浅谈档案信息化建设存在的问题及应对措施

郑婉琪

【摘 要】随着我国科学技术快速发展，我国进入了互联网时代，将信息技术与计算机硬件设备应用到档案管理工作中成为提高档案管理效率的重要方法。但当前我国档案管理工作还存在诸多不足，一方面是档案管理信息化的基础设施较为落后，另一方面是档案信息化建设水平不高，限制了我国档案管理效率提升。鉴于此，本文就当前档案信息化建设的现状和必要展开详细的分析，并提出具体的改进建议，以推进我国档案管理工作又好又快发展。

【关键词】档案管理；信息化建设；问题；建议

引言

信息技术及计算机技术是当前社会的主流趋势，智能终端的广泛应用使人们每天接受大量信息，多类型的数字化信息、多样的数据使信息，资源共享效率也越来越高。档案作为一种重要的信息记录形式在科学技术快速发展的今天，人们对档案管理的现代化和信息化的研究不断深入，使人们以更为便捷的方式实现资源共享，因为档案信息建设所涉及到的内容较多，推动档案信息化建设只有结合档案管理现状，建立档案管理信息化体系，才能将档案信息化建设的优势充分发挥出来。

一、档案信息化建设的内涵

在互联网时代，信息共享方式及数据资源使用方式都发生了变化，计算机设备被广泛应用到档案管理机制中，信息技术成为档案信息资源合理分配、统筹使用的方法，在此，结合时代发展情况，对档案管理的新情况、新原则、新理论重新进行研究，在互联网环境中，更好实现档案信息社会化服务。实现档案信息化建设重点关注三个方面，首先是实现档案信息数字化，其次是实现档案的网站建设，最后是实现数字档案馆建设。

依靠计算机设备代替传统的人工档案管理模式是社会产业发展的必然趋势。根据我国档案部门管理的要求，档案信息化建设对信息资源进行数字化管理，在现阶段，有众多单位先后开始实施档案的信息化建设工作。例如，档案信息网站的建立，利用互联网便能及时快速查询档案资料，这使人们的工作变得更加快捷。但是在档案信息化建设的过程中还出现了诸多问题，比如基础设施不完善，管理层对档案管理工作未全面重视等。在实现档案信息化建设的过程中，档案管理部门应针对现实问题，寻求解决问题的对策。

二、档案管理信息化建设的意义

1.全面提高档案管理效率

传统档案管理模式是以人工的方式对档案信息资料收集、编辑、管理，然后提供给单位使用，员工工作量大、工作效率低下、费时费力。在实行信息化后，自动化、网络化的档案管理只需录入一次便可多次使用，还能通过网络可以实现信息共享。不仅如此，利用计算机还能进行信息统计，制作报表，使档案管理人员的工作效率更高。

2.提高档案信息检索查询效率

传统档案管理模式是依靠人工的方式从大量纸质档案信息资源中查询有价值的信息，信息检索流程过于复杂。档案信息化建设后，档案管理人员可以在数据库中快速查询档案信息。不仅如此，还可以利用数据库进行模糊查询、分类查询，能从众多的信息中找到有关联的信息，提高了档案信息检索效率。

3.提供更高效的档案管理服务

档案管理的信息化建设使档案管理人员能够在个人计算机针对不同需求进行科学化的信息检索，能有效提高档案管理效率。在信息时代，档案管理部门的作用和职能已经不再局限于进行档案管理，而是成为了一个更加重要的信息中心，面向公民提供多种档案管理服务，满足不同用户的信息需求。

三、当前档案信息化建设方面存在的主要问题

1.档案信息化观念落后

目前我国一些管理人员认为档案管理的作用不大，缺乏实用性，于是造成了档案管理事业在先天上的不足，建设经费投入不多，档案信息化建设也仅仅是处于起步阶段。同时，这也导致了档案管理人员的工作意识不强，工作态度不积极，最终导致了档案信息化建设的不完善，无法实现档案信息化的服务职能。

2.档案信息化建设基础设施不完善

实现档案信息化建设要满足一定的硬件条件，包括计算机、区域网络、数据库、服务器等设备，档案信息化管理工作需要完善的基础设施的支持，但是这些基础设施需要大量的资金投入，目前很多单位对于档案信息化建设的硬件设施不全或是规格不同，信息共享和信息服务质量不高。

3.档案管理人员信息化素养欠缺

档案信息化管理需要档案管理人员有较高的信息技术能力，不仅需要档案管理人员具备专业的档案管理知识，还需要熟练掌握计算机。首先，档案信息化管理作为一种现代化的管理方式，对专业技术要求较高，但是我国目前大多数档案管理人员未曾达到这个要求，很多档案管理部门都存在着缺少员工，员工专业素质低的情况，档案管理工作很多都停留在传统的工作方式上，对现代化办公的了解和接触太少。其次，数据库建设及管理人员，程序设计人员较少，这使得档案信息化建设程度仍然很低。另外，档案管理工作是一种信息不断更新，不断发展的工作，在技术层面上，由于我国档案信息化管理的起步较晚，在技术上依赖于外国，这也阻碍了档案信息化建设的步伐。

4.信息安全问题

档案信息化处理虽然好处众多，但是也存在很多安全隐患问题。首先，档案信息化建设要对原有的档案进行处理，一些珍贵的档案保存时间较长，如果处理不当，很容易对档案造成损坏。其次，早期的档案存在很多错印、漏印的情况，这样在进行电子扫描的时候档案还是错的。再次，档案信息化建设以互联网为基础，一旦出现网络故障，若是没有及时备份，会造成文件缺失。最后，由于档案管理人员的网络防范安全意识不高，很容易造成重要信息丢失。

四、推动档案信息化建设的主要策略

1.加快档案信息化基础设施建设

要想推动档案信息化建设，档案管理者要在思想上重视它，加大对基础设施建设的资金投入。要配备成套的计算机设施，并安装专业的软件和与档案信息化管理相关的扫描、打印等设备。只有完善软硬件设施，才能为档案信息化建设提供良好的基础保障。

2.提高档案管理工作人员信息化素养

当前档案管理人员信息化素养有所欠缺，为了应对档案管理任务，档案管理人员应具备良好的素养，可以定期对档案管理人员进行培训，增强档案管理人员服务意识与责任意識。目前档案管理专业人员较少，甚至是通过简单培训就上岗工作，对网络技术了解较少，管理者可以招聘专业的程序设计人员或数据库管理人员，但是最好的解决方案是培养综合型档案管理人员，使之具备专业素质。

3.保障档案信息安全

档案信息化建设过程中的安全性需要人们格外关注，要保障档案的安全性，首先要提高档案管理人员的安全防范意识，同时要有相应的技术支持。作为档案管理人员，要有保密意识。在技术层面上，专业人员要为服务器安装更高级的防火墙，对重要数据进行加密，为了防止数据的丢失，可以用光盘进行备份。

4.建立档案信息化管理体系

档案管理是一项复杂的工作，为了保证档案管理工作的有序进行，管理者要根据法律建立一套完整的档案信息化管理模式，在档案管理的各个流程进行严格把控。管理者还可以建立档案信息的奖惩机制，以防重要信息丢失或泄露。

五、结语

在我国科学技术快速发展的社会背景下，将信息技术全面应用到档案管理服务中，应不断强化档案信息化建设，完善基础设施建设，强化档案管理人员素质，改变档案资源利用方式，树立创新的档案管理理念，应用信息技术强化档案管理服务，全面提高档案管理工作水平，推动我国档案管理事业良好发展。

【参考文献】

[1]孔祥宁.档案信息化建设研究[J].信息记录材料，2018，19（01）：77-79.

[2]曾明权.对我国档案信息化建设实施的理论思考[J].信息记录材料，2018，19（05）：171-173.