档案全过程安全管理风险控制研究

张金安

摘 要：随着社会主义市场经济的蓬勃发展，档案安全管理工作难度也在日益增大，传统的档案管理模式已经很难适用信息化、数字化的今天，对档案管理实施全过程管理是时代特征所驱，同时也符合现代档案管理思想。本文首先介绍档案全过程管理的内涵与优势，进而对全过程管理措施进行详细分析，以期寻找适用于我国现阶段档案管理水平的全过程安全管理方案，为我国档案管理工作者提供力所能及的帮助。

关键词：档案安全；全过程管理；安全管理；前端管理

对档案实施安全管理的过程实则是对档案与电子信息采取避免自然灾害、人为破坏或突发事件造成档案损坏的相关措施。由于传统档案管理模式对于档案管理风险把控存在一定的问题，不利于确保档案的安全性与保密性，而实施档案全过程安全管理在一定程度上提高了目前国内的档案安全管理水平，解决了部分传统档案安全管理的弊端。明确档案安全的必要性、控制档案安全管理风险、消除存在的安全隐患是每个档案管理者的基本职业素养，也是档案安全管理的基本工作内容。

1 档案全过程管理内涵

对档案实施全过程的安全管理是信息时代与科技时代的必然，其手段是使用标准化、科学化的信息收集模式与管理模式，以确保档案管理工作的规范化、有序化。档案全过程管理有三个步骤，分别是档案的前端管理、档案的库房保管、档案的后期监管。全过程档案安全管理通过对档案信息进行收集、整理、完善、分类、提供服务这五个阶段全过程的把控，有效提高档案部门对档案信息收集归档以及提供查询服务的工作效率与准确性，具有长远而现实的意义。

2 档案全过程管理优势

2.1 扩展工作环境

档案的安全管理不仅是将档案收集完毕保管在库房内，还需提供档案信息查询服务，在许多时候，档案会因某些原因被带出库房，因此档案的安全防护视野不仅仅在库房内，也应密切关注档案在库房之外环境中的安全。全过程安全管理加大了管理人员对于库房内外档案安全性的把控力度，在一定程度上确保档案的不同环境下免受破坏。

2.2 延伸工作业态

新型的档案安全管理模式是全过程、全方位地覆盖档案的各个工作业态，包括档案信息的收集、汇总、利用的全过程，对档案信息源、收集方式、保存方法、使用途径都给予相当的关注，以确保档案每个工作业态监管与管理工作的切实有效，有效降低档案事故的发生率。

2.3 提升工作目标

如要实现档案的绝对安全工作目标，需要从档案管理的每一个细微环节入手，不仅要确保档案信息在收集、保存与使用过程中不发生损坏、丢失等情况，还需要消除可能引起档案破坏的不确定因素与潜在威胁，努力营造档案安全保存与使用的工作环境，使档案始终处于安全状态。

3 档案全过程安全管理措施

3.1 档案前端管理措施

在档案征集与接收过程中开展档案安全管理，为全过程档案管理提供基础保障。在档案初步检验合格后，指派护送专员对档案进行包装、运输、护送，顺利完成档案移交工作后，才可进行档案检查入库工作。在对档案前端管理模式进行完善时，第一步需要完善档案征集与接收过程中对档案的质量检查制度，针对即将入库的档案开展全面检查，只有检查合格的档案才能顺利入库；第二步严格遵守档案消毒标准，对于质量合格的档案，要先消毒合格后才可以入库进行保存；最后一步是对检验、消毒合格入库后的档案进行编号，以便于编写目录，方便日后的档案查看工作的开展。

3.2 档案库房管理措施

档案库房安全管理的前提就是库房的基础设施能够跟上安全等级的要求，同时满足工作人员的工作需求。在现代化档案库房的建设中应积极应用新技术，例如全范围覆盖数字监控设备，且设计符合实际情况的消防系统，以确保基础设施的安全性。同时构建并完善现有的工作管理制度，确立个人责任制使每个工作人员明确自己的工作内容与责任，且提高工作人员对管理规范的熟悉程度，以提高工作人员的效率和档案安全性。档案馆应指派相关专业人员，对档案库房的安全设施与电气设备进行定时检查，从根本上消除火灾等安全事故对档案安全造成的威胁。

3.3 档案后期监管措施

档案存在的意义就是通过文本或数字档案对信息进行记录，其本质目的是为了便于今后的查看，所以档案管理的一个重要服务对象就是档案查询。在档案查询过程中极易遭受各种原因的破坏，因此必须通过登记来访者信息、进行监控等方式，杜绝档案在查询过程中发生破坏与丢失等情况。工作人员在进行档案编研时，必须严格按照技术规范与相关规章制度，采取适当的档案管理措施，防止档案使用过度与破损情况出現。为提升档案使用的便捷性与安全性，大力发展使用数字档案的方法，以避免过度使用原件对原件造成破坏。在档案展览过程中，档案需要面对各种接触与使用，因此遭受破坏的可能性也会急剧增加，在这一过程中应设置切实有效的安全保护设施，避免档案外部环境发生大变化。

4 结语

档案全过程安全管理工作的质量关系到档案收集、整理、保管与利用，对档案日后的保存与查看工作有着不可忽视的影响。我国现阶段对于档案的全过程安全管理水平尚且有待提高，尤其是对于落实科学有效的规章制度与安全规范，采用现代化、数字化的手段对档案管理工作进行优化，落实对于档案前端管理、库房管理、后期监管等三个部分的管理工作，消除可能对档案安全产生影响的危险因子，确保档案收集、保存、使用环境的安全，使档案始终处于安全状态。

参考文献

[1]罗金光.从风险管理视角透视电子档案安全管理[J].兰台世界，2015（26）95-96.

[2]容劲科.测绘档案信息化建设与安全管理[J].建筑工程技术，2017（11）：5062-5062