对提高基层城建档案管理水平的探索分析

王二玮 王国强

摘要：在网络信息时代，档案管理进入新阶段，且随着城市开发与建设越来越深入，城市的发展日益加快，推动基层城建档案管理工作进入新时代，如何提高档案管理水平是每一位档案工作者务必认真思考的问题。本文即从城建档案的主要特征着手，探索提高基层城建档案管理水平的策略。

关键词：城建档案；基层档案管理；策略；建议

现阶段，城市建设进程越来越快，城建档案管理工作面临更高的要求，但基层城建档案管理始终难以紧跟城市发展的步伐，需要档案工作者清晰认识城建档案的形成特征，提出工作策略与建议，提高基层城建档案管理水平，使档案管理更好地服务于城市建设与发展。

一、城建档案的主要特征

（一）城建档案有丰富的内容和较强的综合性

站在归档的角度，城建档案涵盖形成于前期准备环节的各种资料，包括可行性研究报告、勘察设计报告；形成于基本建设环节的各种资料，包括施工技术资料以及监理工作资料等；形成于工程竣工之后的各种验收资料，包括相关的录像、照片等。

（二）归档周期长，有较强的连贯性

城市建设工程从立项到规划再到决策等准确工作开始，经过施工直到竣工验收，整个过程往往要经历数年时间，每一个阶段的归档资料不仅有明确的类别，且环环相扣，形成相对独立又联系密切的有机整体。

（三）资料来源较广，涉及众多部门

城建档案广泛涉及规划、设计、电力、电信、消防以及环保等众多部门，它们属于不同管理系统，需要相互之间密切配合.

二、提高基层城建档案管理水平的策略建议

（一）加强数字档案室规范化建设

在信息化背景下，各县区应坚持实行城建档案数字化战略，致力于强化基层城建档案管理信息化建设的人才支撑，投入信息化设备，依据上级档案馆的要求统一安装城建档案系统管理软件，利用计算机高效管理城建档案。在确保城建档案纸质版与电子版接收质量时，还要快速将馆藏纸质档案转换成数字化档案，尽早在线运行、利用所有的数据；大力建设地方城建档案目标中心，统一规范、标准，逐渐形成基层城建档案管理的规范化，且将数字档案室建设纳入基层单位信息化发展规划，与业务系统、自动化办公系统衔接，归档电子文件并加强管理，支持电子政务的推行。

（二）做好城建档案管理基础工作

一方面，丰富基层城建档案馆藏。要想丰富基层城建档案馆藏，就需改变库存城建档案门类不全、内容单一、结构不合理的状况。基层档案工作者要按照相关要求科学制定城建档案管理规劃，在规划的指导下保质保量达成既定目标；强化基层城建档案管理机构建设，健全基层城建档案管理网络，把各种关系理顺，促进各部门之间的协调与合作，同时坚持学习档案专业知识，强化业务指导。

另一方面，做好基层城建档案鉴定工作。鉴定基层城建档案是整个档案管理工作的一个关键环节，对提高城建档案管理水平有决定性意义。城建档案鉴定决定着档案的保存、毁灭，是难度最大的一项工作，因为鉴定基层城建档案时会受到专业特征、地理环境、时间、性质以及城市规模等因素的影响，是一个相当复杂的过程，渗透到基层城建档案的收集、整理以及立卷、保管等全部环节。做好鉴定工作是优化基层城建档案馆藏资源、提高案卷质量、提高档案管理水平的重要保证，但基层单位往往缺乏对鉴定工作意义及作用的重视，导致鉴定工作没能落到实处，处于半停滞状态[2]。这就需要基层单位完善城建档案鉴定机制，专门设立鉴定领导小组、专家小组，制定与鉴定实际相符的工作原则与标准，有机结合平时鉴定、定期鉴定，保证顺利开展城建档案鉴定工作。

（三）建立城建档案知识管理系统

基层城建档案管理是复杂的系统，原因很简单，即忽略对知识的管理，需要建立知识管理系统。基层城建档案管理势必要面向城市建设主题，形成在时间的变化中保持相对稳定的、基于集成管理模式的大型数据库，所以信息化建设是基层城建档案管理的发展趋势。基层单位应致力于尝试依托智能化的管理技术，形成可扩展、可交互操作的分布式数据库，利用互联网提供优质服务，满足用户不同需求，切实提高基层城建档案管理水平。基层单位在建立城建档案管理知识系统时，应综合考虑各部门人员的隐性知识交流，共享资源，通过互联网广泛收集散存于社会的城建档案资料[3]。城建档案知识管理系统能促使城市建设与规划人员应用超文本、多媒体等先进技术手段检索文件和信息资源，同时对需要保密的文档应用电子加密技术，保证基层城建档案信息的安全性。而档案数字化就是采取先进数字化技术辅助基层城建档案管理，让使用者依托计算机实时浏览或联网查询基层城建档案，标准化程度高、通用性和可视性较强、安全性高。将网络虚拟城建档案资源馆藏化则是依托网络链接实现城建档案室的资源共享、文献互借，形成基层城建档案虚拟资源。基层城建档案室之间的资源共享、文献互借不需要纸质档案，档案信息共享更便捷，使用者能在任何地点、任何时间利用网络便捷地使用有关于城建档案的信息，更及时、更准确地获取信息资源，节省大量财力与人力资源。

（四）全面推进基层依法治档工作

国家先后颁布实施了与档案管理相关的诸多法律法规，包括《档案法》《科学技术档案工作条例》《建筑法》以及《城乡规划法》等，这使得基层城建档案管理的改革与发展有了法律依据和法律保障。尤其是住房和城乡建设部颁布实施了《城市建设档案管理规定》《城市建设档案分类大纲》以及《城市地下管线工程档案管理办法》等法和规章，这一系列法律法规的出台在推进依法治档、提高基层城建档案管理水平、促使城建档案工作法制化、科学化、规范化等方面发挥了重要作用。

全面推进基层城建档案管理依法治档工作应从以下几个方面作出努力：一是基层单位要大力宣传城建档案管理的相关法律、法规，宣传城市建设管理中城建档案的重要作用，强化全民管档意识，共同关注城建档案，认识它、重视它，自觉向基层单位报送城建档案。二是成立基层城建档案工作机构，立足实际情况遵守相关法律法规，不管是规划许可还是施工许可、质量监督、竣工验收、办理房产证、规划验收等，均要大力监管城建档案管理，规范各单位的城建档案收集工作与报送工作。三是依据现有法律法规以及基层城建档案管理职能，大力建设执法队伍，提高执法的能力与水平，开展基层城建档案管理执法大检查工作，强化法制观念，提高基层单位依法管档和依法行政的水平。事实证明，采取法制手段全面推进依法治档工作，这是做好基层档案管理工作、提高基层城建档案管理水平的重要途径。

三、结语

提高基层城建档案管理水平、提升基层城建档案服务能力是促进基层城建档案事业健康科学发展的基础。只有立足城建档案特点，着力提高基层城建档案管理水平，才能适应网络信息时代的城建档案管理模式，营造健康的、和谐的档案工作环境，全面推动城建档案事业又快又好发展。

参考文献：

[1]吴学敏. 论如何提高城建档案管理水平[J]. 中外企业家，2016（18）：200.

[2]吴建军. 加强城建档案管理努力提高管理水平[J]. 农家顾问，2015（06）：5.

[3]程秀艳. 对提高基层城建档案管理水平的探索[J]. 城建档案，2017（11）：54-55.

[4]唐华. 如何加强城建档案管理和提高管理水平[J]. 城建档案，2013（06）：25-26.

[5]张四新，温晓棠. 浅谈如何提高基层城建档案管理水平[J]. 科技与企业，2012（10）：21+23.