试论基于大数据时代背景下的档案管理方略

顾晓秋

摘 要：档案工作的主要内容是管理档案、提供检索服务，虽然看似简单，实际上工作量非常大，任务较为繁重。在大数据背景之下，档案管理工作更加艰巨。在大数据背景之下，档案管理工作面临着新的需求、也可以应用到新的技术，这就需要我们探讨如何在大数据的背景之下做好当那管理工作，给其他档案数据整理工作提供有效的服务，这也已经成为新时代档案工作者的职责。本文结合大数据背景给档案管理工作带来的机遇和挑战总结了一些可行的管理方法，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

关键词：大数据时代；档案管理；对策

现在时代迅速发展，信息技术也得到了充分的普及，可以说大数据也已经在各行各业得到了一定程度的应用。而档案管理工作的重要性就近年来也开始得到了人们的重视，已经将其视为现代化建设的重要基础。但是在这种情况下，更需要我们对大数据背景下的档案管理工作要点有一个明确的认识。本文针对这些问题进行了简要分析。

1 大数据背景下档案管理工作的挑战

1.1 管理理念的转变

在传统的模式之下，档案管理工作人员的主要工作是分类整理档案、进行归档和管理，其工作的开展都是以传统理念作为主导的。但是大数据背景下，由于各类信息交织在一起，所以信息量显著提高，这需要更强的信息分辨力和发现整合能力。从这个价角度上来看，大数据时代的到来已经给档案管理理念和方法带来了改变。

1.2 管理工作的转变

大数据背景之下，各类档案的基本形态都在转发生改变，档案存储介质也在从纸质向电子过渡，这也给大数据技术的应用带来了足够的便利，但相伴而来的问题就是档案信息量的提高和增长。现在可以说档案数字化管理手段已经开始落后，大数据面前显得力不从心。在大数据背景之下，对档案管理工作的重点已经不再是简单的储存，而是经过一系列分析来找到一切可以应用的信息，这样才能让其价值得到发挥。所以在大数据背景下如何提高管理效率，保证管理工作开展的科学性，这也已经成为管理人员应当重视的问题。

1.3 对工作人员的要求

大数据时代下的档案管理工作更加专业、更加多元，并且和云计算之间也有非常密切的联系。举例来说，大数据背景下的信息处理工作更加偏向于分布式架构，这不仅需要管理人员更新自身的管理理念，同时更应该更新自己的技术，诸多环节都和过去存在明显的区别，已经不能采用过去的手段来搜集和利用档案，这需要具备更高技术水平的档案管理人员。

2 大数据背景下档案管理工作的机遇

在大数据时代，虽然档案管理工作面临着很多的挑战，但是也有值得档案管理部门抓住的机遇，其主要在以下几个方面得到了体现。

2.1 大数据给档案的管理带来了便利

现代社会，无论是企事业单位还是政府机关部门，档案管理工作的开展都已经拥有了足够的必要性，现在很多档案部门为了提高自己的工作效率，建设了属于自己的数据库，但在长期的发展过程中，由于数据在不断积累，所以其储存容量有限的弊端也已经开始逐渐暴露。档案数据库如果需要加入新的信息，那么旧的信息就要被清理，这就导致了很多数据信息虽然珍贵，但也无法得到有效的保存，造成了严重损失。大数据技术的发展给这个问题的解决带来了可能，各种贮存备份工作中遇到的问题也可以采用先进技术来解决，这不仅可以让数据完整性得到保证，同时也可以革新档案管理工作的理念。

2.2 大数据时代给各类档案的应用带来了方便和快捷的优势

由于传统的档案管理主要以纸质档案和各种电子档案为主，各类档案的利用基本上处于被动的利用地步，检索和利用这些档案要话费过多的时间和金钱，因此难以调动人们使用这些档案的积极性，而大数据的核心价值就是对于海量信息和数据的有效存储和分析，而且其和云计算技术紧密相连，用户可以在海量的信息海中快速检索和搜索自己所需要的各类信息，更方便人们去挖掘和使用这些蕴藏在各类档案中的有效信息，这也无疑进一步提高了各类档案的使用价值。

3 大数据时代背景下进一步优化和提高档案管理工作的对策

大数据的大潮流不可逆转，因此面对当前大数据给现代档案管理工作所带来的机遇和挑战，笔者认为今后应该从以下几个方面来着手加强大数据时代下的档案管理工作：

3.1 优化档案管理人员结构，提高档案管理工作人员基本素质

大数据的到来给现代档案管理工作人员的从业理念和从业素质提出了较以往更高的要求，因此，有必要对现有的档案管理人员进行培训以扭转其从业理念，提高在大数据背景下更好地从事档案管理工作的专业技能，以更好地从事档案管理工作，要努力将档案管理人员从以往的那种档案管理的手工劳动的理念中解放出来，宣传大数据时代背景下的档案管理的新的理念等，同时要引进新型的档案管理现代人才，以提高档案管理从业人员的整体素质，积极应对大数据给当代档案管理所带来的挑战。

3.2 积极和有关大数据公司或机构进行合作，积极将大数据相关技术完美引入档案管理工作中

要想在大数据时代背景下进一步优化和提高档案管理工作，就必须将大数据有挂技术和档案管理的实际工作紧密结合起来，因此必须解放思想，打破行业限制，积极寻求和有关大数据公司或者机构进行合作开发，开发出真正适合档案管理工作的大数据技术和工具，大数据无法使用单台计算机进行操作和处理，必须采用分布式架构技术等，其也必然和云计算的有关分布式处理、云存储以及虚拟技术等密不可分，因此档案管理必须要积极寻求多方合作，积极将大数据的有关技术引入档案管理的实际工作中去。

3.3 加强大数据背景下档案管理的准入和监管制度建设

大数据时代虽然给档案管理日常工作带来了极大的机遇，但是其挑战同样明显，由于大数据时代下各类档案信息更为开放和多样，因此各种档案信息和数据的安全性风险同样也在增大，因此有必要加强大数据时代背景下有关档案信息的准入制度和档案管理的日常监管制度建设，进一步提高大数据时代背景下档案管理的准入制度，加大对各类档案信息和数据的保护，有效降低各类档案信息和数据的泄露、丢失的风险，以更好地保护档案信息和数据的安全；政府有关部门也应该加大对档案管理工作的投入和重视程度，以更好地提高大数据下档案管理的现代化水平。

4 结束语

经过前文总结，我们不难发现，大数据时代的到来和相关技术的普及，给档案管理工作的开展带来了新的机遇，但如何抓住机遇则成为了档案管理工作者应当重视的课题。一方面其需要抓住机遇、做好档案管理工作，更要为面临挑战做好充分的准备，这样才能让大数据发挥出最为关键的作用来。本文针对这些问题进行了简要分析，希望可以给相关工作的开展提供一些参考。

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