关于做好农业科研院所办公室工作的几点思考

戴雅婷 田青松 穆怀彬 夏燕

【摘要】办公室工作千头万绪，每一项工作都与全局密切相关，做好办公室工作，对于推进单位改革创新、高效运转具有重要的作用。文章阐述了农业科研院所办公室的职能特点，提出了强化服务生态文明建设、支撑乡村振兴战略理念、大力提高办公室人员专业素养、着力提升科学化管理水平、建立灵敏、畅通的信息渠道、做好参谋助手等提高办公室效能的建议。

【关键词】农业科研院所;办公室;新形势;创新;建议

办公室是单位的“窗口”和综合协调中心，具有承上启下、沟通内外、协调各方的作用，既承担着参谋、调研、执行、督办协调等管理职能，又担负着文件起草、业务接待、办文办会等服务任务。新形势下，农业科研院所办公室工作的主要职能依然是参与政务、管理事务、搞好服务，但其工作不仅体现在机构内部的运转上，同时也体现在服务科技创新、生态文明建设、乡村振兴战略等方面，这也让办公室工作呈现出新的重点和特点。如何应对新形势对农业科研院所行政管理提出的新要求，如何提高管理、服务、参谋、监督、协调等能力，显得尤为重要。

一、农业科研院所办公室特点和职能

（一）农业科研院所办公室的工作特点。办公室工作的突出特点是政治性、服务性、综合性，而农业科研院所办公室工作的特点更加强调服务性。办公室工作的性质决定了它是围绕中心工作开展服务的，以人为本、以科研为本是农业科研院所的宗旨，因此，为科研人员服务、为科技创新保驾护航是办公室工作的重要责任。办公室在协助领导贯彻党和国家的路线、方针、政策等方面，肩负着重要责任，对文件的理解、上传下达、保密等工作，都具有很强的政治性。尤其是对新形势下农业政策的解读、传达，对政策的安排部署和实施督查督办，都是非常重要的工作。办公室工作包含了调查研究、以文辅政、公文处理、档案管理、印章管理、合同管理、督查督办、会务、公务接待等方方面面，具有很强的综合性。做好办公室工作，必须具备多方面的知识和经验，在精通一、两项业务的基础上，熟悉多个方面的业务，成为多面手，以适应办公室工作的要求。办公室工作除了事先可以安排的一些工作外，有很多工作都是事先不能预料的、偶发性的、临时交办的，具有很大的被动性。在这种情况下，为了做好服务工作，办公室就应在被动中争取主动。不断提高工作的预见性，加强应急管理能力。

（二）农业科研院所办公室职能解析。新形势下，科研院所办公室工作的基本职能仍然是参与政务、管理事务和搞好服务，但其管理事务的方式方法有所改变，服务的对象范围有所扩大，其作用不再仅仅局限于单位内部的服务、管理和协调，在科研院所服务生态文明建设、实施乡村振兴战略的过程中，办公室承担着领导办事机构和群众服务机构的作用。1.服务职能。服务职能是农业科研院所办公室的最基本职能，农业科研院所的办公室职能首先是要服务科研、服务职工，以科技创新为首要任务，以全体科研人员为主，提供周到、细致的服务。在服务的过程中，要有大局意识，有为服务科研、服务职工而牺牲个人利益的决心和信念。要牢固树立以人为本的理念，提高服务的主动性、积极性、敏锐性，在为科研人员服务办事的过程中，尽可能提供完善的服务，将科研人员从繁杂事务中解放出来，迅速、准确、科学地做好行政服务保障工作。2.参谋职能。办公室要做好领导的参谋助手，配合领导开展工作，并提出相应的建议，以协助领导进行正确决策。要发挥主观能动性，深入基层开展调研，充分了解单位存在的问题，提出解决问题的思路，并制定实施方案，確保对策具有可行性。当领导采纳建议后，要协助领导做好执行工作，同时根据情况不断调整问题的解决方案，最后向领导提供真实、准确的解决过程，以协助领导作出正确的决策。要随时了解农业政策导向，准确分析形势，为领导决策提供参考。3.管理职能。管理职能是办公室的主要职能之一，作为上下沟通的桥梁，需要按照上级单位要求对下级执行部门进行管理和监督，确保各执行部门能够按照上级单位要求，按时完成工作任务。办公室的管理职能特点就是要让单位进入到一个规范化、制度化、科学化、程序化的运行状态，提高单位的工作质量和管理效能。4.督查督办。督查督办是办公室工作的重要职能之一，其出发点和落脚点是为了确保单位决策的政令畅通。对重要事项、决议的部署、落实情况进行督查，在某些工作实施过程中及时提出建议及反馈信息，保障重点工作的顺利实施。在督查过程中，如发现问题要及时采取措施，确保政令畅通，贯彻落实到位。5.协调职能。一方面，办公室需要传达上级领导的指示和要求，分解工作任务，部署各部门按照分工开展工作。另一方面，需要协调各个部门的工作，妥善处理各部门之间的关系，一旦协调不当可能会引起互相推诿甚至引发争议，从而影响工作效率。建立良好的沟通体系能够营造融洽的工作氛围，提高工作效率，激发工作人员潜力，确保工作高质、高效。

二、进一步做好农业科研院所办公室工作的思考

农业科研院所办公室存在一些共性问题和不足：一是忙于事务，欠缺主动参谋、统筹规划。二是主动策划、综合思考问题少。三是综合协调能力有待提高。四是督查督办机制不健全，重要事项的督查落实不到位。五是基层调查研究不深入，没有进一步挖掘深层次问题。六是信息渠道不畅通，信息收集、提炼能力有待加强。七是办公室人员业务知识、服务科研水平还有待进一步提高。针对这些问题，在服务生态文明建设、支撑乡村振兴战略、推进建设一流科研院所发展的同时，科研院所办公室还须加强以下几方面的能力建设：

（一）强化服务生态文明建设、支撑乡村振兴战略理念。一是在思想上重视研究所服务生态文明建设、支撑乡村振兴战略工作，在协助单位制定中长期规划、年度工作计划、目标时，能够有机地将相关工作内容纳入其中。二是在组织、处理日常事务时，要主动将之与服务生态文明建设等工作联系在一起。三是主动筹划、深入挖掘宣传素材，有计划、有意识地对服务生态文明建设、支撑乡村振兴战略等的典型事例和模范人物开展宣传。四是要不断增强服务生态文明建设的思想观念，积极参与相关活动，使办公室工作更好地服务于广大科研人员，使办公室工作在推动研究所跨越发展中发挥更大的作用。

（二）大力提高办公室人员专业素养。办公室人员应当在政治上可靠、思想上敏锐、学习上刻苦、作风上严谨，还要具备较高的政策水平，较多的文化知识和写作水平。要具备两种精神，一是创新精神，勇于创新，锐意改革。二是实干精神，工作要埋头苦干，严肃认真，扎实负责。随着政策环境的不断变化，办公室作为农业科研院所的“窗口”和“枢纽”，与上级部门、农业科研院校、地方政府的接触和交流日益增多。良好的工作服务态度，不仅反映出办公室的整体素质、单位的形象，而且关系到服务生态文明建设等工作的质量、效果。具备常学常更新的专业业务素养和热爱农业的工作信念，是新形势下加强办公室人员综合素质的关键所在。

（三）著力提升科学化管理水平。农业科研院所在全力推进跨越发展的过程中，办公室的科学管理是单位各项工作顺利实施的根本保证。要从单位的中心工作出发，从领导工作的实际出发，合理确定分工职责，使每个部门、每个工作人员各司其职，各尽其责。要改变单凭经验和惯例办事的做法，使内部运转方式和管理方法建立在科学的基础之上。对过去长期积累的经验以及相沿成习的工作程序和方法，应当根据新形势和新任务的要求重新加以认识，摒弃与新形势、新任务不相适应的老观念、老办法，积极探索、采用和推广与新形势新任务相适应的好办法、好经验，把精细化管理、逆向管理等多元化的科学管理理念引入办公室工作中，形成一套规范化、制度化、科学化的工作程序和工作方法。

（四）建立灵敏、畅通的信息渠道，做好参谋助手。要做好办公室工作，必须有灵敏的信息渠道和深入调研发现问题的能力，为领导决策提供全面、及时、准确的信息。一是要加强信息网络建设，形成一个完整的信息体系，保障单位内外、上下工作、信息的流通。要善于发现信息，多渠道、多层次收集有价值的信息，提炼信息。二是要加强调查研究的能力，主动抓信息，掌握第一手材料，站在全局角度和领导高度分析问题，及时向领导汇报和反馈，适时提出建议和方案，为领导作决策提供服务。三是做好以文辅政发挥参谋助手的重要作用。新形势下对农业科研院所行政管理部门的文字材料有了更高的要求，办公室要起到“扬声器”作用，把上级精神准确传达到位，把基层新情况新问题分析到位，为领导提供有价值的意见和建议。同时，外送材料代表了单位的形象，要提高文字材料质量，通过文字表达，发挥“窗口”作用，同时要发挥“质检员”作用，把关外送材料的准确性。

综上所述，新形势下科研院所办公室的职能作用被赋予了新的内涵，对办公室工作也提出了新的要求，只有切实结合单位发展需要，紧密围绕单位的发展思路和中心工作，明确职能定位，创新工作方式，提高管理效能，才能推进科研院所跨越发展。

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