浅谈干部人事档案数字化管理

程美玲

摘 要： 干部人事档案材料是反映干部情况的基本凭证和重要依据，是干部工作、人才工作的重要信息。同时，也公道正派地为选人用人提供真实、全面的档案信息。因此，近期组织人事等部门开始采用数字化管理，这样不仅能够提高工作效率，短时高效，节省空间，而且可以较好地保护原件档案。但是，在干部人事档案数字化管理过程中还存在以下问题：一是管理的方式存在缺陷、管理设备不够先进；二是管理人员的素质不高；三是干部人事档案的利用深度不够。本文对这三个数字化管理干部人事档案问题展开了讨论。

关键词： 干部人事档案；数字化管理；问题

伴随着中国科学技术的迅猛发展，科学技术已经渗透到我国社会生活的方方面面，这已经是一个高度发达的信息化的时代。新的时代背景下，要求我们要与时俱进，不断跟随时代脚步的发展，加强创新意识和改革意識。作为一名档案工作者，我深刻认识到信息化技术在档案工作中的重要性，新的形势下，过去的纸质化档案必将为电子化档案所替代。什么是干部人事档案？即在工作期间干部的表现情况如何，其领导对其品德为人评价的一个重要的参考和依据，还有很多方面的综合，对干部的选拔有重要的参考价值。近些年来，在档案管理过程中我国主要还是采取纸张保存这样一种形式，这种形式目前看有很多弊端，例如：占用空间大，查阅起来不方便，还要工作人员费心去考虑怎么做好档案的保存工作，等等。因此，在这个信息化时代，数字化档案已经势在必行。事物在发展过程中存在两个方面，即有利也有弊，数字化档案管理虽然好处很多，但也并不是完美无缺的，它也会存在一些问题，本文就干部人事档案数字化管理方面的好处及问题展开讨论。

一、干部人事档案数字化管理的作用

干部人事档案做到数字化管理时，有利于工作效率的进一步提高，既节省了空间也节约了时间，同时可以对档案的原始文件做到合理有效的保护。

（一）干部人事档案采取数字化管理有助于减少管理成本。过去采取的纸质档案管理，需要很多的人力物力及费用，也会占用一定的空间，所以成本相对较高。当采取数字化管理时，我们就可以充分利用网络的空间，通检索等现代化手段输入相应的内容就可以查找所需要人的档案相关信息，同时进行这种查阅操作的工作人员不需要很多，从而减少了管理成本。

（二）干部人事档案采取数字化管理有助于提高工作效率。在对干部档案进行数字化管理的同时，资料可以做到及时归档并尽可能快地提供利用。这种新的管理方式，使资料查询不再像以前一样繁琐，变得简单易做，从而节约了人力物力，进一步提高了档案工作的效率。

（三）干部人事档案采取数字化管理有助于保护档案原件。原始的档案保存方式是采取纸质档案保存，占用相当大的空间，查阅的过程相当繁琐，多次查阅容易使档案损坏。而纸质档案数字化，使其保存得更为完整，查阅起来也比较方便，同时也消除了档案篡改的情况。

综上所述，推进干部人事档案数字化，不但可以促进档案利用效率的有效提高，而且可以从技术层面杜绝档案造假。当然，推进数字化工作的同时，信息安全是我们必须注意的首要问题。

二、目前干部人事档案数字化管理三大问题

尽管在提高工作效率等很多方面，人事档案数字化管理有着不可替代的优势，但这种先进的管理形式还存在很多问题，例如：它在管理方式上有一定的缺陷，相关管理设备也不是先进的，管理人员的业务素质等都有待提高。

（一）管理方式上有一定的缺陷，硬件和软件设施都不够完善。在进行干部人事档案数字化管理的时候，我国因为采取这种方式的时间并不长，经验不足，其中在一些方面还是沿用了过去的一些管理方式方法，很多地方还是采取了手工操作的管理方式。与此同时，中国幅员辽阔，因此各个地区之间也存在着差异，如：计算机硬件配置高低不一，互相之间通用性较差，高端设备使用低配置计算机，根本无法发挥出自身的功能和效用。软件方面，因为并没有形成统一的管理模式，区间之间不能转换使用，进而给相关工作带来了不便，档案信息数据库的质量和利用率不高，从而减少了一些地区对数字化干部人事档案的使用。

（二）从事档案信息化管理的过程中，管理人员需要注重自身素质的不断提高。进行数字化信息管理，对从业人员的知识水平、层次以及技术水平要求较高，需要有较高知识层次和先进技术水平的管理人员，而仅懂得一般的计算机操作水平的管理人员会给人事档案的数据开发和利用带来较大的影响。因此，需要提高干部人事档案管理人员的整体素质。

（三）从事档案信息化管理的过程中，干部人事档案的利用深度不够。目前干部人事档案管理的工作程序标准尚未从数字化技术特点和发展进行考虑，很多的“文件资料”仍然还是硬盘和光盘，现行的档案管理、分类方法、著录标准及有关规定还没能完全适应干部人事档案数字化的要求。因此，在进行干部人事档案数字化的开发过程中，难免会存在一些利用率低的现象和问题。而且，有些资源还没完全的开发出来，还有利用空间值得挖掘，这在一定程度上对人事档案的开发利用带来了阻碍。所以，在保证信息的安全下，需要加强对干部人事档案数字化的开发力度和深度，最大程度上利用数字化管理，将干部人事档案管理的数字化功能发挥到极限大。

三、结语

干部人事档案管理工作中，采取纸质的管理方式繁琐且易出错，不利于档案管理人员提高工作效率。所以，采取干部人事档案数字化管理技术目前看来势在必行，数字化管理作为一种现代化的管理手段，需要我们适应并不断完善，并在工作中去积极地努力学习，从而可以做到更好地利用先进的设备资源，提高应用水平和工作效率，进而建立一套完整的、现代化的数字化干部人事档案信息管理系统。大力开展干部人事档案数字化建设，也是对干部人事档案和组织人事部门管档责任的双重“体检”。我们一定要增强责任意识，履职尽责、善作善成，“清淤”治标，“防污”治本，推动形成“不敢造假、不能造假、不想造假”的长效机制。切实提高干部人事档案工作的科学化、制度化、规范化水平，为全面从严治党、从严管理监督干部作出应有贡献。

参考文献

[1]关凤明，郝永琴.干部人事档案数字化管理的思考[J].兰台内外，2014，（04）：79.

[2]赫妍.略论干部人事档案的数字化管理[J].科研，2016（2）：00130-00130.