对新时期干部人事档案管理工作的思考

周凌燕

党的十八大以来，中央对干部人事档案管理进一步从严要求，出台了从严管理干部的系列规定，干部人事制度改革也不断深入，对干部人事档案工作提出了更高的要求，也將干部人事档案工作提到了更加重要的高度。面临新形势、新要求，干部人事档案管理必须转变观念，更加严格地遵守干部工作条例，管好用好干部人事档案，以更好地为党的干部人事工作和中心工作服务。

1 人事档案管理工作中存在的问题

1.1 对人事档案管理的重要性认识不够。人事档案工作是一项默默无闻的工作，不像其他工作那样容易引入注意，也不容易取得明显成绩。长期以来，相当一部分人员包括部分领导干部对人事档案丁作的认识存在一些误区，认为人事档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益，只要不泄密，能查档就行了。因此。一些单位领导往往容易忽视人事档案管理工作，未把人事档案管理工作纳入议事日程，这样导致了人事档案工作长期处于被动应付的状态，难以高质量地为干部队伍建设服务。

1.2 管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。随着人事制度改革向纵深推进，机构调整，内部科室重组，人员竞聘上岗，原有的干部人事档案管理人员的岗位变动，大部分人员没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。而且大多数档案人员身兼数职，对档案工作精力投人不足，日常事务往往只是将材料放人档案盒，没有及时整理归档，严重影响了档案管理水平。在设备配备上，大多采取“因陋就简”、“因地制宜”的原则，融办公、阅档、仓库为一间，既无铁门、铁窗等基本设施，也无其他硬软件设施，防火、防潮、防盗等手段只是停留在较低的水平上。管理手段也较陈旧，利用仍旧用传统的手工调阅方式，由于反复调用原件，阳光多次照射，造成纸张发黄变脆、字迹褪色等现象，直接影响到档案的长期保存。

1.3 人档分离、弃档不用的人员数量不断增加。随着社会的发展，特别是随着人才资源配置市场化，人才流动日益频繁，越来越多的 “单位人” 变为 “社会人”，人才的流动造成成人档分离，弃档不用的人员越来越多。

1.4 人事档案管理的科学化、信息化程度不高。随着科学 技术手段的不断更新，人事档案信息管理系统已得到普遍采用，计算机信息的水平也在不断提高，但有些先进的技术 手段还没有充分挖掘和发挥，计算机技术还没有在人事档案管理中广泛运用。有的单位虽然把个人信息、档案目录输入计算机，但调阅档案等仍习惯用手工操作，无纸化阅档基本没有实施。这样既不利于档案的保管，又影响工作效率。

1.5 人事档案利用工作水平较低，其作用尚未充分发挥出来。对人事档案管理者来说，无论是收集整理，还是鉴别、保管，都是为了提供档案信息利用，服务于干部人事工作，为人事决策提供参考依据。就目前而言，人事档案管理还存在着重保密、轻利用的现象，档案服务开发意识差。即使是利用，范围也有限，查阅的大部分内容是简历、职称、工资等，而且利用的方式也很单一，只有需要者找上门来才提供利用，工作处于一种被动服务的状态。这种重管理、轻服务的现象使人事档案的利用价值低，功能越来越弱化。

2 新时期干部人事档案管理工作的对策与思考

2.1 提高认识，加强领导，进一步做好人事档案管理工作。单位领导应高度重视干部人事档案管理工作，把它放在单位干部队伍建设的高度来对待，并将其纳人议事日程。要建立档案管理领导小组，定期对档案管理工作进行检查、指导、督促，发现问题及时解决。要建立人事档案管理达标升级考核机制，对人事档案工作实行定性定量考核、分级分类指导、等级升降动态管理，进一步推进人事档案工作制度化、规范化和科学化建设。

2.2 加强档案工作的基础建设。要积极争取领导的支持，做好档案管理设施的更新。要建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜；库房内应设置空调、去湿、灭火等设备，达到“九防”安全措施；档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。要加大资金投入，配备先进计算机管理设备。

2.3 加强人事档案管理人员队伍的自身建设，提高管理人员素质。人事档案工作是一项政策性和业务性较强的工作，集服务性与保密性于一体。因此，各级组织人事部门要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治上可靠、作风正派、责任心强的党员从事干部档案工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。主管部门应定期组织培训业务知识，让他们掌握新的知识和先进的管理技术，进一步了解管理档案的重要性，增强责任心，提高档案管理的技术水平。档案员要勤奋学习，提高自身素质与政治觉悟，踏踏实实地做好本职工作，为档案事业建功立业。

2.4 健全管理制度，提高人事档案管理的制度化建设水平。人事档案工作是一项头绪多、琐碎繁杂的工作，如果没有一定的制度来制约，就会无章可循、无所适从。应结合人事档案管理工作的实际和社会现实需要，进一步完善备项档案管理制度，并在抓落实上下工夫。尤其要建立人事档案计算机辅助管理制度，对档案材料收集归档和转进转出档案的管理制度进一步严格要求，更好地阻止虚假材料进档。要完善人事档案案卷整理工作细则，使人事档案案卷的整理更加科学、全面、完整，为干部考察任用提供真实、准确、实用的个人信息。

2.5 注重人事档案材科收集，提高人事档案管理质量。收集人事档案材料是人事档案工作的基础。随着政治经济体制改革的不断深化，干部制度的改革、考察、考核、学历、各种培训、聘任、专业技术职称晋升等需要入档的材料不断增多，给人事档案材料的收集带来了新的要求。档案管理人员必须及时收集与档案有关的各种材料，认真整理，细致鉴别，做到取之有据。对不符合归档要求的材料要及时进行处理，手续不全的材料要退回形成材料的部门进行补办，确保材料齐全完整、手续完备，和真实性态。

总之，随着人事制度改革的推行，既给人事档案事业带来了挑战，也提供了在改革中创新和前进的机遇。我们应该抓住时机，要从制度和观念上更新，按照人才市场发展的基本趋势，采取有效措施，积极探索档案现代管理模式，为人事管理服务好。