新形势下油田档案管理信息化建设研究

贾正翔

摘 要：随着社会的不断发展，信息化技术不断地应用于各行各业中，而在档案管理的行业中也不断的在应用信息化技术。在油田企业中的档案管理中也应该不断地应用信息化技术，其有助于企业对档案信息的不断整理与分析，有利于企业的更好地发展。本文通过对新形势下油田档案管理的信息化建设，以期为油田企业更好地进行档案管理提供一定的理论基础。

关键词：新形势；油田档案管理；信息化

中图分类号：F426.22 文献标识码：A 文章编号：1004-7344（2018）11-0030-01

引 言

随着科技的不断发展，信息化建设在各行各业中均有重要的应用，在档案管理中应用信息化建设不仅能够对资料得到更科学的管理，还能对查阅资料时提供方便。油田企业在长期的勘探、经营等过程中保存了大量的资料，并且這些资料对一个油田企业能否在未来的社会中更好的发展具有着重要的意义，但在以往的档案管理中，往往档案管理的方式为人工进行的手写式保存，这种方式往往会出现弊端，比如可能会导致资料的破损甚至是丢失。随着信息化时代的到来，档案管理也逐步应用网络及计算机技术进行档案管理。所以，在新形势下油田档案管理的信息化建设尤为重要。

1 油田档案管理信息化建设的重要性

1.1 方便检索

传统的油田企业的档案管理主要是有人工手动进行整理和保存的，这种方式导致资料无法通过更快的方式进行查找，并且在保存过程中往往会因为人工的失误导致资料的缺失或者资料出现错误的情况发生[1]。然而，通过信息化建设的应用，档案能够通过计算机技术等先进的技术进行整理与保存，不但能够将资料更好地被保存起来，还能够通过计算机技术等更方便地进行检索工作，在大量的资料库中能够更快地找到想要的资料，这样能够提高查找资料的效率，缩短查找资料的时间。并且，在传统的档案管理中，往往一份资料这能借于一人使用，不能同时两人，或更多人一起查阅，然而通过信息化建设后的档案能够同时被多人使用，更加节省借阅资料的时间。

1.2 提高管理效率，降低管理成本

在传统的档案管理中，往往需要工作人员进行手动的整理和对资料的保存工作，这种方式往往需要工作人员花费大量的时间进行整理，分类也保存工作，这整个工作过程中不仅仅会耗费工作人员大量时间，还会出现工作效率低等问题。在对档案管理进行信息化建设后，初期需要工作人员对档案进行分类、录入等工作，但在录入后，就可以实现一次录入多次使用的效果。并且能够防止资料的丢失或损坏等问题的存在。并且由于损失和丢失现象的减少，并且可以更好的保存，所以能够减少管理的后期成本。

1.3 为各部门提供高效服务

在油田企业中，往往保存了大量的勘探，生产，管理等方面的资料，这些资料对于各部门的工作均有指导其工作，及提高其工作效率，保证其工作质量等作用，所以，档案资料的管理对各部门能够更好地工作具有着重要的作用。然而，以往的档案管理往往存在查阅不方便等问题，如遇到不同部门需要同一份资料的情况，只能通过等待上一个部分查阅完，或复印等方式进行传阅，而这种方式不仅仅浪费资源，也浪费查阅人的时间。而通过建设信息化档案管理方式，不仅仅可以同一份资料不同的部门同时进行查阅，而且还能缩短各部门的等待查阅资料的时间，以保证各部门能够及时的利用到各自所需要的资料。所以通过档案管理信息化建设，能够更好地为各个部门服务[2]。

2 油田档案管理信息化建设的措施

油田企业的档案管理信息化建设应结合油田的实际情况，在注重与时代步伐同步的同时，也应该根据自身的特点进行不断的发展育改革。

2.1 加强领导管理

在油田企业中，如果希望加快档案管理能够更好地进行信息化管理，应加强领导管理。①油田企业的领导应该提高自身的信息化技术知识，只有如此才能更好地监督档案管理工作人员对档案的管理工作，以及能够对档案管理进行信息化建设。②油田企业还应该对档案管理人员进行信息化技术方面的培训，以保证在档案管理中能够更科学、更快捷的进行管理工作。在档案管理的工作中，油田企业的各级领导均应该对其工作进行监督、指导，通过领导的重视使企业中档案管理的工作人员意识到档案管理的重要性，档案管理中应用信息化的重要性。

2.2 加大档案管理投入

在油田企业现有的档案管理系统中，往往存在的档案管理方法仍为传统的管理方式，或者是简单的信息化管理系统。而如若希望能够更好地建设档案管理的信息化，需要更多地经济投入，以保证拥有较为先进的软件、硬件的配套设施，并应该通过已有的软件进行改良，以配合油田企业的自身特点，以保证其系统能够更好地进行档案管理工作。而且，在档案管理中所应用的软件也应该进行的不断更新工作，以保证使用更为科学地、现代地方式进行档案管理。由此可以看出，只油田企业通过加大对档案管理投入，才能更好地保证档案管理工作能够更科学、更高效地进行管理工作。

2.3 引进高端人才，培养人才

随着科技的不断进步，在油田企业中的档案管理工作应用现代信息化技术也成为了必要的管理方式，而在信息化的建设中，主要需要的是计算机技术，这种技术需要更高端地，懂得使用信息化软件的高材生进行档案的管理工作，所以，油田企业更需要招收或培养具有专业能力的人才进行档案管理[3]。而现如今的油田企业中，进行档案管理工作的工作人员往往对先进的软件或管理设备存在不会使用或使用不当等问题。因此，油田企业应该根据企业的自身情况，对档案管理的工作人员进行业务培训，或者引进相关专业的高材生，以提高档案管理队伍的准专业性。并且，对档案管理人员还需要进行专业素质培养，以保证工作人员在进行档案管理中保持高度的责任感，以保证油田企业中宝贵的资料得到较好地保存，并能够随时供企业人员进行翻阅，以保证资料的最大化利用，更好地促进油田企业的发展。

3 结束语

对于油田企业中应用信息化建设进行档案管理尤为重要。通过档案管理信息化建设能够方便检索，提高管理效率、降低管理成本，并且能为各部门提供高效服务。而在油田档案管理信息化建设的措施中应主要注意加强领导管理、加大管理投入及引进高端人才，并且培养人才环节，以此更好地进行档案管理的信息化建设。

参考文献

[1]李桂芝.油田档案信息化建设探讨[J].现代交际，2017（22）：118.

[2]李 鲲.新形势下油田档案管理信息化建设研究[J].中外企业家，2016（24）：218.

[3]吕海民.对档案信息化建设的认识——以油田档案信息化建设为例[J].齐鲁珠坛，2008（04）：45～47+50.

收稿日期：2018-3-15