浅析如何做好档案管理升级后的巩固提高工作

胡兴飞

摘要：传统的档案管理工作都是由工作人员来完成，由于档案资料的种类数量比较多，管理工作是非常复杂的。使用人工操作的方法不但要花费较长的时间，还不能保证工作的质量。在目前的发展形势下，档案管理工作也得到了升级，各个单位的档案管理工作都引进了现代化技术和设备，进行了信息化、智能化建设，有效提高了档案管理工作的质量和效率。但是档案管理属于一项长期性的工作，需要在升级的基础上对其进行巩固提高，这样才能保证档案事业的长远发展。

关键词：档案管理升级；巩固提高；方法

档案管理工作在得到升级之后，引入了许多现代化的技术设备，建立了自动控制系统，减轻了档案管理人员的工作压力，同时也提高了整体的工作效率。但是在这种工作环境中，工作人员出现了思想懈怠的现象，过度依赖自动化系统，对自身工作的责任性降低，导致出现了许多问题。针对这种现象，档案部门需要加强对档案管理升级后的巩固提高工作的重视，采取有效的措施进行处理，从而保证档案管理工作的顺利进行。

一、提高工作人员的法律意识

法律制度在社会的发展中有着不可替代的作用，其可以对各项工作进行约束，维护市场的秩序，保证各项工作的顺利开展。档案管理升级工作想要进一步提高工作质量，也需要将法律法规应用到相关工作中，对单位内部秩序进行有效管理。许多单位在档案管理升级之后，工作人员的工作状态发生了改变，因为升级后应用了许多现代化的技术设备，不再需要大量的人力物力，降低了管理人员的工作强度，让档案管理工作人员的工作变得轻松，这就导致工作人员的精神出现了懈怠，没有对自身的工作进行巩固和完善，而且许多工作人员认为自身的工作水平可以满足档案管理现代化建设的要求，认为管理水平的提升与自身的工作能力没有关系，这种思想和工作态度对档案管理工作的发展有着一定的影响。许多工作人员的法律意识不强，没有将法律法规落实到实际工作中，这就无法保证档案管理工作的质量。

从以上内容可以了解到，工作人员的法律意识与档案管理升级工作的规范性有着密切的联系，需要在管理的过程中加强法律意识的培养，并实施奖惩制度，这样才能提高工作人员对法律法规的重视，在工作的过程中才会严格按照相关的法律法规进行操作。虽然我国已经针对目前的档案管理工作出台了相关的法律法规，但是许多单位却没有将其落实到实际工作中，无法将法律法规的效用充分发挥出来。这就需要相关单位在开展档案管理升级后的巩固提高工作时，要加大法律的宣传力度，提高工作人员的法律意识，让法律制度的作用在档案管理工作中体现出来，同时提升档案管理工作人员的素质水平。

二、提高工作人员的工作能力及自身素质

工作人员在档案管理工作中是必要的组成部分，其是各项工作顺利开展的保证，同时其也决定着各项工作的质量。要想做好档案管理升级的巩固提高工作，就一定要重视人才的培养，建设一个高质量、高水平的人才队伍。并进行工作人员的合理配置，保证每个环节的工作质量。

首先，在人才招聘的过程中要根据单位的需求进行人才的筛选，要选择专业能力强的人才，同时还要注重人才的素质水平和综合实践能力，对人才进行全方位的考虑，确保招聘的人才可以迅速投入到工作岗位中，适应单位的工作环境，保证工作的顺利进行。

其次，档案管理工作是一项系统性的工作，其工作内容比较单一，需要档案管理工作人员拥有足够的耐心。如果出现老员工离职的情况，新员工不能适应档案管理工作的内容，无法对档案信息资料进行有效的管理，就会影响整体的工作速率，而且也不能实现档案资料的有效应用，对其他部门的工作也会造成影响。所以，档案部门在进行人员调动之前一定要做好新老员工的交接工作，保证新员工可以熟练操作各项工作，对档案工作的巩固提高也有着促进作用。

最后，档案管理升级后应用了许多现代化的信息技术和设备，这就要求工作人员有较高的专业技术水平，可以在开展档案管理工作的过程中熟练操作各项设备。相关单位需要对工作人员的技术能力进行培养，让工作人员不断完善自身，充实自己，还要重视档案管理人员素质的培养工作，确保工作人员可以更好的完善档案管理工作，为档案管理升级巩固提高打下基础。

三、提高制度应用水平

对于机关各立档单位来说，根据档案工作的需求，結合本部门档案工作的特点，建立健全档案工作各项规章制度，是实现档案工作制度化、规范化的有力手段。各立档单位，都应建立立卷归档、档案保管、借阅、统计、保密、销毁等项制度以及档案的分类方案、档案员岗位责任制等。同时要把落实这些制度同贯彻、实施《档案法》联系起来。在档案管理制度的执行过程中，要批评有章不循的现象，处理严重违章人员，维护制度的严肃性。从而，发挥这些规章制度在机关档案管理巩固提高工作中的监督和保障作用。

四、提高资料收集水平

每一个立档单位都要根据自己的业务特点，全面地、分门别类地收集相关的资料。这样，不但能丰富档案资料的内容，而且还为辅助档案提供资料开展利用工作，打下坚实基础。否则，资料残缺不全，缺档断代，不但给利用带来无法克服的困难，而且档案工作本身也无法巩固、提高。根据单位业务性质的不同，可以把特点较鲜明，较集中的档案分离出来，设立不同的档案管理区域，由专人负责，在“统一组织形式，统一管理制度，统一工作标准”的原则指导下，实行专门管理，满足不同岗位对档案利用的需要。

五、加大档案开发力度

首先，要变“看堆守摊”的封闭式被动服务为开放式服务。有的档案管理人员工作比较保守，为了管档案而管档案，工作范围狭窄。这些都不利于档案服务功能的发挥。所以，档案工作人员要积极深入到单位的业务工作中去，主动探求档案资料的需求信息，从而全面而准确地提供档案资料。同时，还应根据实际工作需要，有针对性地进行相关档案资料的编研工作，使这种服务更直接，更条理，更有效。

其次，要抓好年度立卷归档工作，对于各种资料都要定期收集到一起，在年末集中装订成卷，使档案材料门类化、齐全化、规范化，这样就能使档案资料更好地发挥效用。三是要结合本部门本行业的特点，认真开展编研工作，对于现有档案史料，进行挑选、加工、编排和评价，发挥档案的经济效益和社会效益。

结语：

档案管理升级工作的有序开展，不仅是对劳动力及社会资源的解放，更是顺应时代发展潮流的社会产物，是提高档案管理工作的先进力量，因此做好后续的巩固提高工作对档案管理来说是必然的。只有单位相关领导将巩固提高工作进行制度强化及管理，才能为管理工作的高效运行打下坚实的基础，从而保证员工专业能力的提高及综合素质的培养收到较好成效，使单位的档案管理升级工作的巩固提高得到根本保障。

参考文献：

[1]刘丽梅.浅析如何做好机关档案管理升级后的巩固提高工作[J].黑龙江史志，2014（13）.

[2]冯秀玲.浅析如何做好档案管理升级后的巩固提高工作[J].青春岁月，2015（19）.