探析教育系统干部人事档案管理质量提升措施

梁晓玲

摘要：近年来，随着教育改革的不断进行，人事档案管理的重要性越来越突出。当前，教育系统干部人事档案存在一些问题，例如，缺乏档案管理意识、专业化档案管理队伍、档案管理模式落后等，这些问题限制了干部人事档案的管理水平。干部人事档案管理对于发挥档案资源优势，做好教育资源配置有着重要推动意义，因此，本文研究人事档案管理，分析教育系统干部人事档案管理存在的问题，提出解决措施。

关键词：教育系统 档案管理 问题 对策

一、教育系统干部人事档案管理的意义

（一）记录教师相关信息

教育系统干部人事档案会收集和整理教师干部的相关资料，建立成档，主要包括个人的简历、进修情况、专业结构、教学评估、技术考核、科研奖励等内容，人事档案可以将教师的各项能力进行收集，反映出教师的专业能力、教学水平、工作业绩等。

（二）人事决策的重要依据

人事档案记录了教师干部的相关信息，包括基本信息、个人履历、在职任职情况、获得的奖惩等，这些信息在反应教师各项能力和业务的同时，也成为人事任免和晋升的一项参考依据，为人事决策提供材料支持。

（三）教师管理水平的提升

人事档案管理，可以提升教师管理的水平。师者，传道授业解惑，教师是教学活动的组织者和开展者，教师的素质和业务能力直接关系着教育质量，为了更好地实现培养优秀人才的教育目标，需要做好对教师队伍的建设和管理工作。人事档案的建立，将教师的受教育情况、教学业绩、教学考核等信息收入在案，做为教师晋升考核的重要依据，有利于调动教师的积极性，提升教学管理水平和教育质量。

（四）约束职工行为

由于人事档案准确记录了许多信息，包括干部的历史表现、社会关系以及现实表现情况，这些信息由于单位的人事部门进行整理，可以对职工产生一种约束力，自觉约束自己的行为，保证教育系统可以稳定地发展。

二、教育系统干部人事档案管理存在的问题

（一）缺乏档案管理意识

纵观当前教育系统干部人事档案管理工作，存在最为主要的问题就是档案管理意识较差，主要表现在：对档案管理工作不够重视、档案管理工作的财力、物力、人力投入较少、缺少专业化的档案管理人员、数字档案建设速度缓慢等。

（二）档案管理人员的素质问题

教育系统在档案管理方面人员投入不足，档案管理人员储备不足，缺少档案管理的专业人才，现有管理人员存在年龄偏大且非专业人才，档案管理的知识和相关技能匮乏，难以满足新时代数字档案室建设的要求，档案管理人员素质成为限制教育系统档案管理事业发展的重要因素。

（三）档案管理方式落后

教育系统人事档案管理的方式较为落后，档案管理依旧主要依靠人力完成，数字化档案室建设进程缓慢，导致档案管理的效率偏低，尤其是提供档案查找和借阅时，需要耗费较多的时间去寻找。此外，對于档案的管理，主要在于档案的整理和保存，未将人事档案做为一种资源，挖掘档案的价值。数字档案室建设，只是完成计算机应用，档案数据的系统录入等，信息化程度偏低，对于人事档案的利用率不足。

（四）档案收集存在滞后性

教育系统人事档案管理，在档案收集方面，存在一定的滞后性。由于教育系统档案管理制度，还不够系统，不够完善，档案收集途径比较单一，加上档案人员收集档案材料主动意识不强，没有及时地对干部档案材料及时收集并归档。

（五）档案材料失真、不全

当前教育系统人事档案的管理存在材料不全、材料失真的情况，尤其是审核环节把关不严格，未对档案材料真实性进行审核，影响了档案的真实性。此外，档案管理中材料缺失，未及时补全或者管理不当出现档案损坏和丢失的情况，影响了档案的完整性。

三、提升教育系统干部人事档案管理的对策

（一）提升档案管理的意识

首先，管理层方面，加强对档案管理工作的财力、物力和人力的投资，将档案信息做为重要的资源以及人事任命的依据。其次，档案管理人员方面。建立完善档案管理制度，保证档案管理工作有着一定规章和流程，规范档案管理人员的行为。建立相应的绩效和晋升机制，提升档案管理人员的工作积极性。最后，加强档案管理的宣传。让教育系统干部认识到档案的重要性，自觉配合档案管理人员工作，完善档案信息，遵守档案借阅、存取的相关规定。

（二）做好档案管理人才的储备

首先，人才聘用方面。聘用档案管理专业的人才，保证档案管理工作的专业性。其次，人才培训方面。定期对档案管理人员，聘请档案管理专家进行讲座，与时俱进，丰富档案管理人员的专业知识。提升档案管理人员的创新意识，不断优化和创新档案管理工作。最后，做好档案管理人才的储备工作。档案管理人员出现晋升、离职的情况，都会面临档案的移交问题，档案管理人员的频繁变动，容易导致移交不清，出现档案资料遗失的情况，做好人才储备，可以避免档案移交问题。此外，数字化档案室建设，需要档案管理人员掌握专业知识的同时，具备一定的计算机和网络知识，因此，需要培养一批懂专业知识和懂技术的复合型人才。

（三）创新档案管理方式

首先，加快数字档案室的建设。数字档案室建设并非只是将纸质档案录入系统，而是利用网络平台，建设数字档案室，实现档案资源的共享，根据不同的权限，查阅不同的档案信息，提升档案的利用率。其次，档案审核机制。保证档案的完整性和真实性是档案管理的基础，加强档案信息的审核，包括档案收集、整理环节以及现有档案的审核和更新环节，建立审核机制，保证档案的真实完整。最后，创新档案管理的绩效考核方式。档案管理人员考核方式不足以调动工作的积极性，导致工作的创新能力不足，服务意识较差，工作效率低下等，因此，创新档案管理人员的绩效考核方式，将档案管理工作的出错率，服务满意度等纳入绩效考核，提升人员的工作热情。

（四）档案材料网上审批

针对存在的档案材料收集不及时的情况，可以采取档案材料网上审批的方式，档案管理部门负责人事档案材料的网上审批，实现网络办公。在此，需要加大对计算机技术的使用，建立网上档案信息库，将档案信息及时导入到档案库中，实现档案信息的网络查询和管理，档案管理工作效率提升的同时，也可以及时地更新档案信息，使档案管理便捷高效。

（五）加大档案管理的经费投入

纵观档案管理工作，无论是哪个单位的档案管理，都在朝着信息化的方向发展，数字档案室的建设十分关键。建设数字档案室，实现档案的数字化管理，需要相应的硬件和软件的投入，这需要一定的资金量做为保障。因此，教育系统应该认识到档案管理的重要性，积极推进人事档案管理的数字化，为档案管理部门争取更多的建设资金，用于基础设施的投入以及档案人员的培训，这样才能不断推动档案实现信息化管理。档案室建设方面，必要的现代化设备也是信息化建设的内容，例如，计算机、复印机、温控器等。

四、结语

综上所述，现阶段教育系统干部人事档案管理存在着档案管理意识差、管理人员专业水平差、档案管理方式落后、档案收集存在滞后性、档案材料失真、不全等問题，为了提升教育系统干部人事档案管理水平，需要从以下几点入手：首先，提升档案管理的意识。管理层、档案管理人员、干部人员加强档案管理的意识，加大投入，积极配合档案管理人员工作。其次，做好档案管理人才的储备。通过招聘、培训、讲座等方式，做好档案管理人才的储备，减少人员变动。最后，创新档案管理方式，加快数字档案室建设，加强档案的审核，创新档案管理人员的绩效等，不断完善档案管理工作，提升档案管理水平。此外，加大档案室的经费投入，必要的软硬件设施以及利用计算机建立网络审批制度，保证档案室的数字化建设。

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（作者单位：孝义市教育局）