浅析数字档案馆建设环境下档案管理体制的转变

杨敏

摘 要：在一级数字档案馆建设环境下，档案管理思维模式发生转变，档案管理体制顺势应发生变化，但受固有思维和工作习惯影响，档案管理体制转变幅度并非与数字档案馆建设的脚步一致，为了适应数字档案馆建设的迅速发展，更好地提供档案利用服务，以改变档案管理体制来符合数字档案馆需求，并将二者融合促进共同发展。

关键词：档案管理体制；数字档案馆

档案管理体制是指国家管理全部档案和档案工作的方式与组织制度。[1]企业档案管理体制主要是指企业档案管理的职能分配、组织体系、运行机制与管理形式。从宏观上说，国家和地区、职能系统等部门确定对企业档案工作的管理职能，组织原则和运行机制，像国家档案局和航空工业档案馆对企业档案工作的统筹规划、组织协调、统一制度以及监督指导等工作。从微观上说，是企业自身的性质来确定本企业档案工作的具体模式、组织体系、运行机制和基本管理形式。比如档案工作在企业工作中的定位，规划和组织体系架构等。

档案工作管理体制改革是一项复杂的系统工程，需要不断的创新和探索实践，要建立符合我国国情的的社会主义档案管理体制。尤其是对于企业来说，适应新时代环境下的发展，还要符合现代企业管理制度，要塑造企业档案工作微观管理体制，就显得尤为重要。

“统一领导，分级管理”始终是档案管理的统一方针，在我国企业档案工作的发展，依靠社会主义公有制，依法规范企业档案工作行为，企业建立统一的档案机构，将企业形成的全部档案集中在档案机构保存，实行集中统一管理，有利于完整地保存和利用档案，有利于整合企业所有档案信息资源，优势明显。

张永慧、尚真認为，“美国的档案管理体制属于分散管理类型，中央和地方对档案盒档案工作实行分权管理，各负其责的原则。联邦政府档案机构只负责管理联邦政府各机关的档案和档案工作，对地方和企业档案机构及事务没有指导、监督和管理权。各类档案馆既无上下隶属管理，又无法明确横向关系。”[2]

这种统一领导和分级管理的不仅是一种管理体制和模式，还是一种管理思想和理念的问题。我国企业强调的更多是纸质档案管理，这就要求必须统一起来，否则我们就无法控制和管理档案。有些文件档案仍保存在个人手中，企业档案部门可能无从知晓文件形成过程或形成原因，个人对档案意识不够，没有想到手中简单的文件资料就是档案，这就导致档案资源流失，在未来使用中就无法参考成功或失败的经验，造成人力物力的浪费。所以统一管理是对企业发展有非常大帮助的。

数字档案是指用数字化的方式存储和处理档案信息，它是一种可以提供电子网络检索和服务的网络信息系统，以计算机和所媒体技术为依托，是一个能够存储各种信息的仓储设置，数字化的管理可以方便使用者的访问和检索。[3]

数字档案馆建设在“统一领导，分级管理”的模式下，可能就要从传统的纸质档案管理转化为电子档案管理，这不光是技术发展需要改变档案的现状，更需要人们思维上转变，将档案信息数字化，利用现代化管理方式，实现档案利用的网络化。在信息化平台下将电子文件保证不泄密，保证元数据的真实完整，对电子文件的统一有效管控，有效的保护了档案信息资源。

在一级数字档案馆环境下，档案部门其实在管理理念和体制、模式这些方面的发展还是落后于信息化发展的速度。办公设备和软件系统开发已经是在全国企业中较为先进的，但整个档案管理体制和模式方面并没有太大的改变，人工作业较多，这就导致人为错误时常发生，没有系统校对来的准确。现在ERP系统的使用，OA系统的集成，各项环节都在系统中完成，各个系统之间又衔接的完美，这就慢慢淘汰赛人工作业，未来档案可能就会自动归档，减少人为操作，降低成本，导致档案工作在企业不断边缘化。

档案部门在企业生产力不断提高，社会效益不断提升的阶段，并未找到适合自己的管理体制，它并没有将档案工作融合到企业发展中去，企业没有要求档案工作要做到什么样的水平上，同样，档案部门也没有对自身提出高的要求，并没有学习领悟到国际先进水平的档案管理方法。档案工作不再是整理档案、保管档案，档案馆更不是仅仅的集中存放地，它必须让所有人重视它存在的意义，不能让人把它想成只是一个没有使用价值的库房。

电子文件管理方式就是将档案开放化，将数字档案系统做到对所有使用人不限制使用，真正做到知识共享。在保证档案内容不泄密的环境下，尽最大可能的开放所有档案模块，让所有人可以完善档案信息，档案人员有权维护档案的真实性和完整性，对于符合档案信息的内容进行编辑，提升档案价值，满足所有人的档案需求，充分发挥档案价值，利用现代技术为档案利用者服务，充分发挥数字档案馆在提供利用方面的优势，将档案人员在企业活动中参与的多一些，从单纯的保管档案到主动的让档案为大家服务，这样档案工作才能不被边缘化，才能在企业中有自己的定位和规划目标，才能撑得起企业的一项重要工作。

社会主义是一个不断改革和创新的社会，在推进新时代的企业档案管理体制建设时，要与时俱进和开拓创新的，突破传统企业档案管理模式，实现新的档案管理体制建设。要着眼于未来发展形势，把握住企业档案管理体制的前沿性发展。建立与时俱进的创新档案管理体制，利用先进的设备仪器和技术手段，培养高素质的企业档案管理人员，从而实现企业档案管理体制的创新性建设。未来使档案管理能够更好地适应我国经济建设的需要，就应该不断探索，不断实践，不断开创新时代企业档案管理体制建设的创新发展之路。为档案事业做出辉煌成绩。

参考文献

[1]窦晓光.转型期的中国档案管理体制改革历程与发展趋势[J].档案学通讯，2005（6）.

[2]张斌.“统与分”：对企业档案微观管理体制的思考[J].档案学通讯，2008（3）.

[3]赵同英.数字档案馆建设对档案管理体制的影响[J].档案天地，2014（6）.