农村土地承包经营权确权登记颁证工作档案装订方法探讨

李奇 张丰丰

[摘要]农村土地承包经营权确权登记颁证工作通过外业调查形成大量的纸质资料，怎样正确快速将纸质资料归档是面临的较为繁琐的问题。经过实际工作的探讨，通过编写公式、函數将excel表格实现关联，进行数据转换，自动完成部分资料的整理。

[关键词]一户一卷；IF函数；VLOOKUP函数；农村土地承包经营权

文章编号：2095-4085（2018）05-0123-03

随着我国经济的飞速发展，各项惠农政策的不断出台，特别是习近平主席在十九大报告中特别指出，第二轮土地承包到期后再延长三十年。故此农村土地承包经营权登记颁证工作对农民来说意义至关重大。这项工作过程中通过外业调查形成大量的纸质资料，怎样正确快速将纸质资料归档是面临的较为繁琐的问题；同时按照档案管理的相关要求，要将这些资料准确、规范、无误的归档。经过实际工作的探讨，通过编写公式、函数将excel表格实现关联，进行数据转换，通过软件将各数据库之间的数据进行提取，自动完成页码、目录、档案封皮的自动生成，大大提高了工作效率和减小档案资料整理过程中的出错率。

1 档案整理的意义

农村土地承包经营权确权登记颁证工作中形成的档案按照档案管理要求是永久保存，这是农民承包土地信息的重要凭证和历史记录；是深化农村改革，加快经济发展，服务农民，稳定大局的需要；是建立土地承包经营权动态化管理的基础信息资料；是开展农村不动产登记的重要组成部分。

2 农村土地承包经营权确权登记颁证工作档案装订要求

2.1 档案盒及一户一卷样式总体要求

（1）县、乡、村三级需要归档的纸质档案，“一户一卷”按“卷”为单位进行整理，其它资料按“件”整理。县、乡（镇）级资料包括：综合管理类、确权登记类、纠纷调处类按照机构，按文书档案的格式编写件号。村级档案分确权登记类、纠纷调处类两大类，按文书档案的格式编写件号。

特殊载体类：如录音、录像、照片等声像类档案本论文不进行论述。

（2）“一户一卷”包括：软卷皮、卷内文件目录、档案内容、备考表、案卷封底（备考表可以代替案卷封底）。

（3）编写页码：在有效文字页面正面的右上角、反面的左上角进行打码编制。

（4）装订方式采用“三孔一线”，在案卷左侧装订的方式。

（5）档案盒、目录、软卷皮、备考表规格要求：印制的卷盒；软卷皮应为牛皮纸制作。要求规格为29.7cm×2.10cm；档案盒规格为：31.0cm×22.0cm。脊背厚度根据需要设定为30mm，40mm，50mm三种规格；案卷目录、卷内目录、卷内备考表表格规格为：29.7cm×21.0cm。

2.2 一户一卷

全宗名称：县农村土地承包经营权登记管理部门（县农业局或农林局）；类目名称：农村土地承包经营权确权登记颁证档案；案卷题名：合同编号；日期：卷内档案形成时间；档案保管期限：填写“永久”；档案件、页数：资料总页数；档案归档号：按各地方要求填写；档案全宗号：各立档单位编制的代号；案卷号：承包方代码。

2.3 卷内目录

顺序号：按资料排列先后顺序填写；责任者：形成档案整理的负责人；题名：按项目名称填写；日期：档案形成的时间；页号：填写文件起始页码，最后的文件应填起止号；备注：特殊情况的文字说明。

2.4 卷内备考表

本卷情况说明：文件缺损、补充、修改、移出、销毁等情况；立卷人：由责任人签名；检查人：质量审核人签名；立卷时间：填写档案形成的时间；注意事项，签字部分必须用钢笔或签字笔填写或盖个人印章，严禁用打印机直接打印。

3 农村土地承包经营权档案装订方法探讨

3.1 档案装订难点

各个乡镇村组数多，承包方代表数量大。如果封皮目录全部人工一项一项输入，工作量巨大，会严重耽误工作效率，浪费人力、物力。所以解决下面三个难题成为燃眉之急。

（1）封面内容自动化更新打印。

（2）卷内文件目录实现每户题名页号自动更新打印。

（3）批量自动建立各承包户文件夹。

3.2 解决档案装订难题的方法

3.2.1 封面内容自动化更新打印的方法

“封皮”表是农经权承包方调查数据信息，不一样的软件平台字段顺序不相同，但是内容相同。可根据需要增加相关字段，也可更改字段顺序。

第十八列“案卷号”字段由“二轮合同编码”截取所得（=MID（$Q$2，7，12）；$Q$2为二轮合同编码所在位置）。

这个表是我们封皮实现自动化的基础数据表，这个表做成后开始利用相关函数公式将此表引用到sheet1表中的封皮。（Sheeet1中卷宗总页数不在此表中引用，在目录表引用。）

在excel开发工具中插入上下增减控件，与Sheet1实现关联。控件前的数字引用sheet1表编号相同数字内容。Sheet1表中内容的引用用到了VLOOKUP函数。以合同编号为例：

在合同编号后面单元格中输入“=VLOOKUP（$M$5，封皮！$A：$R，17，FALSE）”函数当控件前方数字为1时引用“封皮”表中编号为1的合同编号。以此类推，实现只需要点控件上下键实现封皮自动化更新打印。Sheet1中其余需要引用内容方法与合同编号引用类似。

控件需要注意事项：需要右击设置控件最大值、最小值。最小值为“1”，最大值为需要引用的“封皮”表中编号的最大值。设置控件最大值的目的是为方便作业人员更新打印到最后一页时有提示，不会多打印无用编号。详见图1。

3.2.2 卷内文件目录实现每户题名页号自动更新打印方法

目录表中的信息根据数据库导出的承包方调查表信息修改制成。各题名页码根据各个题名文件的模板规律编写相关函数满足页码自动化更新。承包地块的多少决定了登记薄、地块调查表、归户表的页码多少；家庭人口决定了身份证及户口本复印件页码的数值。

承包方调查表起始页码输入IF函数：

=IF（E2<=6，G2+5，IF（AND（E2>6，E2<=8），G2+6，IF（AND（E2>8，E2<=13），G2+8）））

函数意思为：如果地块数小于等于6块时登记簿共6页，所以承包方调查表起始页码为登记簿起始页码加上5；如果地块数大于6块小于等于8块时，登记簿需要7页，所以承包方调查表起始页码为登记簿起始页码加上6；如果地块数大于8块小于13块时，登记簿需要9页，所以承包方调查表起始页码为登记簿起始页码加上8。这个公式的编写主要是根据模板的格式，分析得出不同的地块会出现不同页码的情况编写。如果格式不同可按照内容自行修改公式实现页码自动化。

因一户一档中承包方调查表全部是一页，所以承包地块调查表起始页码输入函数“=H2+1”。

每一块地一页承包地块调查表，故归户表起始页码输入“=I2+E2”。

承包合同（补）起始页码输入IF函数公式：

=IF（E2<=5，J2+2，IF（AND（E2>5，E2<=14），J2+3，IF（AND（E2>14，E2<=23），J2+4）））

此函数也是根据地块数的不同，归户表页码发生变化规律编写。函数意思与承包方调查表起始页码输入IF函数意思相近，这里不再做解释。

户主声明书、申请书、公式无异议声明书分别都是一页，所以这三个页码只需要前面一个加一即可。

身份证及户口本复印件的页码需要26/36格式。26代表身份证复印件的起始页码，36代表户口本最后一页（档案最后一页）的页码。02输入“=N2+1”，P2输入“=02+F2”，Q2输入“=02&”/“&P2;”实现要求的格式。

封皮上的总页码引用卷宗总页数的数值。

Sheet2表中各题名的页号引用目录表中对应列的页码。以承包方调查表页号为例说明：F2中输入“=VLOOKUP（$M $5，目录！$A，$S，8，FALSE）”实现自动引用页码。控件的使用与封皮控件相同。打印时只需要点击控件箭头即可实现页码自动更新打印。详见图2。

3.2.3 批量自动建立各承包户文件夹的方法

根据扫描文件要求文件夹需要建立“村-组-户”三级文件夹。

将承包代表放到G列，将承包编码放到F列，然后将“410326”替换成“＼410326”。D列中根据不同的村替换不同的村名。

H列输入“=F2&G2;”，E列输入“=MID（F2：F2，1，15）”，C列输入“=D2&E2;&H2;”。通过上面操作实现上表格样式。将上图A，B，C三列内容复制到新建的txt文本中。将文本后缀“.txt”改成“.bat”。双击此图标即可在E盘中实现批量文件夹的自动建立。

4 结语

农村土地承包经营权确权登记颁证这项工作周期长、工作量巨大，各个环节都需要耗费大量人力、物力，档案整理是一项看似简单其实是相当繁瑣的工作。通过研究相关方法，可以实现自动化，解决纯手工错误率高的问题，同时减少密集型劳动输出，提高工作效率。

参考文献：

[1]NY/T2537-2014，农村土地承包经营权调查规程[S].

[2]BG/T11821-2002，照片档案管理与规范[S].

[3]GB/T18894-2002，电子文件归档与管理规范[S].