浅谈信息化财务综合管理系统的应用

崔英

【摘 要】随着信息技术的发展和企业财务管理方式的转变，传统的报账方式已逐渐被更加高效便捷的信息化财务系统取代。本文以山东广电网络有限公司潍坊分公司（以下简称“潍坊广电网络”）财务报账方式的转变为例，首先分析了信息化财务系统应用的必要性，然后剖析了目前潍坊广电网络财务综合管理系统的应用实践，最后提出了财务综合管理系统在应用过程中应注意的问题。

【关键词】信息化；财务报账系统；无现金报账；财务综合管理系统

随着经济社会的发展，企业的规模不断扩大，并逐渐呈现出部门众多、人员密集和业务频繁的特点，传统手工报账方式固有的弊端日益凸显，越来越多的企业开始运用信息管理及网络技术建立网络报账系统来实现财务远程报账。潍坊广电网络于2015年8月上线财务综合管理系统，通过系统实现业务单据提报及审批、账务处理以及资金集中支付等功能，极大提高了财务报账效率和财务综合管理水平。

一、信息化财务综合管理系统应用的必要性

1.传统报账方式面临的弊端

潍坊广电网络在应用财务综合管理系统之前同大多数企业一样，所有业务都需要经办人手工填制纸质报销单据，且需携带单据找各级领导签批，签批完成后送达财务部门进行费用结算，最后财务人员根据报销单据单笔录入凭证。整个报销过程占用了经办人和财务人员大量的时间和精力，而且存在很多弊端。

（1）财务人员工作量大。潍坊广电网络对财务核算的管理要求是精细化，财务人员要忙于应对大量报销单据的审批支付，要对企业各项业务进行精细化账务核算，还要对财务数据进行统计分析以满足财务信息需求者的要求，加重了财务人员的工作负担。

（2）报账困难，耗时长。传统的报账方式在时间和空间上受到了极大的限制。首先，报销单据在各个签批环节不一定能顺利完成，如遇審批人出差、开会、休假等情况，费用可能无法及时报销；其次，集中报账日业务经办人到财务部门结算费用时需要排队等候，浪费经办人大量时间。

（3）现金交易存在安全隐患。潍坊广电网络上线财务综合管理系统前费用报销结算方式主要是现金。现金交易存在收付差错风险、保管风险和收取假钞等风险，不利于资金的管理。同时，现金收付无法留下交易记录，不便于对业务进行追溯。

（4）业务回查难度大。传统报账方式下，财务部门将与账务相关的原始凭证和记账凭证一起装订归档，后期查询相关业务及附件资料需查找并翻阅纸质凭证，手续繁琐，而且也不利于财务档案的妥善保管。

2.信息化财务综合管理系统的优势

财务综合管理系统的应用改变了潍坊广电网络原有的财务报账方式，给公司的财务精细化管理工作带来了极大便利，提高了财务工作效率。

（1）促进企业财务规范化管理。财务综合管理系统通过对日常报销业务进行预设和分类，制定标准的业务报销单据，使业务经办人员能够直观地了解所经办业务的类型，实现无需与财务人员沟通即可完成报销单据的准确填报，极大地促进了企业财务的规范化管理。

（2）报账不受时间和空间限制，提高效率。财务综合管理系统利用网络实现单据提报及审批，所有业务资料转化成电子格式，若单据存在问题各个审批环节都可以通过系统予以回复，避免了业务经办人员往返各部门的麻烦，提高报账效率。

（3）减轻财务人员压力，降低账务核算差错率。财务综合管理系统实现了根据单据提报信息自动生成会计凭证的功能，财务人员工作重心从凭证录入转化为凭证审核及财务分析，从而减轻了财务人员工作压力，降低账务核算差错率。

（4）“无现金”报账，强化资金管理。财务综合管理系统与网银支付系统对接，大部分业务通过网银完成款项支付，避免了现金交易风险，保障资金安全；同时，资金集中支付提高了费用结算效率，强化了企业资金管控能力。

（5）审批责任更加明确。财务综合管理系统建立了规范的业务审批流程，各个审批环节的审批意见均可以通过系统进行反馈和记录，审批流中人员的职责更加明确。

（6）便于业务回查追溯。财务综合管理系统可通过多拍仪拍照实现将纸质业务资料转化成电子格式，在网络平台中长期保存，方便后期对业务的回查。

二、信息化财务综合管理系统的应用实践

针对传统财务报账方式存在的诸多问题，潍坊广电网络在借鉴其他企业先进财务报账模式的基础上，结合自身业务需要，研发并运用了新型的财务综合管理系统实行网络报账。财务综合管理系统于2015年8月正式上线运行，在2016年10月完成了系统升级，实现了与用友财务管理系统、物资采购及仓存管理系统、资源管理系统等信息系统的全方位无缝对接，通过组织协调完成资源整合，形成闭环式管理模式。财务综合管理系统在潍坊广电网络的应用实践可以分为3个阶段：

1.全力推广阶段：保证系统的正常独立运行

财务综合管理系统上线，需要在原有财务核算体系的基础上将原单据人工审批迁移到系统审批，并将财务审核和账务处理等融合到系统审批流程中，通过系统实现单据提报及审批、账务处理和资金支付等功能。该阶段所做的工作主要有以下两方面：

（1）财务综合管理系统的搭建。财务综合管理系统的上线建立在对企业各项业务和流程全面梳理的基础上，上线之前完成了系统中人员和岗位设置、业务信息统计建立及匹配、审批流程建立、财务科目设置及匹配等工作。该系统共分基础业务管理、核算业务管理、重大事项管理、票据管理、系统管理五大模块。

基础业务管理模块基本涵盖了公司所有业务，包含费用报销、差旅费报销、薪资、网络建设及维护结算、集中采购、往来款项、借款、还款和预付款业务。该模块中每种业务都对应特定业务单据，且对单据设置了审批流程，主要的流程是：业务人员填制单据→部门负责人审核-分管领导审核-财务人员审核-财务负责人审核-公司负责人最终审批，需要支付款项的业务最终通过银企直联进行网银付款。

核算业务管理模块主要用户是财务人员，该模块下财务人员可以制作修改和查询会计凭证、整理会计凭证号、导入导出会计凭证、查询科目余额表及明细账、查询财务报表等。

重大事项管理模块主要用于企业各类重大业务的事前审批及备案。票据管理模块主要进行纸质收据、发票的出入库及缴销管理，但实行增值税电子发票后，该模块基本不使用。系统管理模块主要用户是系统管理员，主要进行系统的维护和管理，保证系统正常运行。

（2）财务综合管理系统的实际操作知识普及。财务综合管理系统应用涉及企业的全体成员，包括业务经办人、各级审批人员以及财务人员等，系统的应用效果依赖于使用人员的准确操作。为此我们制定了标准化的财务和非财务人员系统操作指导手册，手册中明确了系统登录及操作规范，指明了单据填报及审核注意事项等，保证系统操作的规范性。

2.优化升级阶段：与财务管理、物资采购及仓存管理、资源管理等子系统对接，实现信息共享

总结第一阶段的应用实践经验和不足，公司持续对系统应用进行优化和升级，同时将系统与用友财务管理系统、物资采购及仓存管理系统、资源管理系统等子系统对接，实现系统间信息共享。與财务管理系统对接，实现了会计凭证的导入导出以及科目余额比对等功能；与物资采购及仓存管理系统对接，实现了物资采购及出入库信息的系统自动传递和抓取，大大减轻了业务经办人员工作量；与资源管理系统对接，规范了工程业务财务入账管理流程。

3.深度挖掘阶段：继续融入先进的管理手段，为公司业务提供有力支撑

在公司各级领导及广大员工的支持下，潍坊广电网络财务综合管理系统的应用基本完成了第一、第二阶段，系统应用和学习永无止境，我们将继续在第三阶段的路上不断探索。

三、信息化财务报账系统应用中应注意的问题

潍坊广电网络财务综合管理系统的应用给其他企业财务报账方式的转变提供了借鉴，它规避了传统手工报账方式的很多缺陷，但网络环境也有其自身的安全隐患和技术更新换代的要求，因此财务报账系统在实际应用过程中仍然存在一些需要注意的问题。

1.提高网络安全性

财务报账系统主要是以网络为依托，业务报销过程中涉及大量的财务数据和信息，因此应用财务报账系统必须充分考虑财务信息的安全性和保密性，加强网络的安全性。

2.不断完善财务报账系统

随着企业的规模扩大和业务量增加，对系统的存储和运算能力以及稳定性要求越来越高。同时，财务报账系统的设定并不是一成不变的，企业可以根据自身的需要不断完善系统功能，增强财务报账系统的实用性。

3.加强系统操作人员技能培训

现实中，企业内外部环境的变化，会对财务综合管理系统提出新的要求，对应的系统功能完善和升级都需要对系统操作人员进行全面的学习和培训。

四、结束语

财务报账系统的应用是会计核算方式与信息化技术相结合的产物，它克服了传统手工报账方式的很多弊端，从根本上解决了财务报账耗时长、效率低下、大量使用现金、财务数据反馈慢、业务信息回查难度大等现实问题，提高了财务数字化管理水平和服务效率，加速了现代企业财务管理模式的转变。同时，财务报账系统在现代企业应用过程中也要不断加以改进，以期更好地适应企业的发展。

参考文献：

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