高校院级学生事务管理中心建设研究——以天津科技大学计算机科学与信息工程学院为例

郭晋江

（天津科技大学计算机科学与信息工程学院，天津 300222）

学生事务的概念最早来自于欧美，与学术事务相对应，90年代传入我国。美国高校从20世纪90年代便开始成立一站式的学生管理中心，为的是将与学生相关事务办理地点进行整合，将业务流程和行政系统进行合并，进而发挥技术的最大优势，组建专业的管理团队，应用一个集成的信息系统，最终提高学生管理与服务的质量与效率。国内自2006年起建设学生事务管理中心的高校逐渐增多，并在管理工作实践中得到了完善，各高校相关管理模式的学习和创新也随之开展。

一、学生事务管理中存在的问题

高等学校，是一种功能独特的文化机构，是与社会的经济和政治机构既相互关联又鼎足而立的传承、研究、融合和创新高深学术的高等学府。其中也包含了繁复的各项管理系统，学生的事务管理是最重要的发挥高校职能作用的管理项之一。长期以来，各高校都经历日新月异的发展历程，时代赋予的社会责任和国家不断增加的教育投入，都使得高校的招生规模、硬件设施、师资配置发生了巨大的扩大，但随之发展相对滞后的管理模式却陆续产生了问题，尤其是日益增多而复杂的学生事务管理。

1.辅导员思想政治教育工作精力被日常事务工作所分散

高校辅导员是高校学生工作最基层的力量，也是整个大学教育中最重要的施教者之一，高校辅导员肩负着思想政治教育和学生事务管理两大部分，而其中高校要求辅导员对思想政治教育部分的精力投入比重日益增多，《教育部关于加强高等学校辅导员班主任队伍建设的意见》中指出：“辅导员、班主任是高等学校教师队伍的重要组成部分，是高等学校从事德育工作，开展大学生思想政治教育的骨干力量，是大学生健康成长的指导者和引路人。”而在各高校大力加强思政教育的过程中，高校辅导员对加强思政教育的工作精力分配却显得尤为吃力，其中主要原因为碎片化的学生事务将辅导员的时间与精力拆解得零散且低效。如何将学生事务管理化零为整、提高办事效率，为思政教育部分留出充足时间并保障质量，成为当今辅导员优化工作成效的关键问题。

2.辅导员工作的侧重点不够精准

目前，高校辅导员的工作安排大多以落实上级单位派发的工作要求为主，但由于我国经济社会的飞速发展，学生的信息获取路径更加便捷，思想变化更加快速，这是学生工作部署指令无法适应的，某些个案发展恶化时，对应的学生工作指令才姗姗来迟，这就无法适应学生的实际需求，可能会导致更差的结果。当今大学生的家庭经济条件相对较好，加之消费观升级，选择节假日与同学结伴出游的现象逐渐增多，那么辅导员对于学生的安全教育就不能按照以往要求安排在寒暑假前后了，应作出更为精准的预判，并注重内容侧重的变化，将教育时间提前，将频次提高，将教育内容以防火防盗等室内安全为主转向以防骗防意外为主。

3.学生对于学生事务的重视度与参与度不足

高校学生事务包含学生证件证明、保险理赔、应征入伍、宿舍管理、校园讲座、毕业调档、评奖评优、安全稳定、助学资助等60多项事务，每项事务都关系学生切身利益，甚至关乎前程。而高校学生对每项事务办理流程和时间节点的了解都只是被通知，除遇到相关需求外，很少会有学生主动了解，更无法形成学生对事务办理流程提出意见建议、建言献策，参与到学生事务管理中去的局面。学院学生工作的开展无法得到学生的参与，就无法得到被服务者真实的反馈，没有管理闭环，就很难对学生事务进行不断提升改进。

二、建设学生事务管理中心的意义

面对学生事务管理中存在的现实问题，改革创新成为改善现状必经之路，国内外一站式学生管理服务中心建设的实际案例充分给出了解决以上问题的思路。

1.提升辅导员的工作效率

辅导员学生工作中较为普遍的问题可以通过建设院级学生事务管理中心进行有效的改善。学生事务管理中心可以大大减少辅导员的碎片时间，提高非权限事务的办事效率，使辅导员能有较为充裕的时间优化大学生的思想政治教育工作，提升思政教育在学生工作中的比重。

2.以数据帮助辅导员处理学生事务

学生事务管理中心在承接办理多种多样的学生事务时，会产生大量数据，在统计办事人的信息和事务内容的过程中，就可以逐渐形成“大数据”，这些看似零散的学生行为数据经过系统的整理和分析，便可以得出较为精确的数据信息方便今后进行工作安排之用。例如，通过分析学生咨询办理各项事务的时间规律，便可据此合理安排受理事务所需要的人力和时间区间。此外，如果事务信息显示近期学生咨询或办理请假事务增多，那么辅导员就应该有针对性地深入了解学生的思想状态和身体状态，预防传销诱骗等情况的发生。

3.提升学生处理事务的综合能力

学生事务管理中心的运营模式是以辅导员为指导，学生自我管理的社团型模式为主。社团型组织可以最大程度上锻炼学生，提升学生的综合素质，并且通过成员换届的形式，将学生事务管理中心在学院学生事务管理中发挥的作用延续下去，使学生成为学院学生工作开展和改善的重要力量。由此还可以延伸至学院学生工作的其他方面，比如，由一部分在学生事务管理中心获得经验、迸发想法、追求卓越的业务先锋带动学院其他学生，一同参与到学院的管理上来，提高管理的效率与质量。

总之，学生事务管理中心从功能上，不仅可以分担辅导员部分琐碎工作，还可以通过事务办理的行为信息提供有价值的工作指导参考，更可以通过学生事务管理中心平台培养出一批批素质过硬、业务熟练、能够提出宝贵管理意见的新生力量，实现良性运转。所以，学院建设院级学生事务管理中心是一举多得的举措，十分必要。

三、院级学生事务管理中心的建设步骤——以天津科技大学计算机科学与信息工程学院为例

天津科技大学计算机科学与信息工程学院（以下称为计算机学院）面对诸多学生事务管理问题，果断尝试新的管理模式，积极探索，研究出切实可行的学生事务管理中心建设方案。

1.组织人员构成

学生事务管理中心配置指导教师一名，设置中心负责人一名，业务部门分为秘书部、咨询部、事务部。其中，秘书部负责班级每日签到、文件收发、档案整理等日常工作；事务部主要实际办理各项事务性工作，并与其他各部门做好相应接转工作；咨询部则负责解答日常的信息问询工作、座谈邀约、咨询信息收集等工作，此外，还负责事务中心微信、微博在线服务平台管理和维护工作，如图1。

图1 院级事务管理中心组织图

学生事务管理中心在对成员进行组织招募时，计算机学院经过面试，侧重录取受助学金资助的学生，以及非班委成员学生。旨在保障学生在岗时间，并且充分发挥平台对学生的综合培养作用，激励平时没有积极参与学院学生工作的学生参与其中，发动非班委学生参与校园共制。

2.事务流程梳理

计算机学院在进行学生事务管理中心前期筹划时，学生工作办公室主任着重组织多次辅导员会议，反复梳理中心将要承办的业务内容以及业务流程，最终制定出的业务流程以纸质图表的形式公示在学生事务管理中心，并将电子版流程介绍传至微博、微信服务账号上，以备学生查阅。其中涉及学生办公室公章使用以外的事务性工作皆由事务部负责，学生开学注册盖章可由事务部办理。事务流程梳理步骤如图2。

图2 事务流程梳理步骤

3.运行流程编制

学院在充分进行校内外调研的基础上，制定了《学生事务管理中心管理制度》，包括工作制度、值班与出勤制度、活动制度、财务制度、例会制度、奖惩制度等共28条。其中周期性的总结会议制度——例会制度内容上是学生事务管理中心发展和输出的关键制度之一。例会主要分为两大部分：一是阶段性数据分析，从办理时间、办理时长、人员构成、事项分类等方面对数据进行整理，教师与成员共同在会议上对数据现象进行讨论，从中研讨下一阶段工作重点；二是提案改善，提案改善制度是企业精益管理中非常常见并有效的管理制度，其目的为消除浪费，例会上成员每人都需要发表自己在工作中发现的时间上和流程上的浪费，通过会议讨论一起制定优化方案，实现事务管理工作的循环提升。

4.场地布置

计算机学院学生事务管理中心位于学生工作办公室旁，处于人员出入较便利的位置。中心室内设置了学习银行、政务大厅，室外设立了等候座椅，并开设了文件收发窗口、办事窗口两个，实现了良好的导向分流效果。中心室内不设咨询台，也无专人定岗进行咨询服务，而是将咨询服务设立在互联网平台上，实现在线咨询服务，咨询部成员可在宿舍和移动端实现远程值班办公。

5.互联网服务平台建设

计算机学院学生事务管理中心拥有微博、微信公众号、QQ群三个平台阵地，并各有分工。计算机学院学生事务官方微博主要功能定位为综合信息宣传平台，辅助计算机学院官方微博进行思想政治教育内容宣传和重要通知发布，同时兼顾与学生在线互动交流。微信公众号主要是重要通知发布和办事流程查阅平台，学生可以按照提示回复想要了解的内容的关键词，便可直接看到关于此事务的全部流程内容和所需文件，方便学生随时查阅。学生事务管理中心设置2名学生作为事务客服，在学生年级QQ群中代替教师负责解答学生提出的关于学生事务的各项问题，并引导学生去相对应的平台详细了解具体内容。起到在线服务的作用。以上三种互联网平台的建设，极大地适应了学生的使用习惯，明确了功能分工，提供了高效精准的学生管理与服务。

四、院级学生事务管理中心建设初期成果

计算机学院在实施运行学生事务管理中心以来，从无到有，从开始的模式被质疑到今天的学生可以自主运行，学院各级付出了巨大的努力，一年多以来，师生一起见证了中心带来的切实改善。

1.辅导员投入思想政治教育精力增多

天津科技大学计算机学院本科生四个年级共有班级64个，学生工作平均每天会有5项事务需要对64个班级进行受理，以每班每事项受理时间2分钟计算，全学院每天会产生640分钟的事务工作时长，平均每位辅导员需要耗时80分钟，约占辅导员每日正常工作时长的17%。以上的计算只是正常工作状态下处理事务需要时间的估算，往往在实际工作中，辅导员需要更多的时间与精力忙于琐碎事务处理。计算机学院建设院级学生事务管理中心，已经实现集中资源和人力，高效完成碎片化工作，自中心建设至今，已累计处理事务时长达1920小时，很大程度上为学生工作减轻负担，为思想政治教育提效增质贡献出了卓越的力量。

2.学院学生工作安排与侧重有据可依

以教室申请安排工作为例，事务中心于2017年10月22日上线教室申请与报名系统，截止目前，教室申请达496次，报名系统使用35次。笔者对教室申请数据进行了分析，图3中显示教学周2-20周教室申请率，整体呈现纺织形趋势，第12、13周教室申请率最高，达到14.31%，可以分析出教学中期是学生活动较频繁的时期，需要大量的教室以满足学生活动的正常开展；据此，学生事务管理中心在第12教学周之前便频繁在微博上发布教室排课与使用情况，方便学生提前提交申请；同时学院将部分不限举办时间的学生活动，如需特殊场地，便会错开申请高峰周进行。

计算机学院通过事务处理产生的大量数据，优化了多项工作安排。通过分析学生办理事务集中时间，优化了值班表；通过分析学生请假时间与事由，辅导员及时对宿舍进行走访，了解学生动向，避免突发事件的发生；通过分析学生咨询内容，增加了保险理赔答疑会、评奖评优政策答疑会等相关会议，为的是集中将咨询服务效果深化，避免信息传达过程中的失误，降低信息传达成本，保障学生权益。

3.学生积极参与到学院管理工作中

计算机学院学生事务管理中心有学生成员15人，其中有11人为非班委成员，在经过了一年多的中心工作之后，个人技能与工作能力都有了明显的进步，其中8人成为学院学代会成员，参与到学院管理制度修订，奖学金、困难生资助评定，学代会选举等多项事务中，发挥了重要的作用。一年多来，全体学生代表表决通过了《天津科技大学计算机科学与信息工程学院学生代表大会章程》（修订）《天津科技大学计算机科学与信息工程学院学生会主席部长竞选办法》《天津科技大学计算机科学与信息工程学院家庭经济困难生认定及管理办法》《天津科技大学计算机科学与信息工程学院学生代表大会提案工作条例》等相关文件，学生自我管理、自我教育的制度机制正在向规范化制度化迈进，其中学生事务管理中心成员学生在其中发挥了举足轻重的作用。

五、结束语

高校学生思想政治教育的内容要求和质量要求日益增高，高校学生事务日趋繁杂，为了提升碎片化学生事务管理效率与质量，充分发挥学生自助管理能动性，从事务处理所产生的大量行为数据中寻求改善学生工作的指导方向，建设院级学生事务管理中心将是一举多得，循环提升的长远举措。

图3 教学周教室申请率