员工才能够深入了解到监狱的发展状况，更好的服务于监狱，促使监狱健康的发展。在社会经济不断发展的形势下，我们要不断的创新档案管理的观念，进而创新管理方式，保证档案的真实性与准确性。总而言之，加强档案管理工作有利于监狱持续健康的发展。另一方面，档案资料是在监狱生产经营过程中不断形成的，能够真实准确的记录监狱的各项活动，在监狱管理人员进行决策时能够起到辅助作用。监狱管理人员可以通过分析研究档案的记录，对过去的工作进行总结，可以发现工作当中的不足，并可以借鉴之前的经验，根据监狱的发展现状制定出更加科学的发展规划。并且，做好档案管理工作还能够更好的服务于各部门，使各部门的业务更加有序的开展。最后，档案管理工作能够丰富监狱的文化。一个监狱的发展，离不开监狱文化的建设，而档案管理工作能够准确的记录监狱文化形成的过程，保证其在长时间的传承过程中不至倒退或是流失，保障监狱发展的生命力。由此可见，做好档案管理工作对监狱的健康发展具有十分重要的意义，所以监狱要重视档案管理工作，促使档案管理工作在监狱发展过程中的作用得到进一步的发挥。

2 新时期监狱档案管理存在的问题

2.1 监狱对档案管理工作重视程度不足

随着市场经济日益激烈的竞争，监狱管理阶层的注意力主要集中在生产经营方面，以监狱的发展和经济效益为第一要素，档案管理部门处于监狱管理考虑的边缘部门，档案管理工作也流于形式，不论资金投入还是人员配置都亟待完善，造成档案管理工作过程中漏洞百出，监狱档案丢失、泄密的现象时有发生。

2.2 信息化程度不明显

在信息化时代背景下，为监狱档案管理工作的开展奠定了坚实的基础支持，然而仍然存在部分监狱没有对信息化档案管理的作用形成正确的认知，所以在实践工作中，只是选择使用可以提高管理质量与效率的措施，但却无法保证人员与资金配置的合理性，致使档案管理的信息化十分被动。在此基础上，信息化的管理标准难以保持一致，而监狱在信息化管理转型方面，必要的标准要求并不具备时效性的特征，使得档案录入的时候出现流程混乱的情况，严重影响管理工作的质量与效率，也制约了信息化管理工作的顺利开展。在此基础上，档案管理工作人员自身的计算机水平不高，且尚未接受技术方面的培训，影响了录入效率的提升，引发一系列的档案遗漏问题。

3 新时期档案管理工作的对策

3.1 强化监狱对档案管理工作的认识，提高档案管理部门工作的地位

监狱领导要及时转变传统的档案管理观念，强化新时期对档案管理工作的认识。在基础设施上，加大资金投入，实现符合现代监狱档案管理的电子设备配置，进行深化改革和人员调整，提高档案管理部门的工作地位。以档案管理信息化建设为目标，加强监狱管理和发展方向协调一致，促进监狱可持续发展。在新的发展阶段，監狱人事制度不断变革，工作人员减少的同时工作量不断增加，这对监狱档案管理人员既是挑战也是机遇，档案管理部门工作人员要对自身工作有清醒的认识，转变以往传统的档案管理思维方式和操作方法，对自己工作内容作出相应的调整和重新定位，改变“守摊看点”的陋习，在勤奋努力的同时学习新的电子设备操作，为档案管理工作注入源源不断的活力，使档案管理工作和监狱的生存发展有机结合，为监狱的经营和发展提供必要的有利条件。

3.2 大力推广信息化档案管理工作，使管理办法朝向精细化方面发展

随着我现代技术的不断推进和运用，档案管理方面的科技技术实现了长足的发展，信息化是我国监狱档案管理质量提升的未来趋势。一方面监狱必须要设立信息化平台，另一方面则是使得管理办法朝向精细化方面发展。监狱建立交互性、开放式档案服务平台，实现计算机信息技术如实为档案管理进行服务，加快档案管理网络的建设发展，并且以此为条件加快电子档案管理系统的完善，提升相应档案数据信息的输出量及运用效率，令档案管理能够有效为监狱及社会的发展作出贡献。同时，在信息化档案管理工作的基础之上，监狱所采用的管理办法也需要朝向精细化发展，具体来说就是将监狱档案管理工作分解成为一个个流程，并将每一个流程在利用信息化技术进行责任落实，做到细节上的规范。

3.3 深入挖掘监狱档案潜力，做好档案资源的二次开发工作

监狱的档案中有着大量的监狱信息，这些信息包含着监狱生产经营和日常管理的各个方面，是监狱生存和发展详尽的数据材料。对于监狱来说，档案是需要保密的，而保密则是建立在监狱档案具有庞大的影响监狱各个各项工作的基础之上。因此监狱需要做的就是深入挖掘这档案中的发展潜力，进一步做好档案资源的二次开发工作。监狱要明确档案管理的服务方向，档案管理主要是服务于监狱的生产与经营，所以，在开展档案工作时务必要切实围绕监狱的经济建设，与监狱档案工作目标相结合，将服务重点凸显出来，以有效提升服务质量，同时，应当大力应用现代化信息技术，设立监狱电子档案室，构建起监狱档案数据库，且进行及时更新，不仅如此，还应当开发专门的档案资料检索工具，给用户对信息查阅与检索提供便利。

3.4 重视档案管理工作人才培养

在开展档案管理工作的过程中，监狱应当重视培养档案管理人才，重视工作人员的技能培养。首先，监狱要对档案管理人员进行专业培训，也可以聘请专业人士开展讲座，使他们了解档案管理的具体流程和需要注意的问题，从而能够有效减少工作中的失误。其次，监狱要将优秀的工作人员送出去进行培训，使他们学到最新的档案管理技能，从而不断提高档案管理水平。最后，监狱在招聘时要注重招聘那些拥有计算机知识和档案管理知识的复合型人才，从而有利于开展档案信息化管理工作。

4 结语

综上所述，档案管理工作的现实意义特殊，且价值不可估量，所以必须要高度重视工作的贯彻与落实，为其他工作的开展提供必要的保障。为此，在实践过程中，要积极采取创新策略，以实现监狱档案管理工作的可持续发展。

参考文献

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