集成式数字档案馆管理平台的开发与设计

韦蕊

摘要：随着科技的不断发展，信息化越来越深入人心。在这样的大背景下，对于做档案管理的用户来说，更人性化的操作界面和更便捷的管理方式就成了他们的目标追求。本次研究以电子档案用户的实际需求为主线，针对档案管理中普遍存在的问题进行详细论述，解决了异构数据库统一维护管理问题和大数据量的档案信息备份恢复问题。

关键词： 电子档案;管理系统;异构数据;统一维护

档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。近年来，计算机技术和多媒体技术得到了迅猛发展，各地档案馆都逐步实现了业务、信息的自动化管理，多类型的档案对象数据存储在不同的数据库里。随着时间的推移和技术的变迁，档案馆系统内部不仅积累了大量异构档案对象信息，而且也产生了新的档案应用需求。针对上述情况，本次研究以数字化档案馆中多数据源档案管理和维护为主要研究对象，以屏蔽多源数据库异构为思路，同时增强其多源数据备份与恢复功能，实现多厂商数据库管理系统的统一可视化维护和管理，形成档案馆集成式数据维护管理平台。

1 研究意义

本文研究意义在于对当前多源数据维护管理应用进行深入分析，针对用户在使用中出现的不同厂商数据结构、数据库维护管理方法不同导致的管理困难，对档案对象备份恢复操作复杂、易出错、效率低、资源消耗大等特点，从实际问题出发，为管理者构建出统一的档案维护管理界面，帮助管理员实现可视化、全面、高效的维护管理各种数据库数据，为档案馆在不增加维护成本的前提下提供良好的数据维护管理以及数据安全保障。

2 设计系统总体框架及各模块功能

2.1 系统数据库概念模型

档案馆的所有档案数据以及档案文件以案卷为单位进行逻辑管理和库房的物理存储。逻辑上档案按照文件规模从小到大，依次划分为文件，案卷，目录，全宗，属类五个级别。其中案卷是档案对象存储的核心，也是档案分类，整理和查询的核心。案卷中可以包含一个或者多个档案文件，也可以不包含任何文件。为了便于查找案卷以及案卷中的文件，文件并不一定存在于某一个特定的案卷中，所以在数据库的概念设计中，建立案卷与文件对应关系表以便对案卷和档案文件之间的关系进行约束。

2.2 系统各功能模块

随着各企事业单位规模的扩大、工作内容的具体化、业务流程的规范化以及时间的推移，将会产生越来越多的档案数据对象，这种压力对传统的档案数据管理方式提出了挑战。同时，随着社会计算机信息化的高速发展，采用计算机来处理和利用档案信息，已经逐步成为趋势。该平台基于三层（表示层、业务层、数据层）体系设计结构，采用MySQL和PostgreSQL数据库，使用PHP作为开发技术，并在FreeBSD操作系统上进行了实现。该平台针对档案数据，根据各级卷号，目录，题名进行档案对象的管理。主要功能包括查询数据库运行信息，支持档案数据库创建和删除，支持数据库表的查询、增加、删除、修改、导入和导出。并且提供了建立视图和建立索引的功能来提高整体平台的查询性能。

MySQL和PostgreSQL通过统一的页面进行登录之后进入不同的数据库管理模块页面，各数据库管理模块包括查询数据库运行信息以及数据库创建、删除，数据库表的查询、增加、删除、修改、并且提供了建立视图和索引的功能。由于管理工具功能复杂截图较多，故以MySQL为例介绍数据管理实现。

2.2.1 数据维护管理模块

数据维护管理模块统包含管理员和普通用户两种管理权限。普通用户只有进行查询数据的权限，而数据库管理员拥有进行数据管理的所有权限，其中包括“数据库维护”，“数据表维护”，“数据维护”，“视图维护”，“索引维护”。其中数据维护是数据维护管理子系统的核心。进行数据维护之间需要选择数据库，选择数据表。或者根据数据查询模块，直接进入该数据所在的数据表。

2.2.2 查询检索模块

档案管理最主要的作用是在网上对档案实施检索，在用户权限允许范围内，直接在浏览上查询所需的档案原文，也支持下载至本地机器上便于用户使用。检索查询模块为用户提供检索、浏览、下载等多种功能，用户根据分类、案卷、主题词语等进行检索，也可利用对用户来说更为直观的卡片完成检索。除此以外，管理人员可对用户库、日志库实施组合检索，并根据需要打印检索信息。

2.2.3 备份恢复管理系统

备份恢复子系统包含四个子模块。其中管理员可以使用备份任务进行备份参数的配置和备份任务的创建。其中，在配置备份参数时，管理员可以对应用程序及配置文件、档案影像文件、PostgreSQL数据库备份文件以及MySQL数据库备份文件参数进行设置;在创建备份任务时，管理员可以创建需要备份的任务，设置备份任务的名称，选择备份对象选择任务实时性，备份方式、备份周期、开始时间、任务状态以及备份任务的备注信息，填写上述信息之后，便可创建备份任务。

备份操作这个类主要负责对备份任务进行管理，以及恢復操作的执行：在备份任务管理中，管理员可以查看已经创建的备份任务，这些任务一共有待执行、正在执行、暂停和执行完毕四种状态;管理员可以根据之前已经备份完成的任务对数据进行恢复。

备份恢复管理系统：提供了数据备份恢复平台，该子系统包括备份参数配置、备份任务创建、备份任务管理、数据恢复四个模块，实现了备份数据存储位置的修改以及备份数据任务的创建和管理，最终实现备份数据的恢复。管理员进行备份恢复的流程是，首先必须进行备份参数的设定，这是其他备份恢复子功能的前提条件。如果参数没有正确设置，那么所有的备份恢复功能将不能被正确执行。只有参数预先设定好，才能进行，备份任务的配置。备份任务的配置是进行数据恢复的前提。同时备份任务的配置才能完成。同时任务管理也是针对备份任务进行的。

3 结论

本文针对“某省数字化档案馆三期项目”建设的实际需求，设计并实现了一个数字化档案馆的集成式数据维护管理系统，屏蔽档案馆底层不同数据库管理系统的差异，使数据维护管理人员能在本平台的支持下，借助统一的界面和工具支持，实现对档案数据库、数据库视图、表的结构、数据库中的数据内容等进行维护管理，并对数据库数据进行备份/恢复操作。

综上所述，与传统纸质档案管理模式相比，电子档案管理系统具有便于查询、维护简单、界面友好、功能齐全等优点，能有效提高档案管理效率，是未来档案管理软件发展的必然趋势。本文以解决异构数据库统一维护管理问题和大数据量的档案信息备份恢复问题研究视角深入分析用户对电子档案管理系统的需求，详细设计电子档案管理系统的架构及各功能模块，以期为各部门更好地管理档案做出重要的贡献。

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