探究企业档案信息化建设中存在的问题及其对策

何程

摘 要：现代化水平的不断提升，很大程度上是依靠信息技术与计算机技术为主要推动力的，信息时代下的各行各业都在进行着信息化建设的尝试，其中档案管理在信息化建设过程中逐渐暴露了一定的不足。本文基于这一前提，就企业档案信息化建设过程中存在的缺陷与不足进行分析，进而有针对性地就这些问题提出相应的解决策略。

关键词：档案管理；信息化建设；信息安全

现代企业的信息化建设包括档案信息化管理与办公自动化建设，而在这个过程中，其技术的应用核心就是信息技术与计算机技术。在档案管理方面，企业可以通过信息技术的应用来进一步提高其档案管理效率与管理水平，减少需要消耗在档案方面的成本与投入，为企业的档案信息服务提供更加便捷与高效的模式，同时可以通过行之有效的档案信息化建设来提高档案管理的安全性。

1 企业档案信息化建设中存在的问题

1.1 对于档案信息化建设的认识存在误区

就当前而言，许多企业在档案管理的信息化建设方面存在一定的局限与不足，而产生这种情况的主要原因在于企业对于档案信息化建设认知水平的严重不足。许多企业认为档案管理的信息化建设是一种档案电子化的转换过程，只是一种信息存储方式的转换。在实际的工作中能够认可档案管理信息化建设的便捷性，仅仅将档案资料的信息化管理措施作为一种辅助性管理措施，利用信息化档案管理的便于录入与传输的优势，但依旧将纸质档案管理作为主流方式，不仅没有减少纸质档案管理中的不必要投入，还降低了档案管理的质量与效率。另外，当前的企业在开展档案管理信息化建设的过程中，还存在档案管理队伍专业性不足的现象，档案管理人员的整体素质较低，影响档案管理工作的顺利开展。

1.2 档案管理信息化建设的规范性标准匮乏

部分企业在实际的档案管理工作中，并没有及时转变工作模式与管理理念，仅仅是将档案管理工作着眼于电子档案的收集与管理方面，缺少专门的档案管理信息化系统，影响档案管理质量与效果，将档案管理的信息化建设，仅仅看做一种电子文档处理方法、档案管理工作流程来看待，并没有将档案信息化建设作为一种系统性的工程来加以考量。就目前而言，我国大力提倡档案管理的信息化建设，并且出台了相应的管理办法与政策法规，但在实际的应用中，这些政策法规还存在一定的局限性，对于企业的档案管理信息化建设而言，缺少实践价值。主要问题体现在：其一，档案信息化管理模式的应用缺少规范化与系统化的标准；其二，现有的管理办法与法律法规的应用无法适应时代的高速发展，没有根据不同的产业行业与企业运行模式制定差异化的标准规范。

2 企业档案管理信息化建设的重要策略

2.1 转变对于档案管理信息化建设的错误理念

针对当前企业档案信息化管理机制的建设，要积极转变传统的档案管理理念与管理模式，看清当前的企业建设与发展形势，明确企业管理的实际需求，采用信息化手段来有效提高档案管理信息化建设水平[1]。在这个过程中，企业领导者与档案管理部门要做好自身定位工作，明确企业发展的实际需求与实际考量，明确档案管理信息化建设的重要性，积极谋求建立专业的、独立的企业档案管理信息系统，通过该档案管理信息系统有效加强企业档案管理信息化建设的专门性与专业性。同时，企业需要加强对于时事政治与时代主流的关注与了解，明确社会发展的主要方向，积极学习先进的管理理念，以信息技术为支撑，推动企业档案管理信息化水平的提升，并且通过进一步提高信息技术与信息化设备的投入，减少消耗在纸质档案管理中的物资成本、时间成本、空间成本投入，进一步提高档案管理质量与效率。

2.2 建立规范化的信息化档案管理标准

企业在开展档案管理的信息化建设的过程中，还需要建立行之有效的档案管理信息化标准规范体系，建立科学合理的档案管理系统。就目前而言，我国国家档案局已经发布了档案行业标准《归档文件整理规则》，对企业档案管理通过提出了规范化的整理规则，但相较于主要发达国家而言，还未能形成健全而完善的标准规范体系。为此，企业在开展档案管理的信息化建设的过程中，就需要企业根据自身发展的实际需求，结合企业未来发展建立相应的档案管理信息化规范标准体系。为此，企业在开展档案管理的信息化建设的过程中，就需要对于国家的相关制度规范与行业标准有明确的了解，以此基础开展行之有效的档案管理信息化建设。在这个过程中，企业还可以充分参考发达国家与大型企业内部档案管理信息化建设经验与模式，积极引进先进的管理理念与管理技术，推动企业档案管理的信息化建设水平的有效提升。

2.3 加强企业档案信息化管理的人才队伍建设

企业在开展档案管理信息化建设的过程中，需要明确档案管理信息化建设的主要局限与限制，就目前而言，人才的局限是影响企业档案信息化管理的重要因素，为此就需要加强企业档案信息化管理人才队伍的建设。信息时代，企业的档案信息化管理不仅要求把档案信息保存好，还要实现对信息技术的有效应用，通过信息化档案管理来减少企业消耗在档案管理与资源配置方面的成本，进一步提高企业档案管理的经济性。为此，企业需要积极引进在专业技术与专业能力方面更加突出的人才，通过引进专业技术人才来进一步加强企业档案管理信息系统的建设与完善。

企业还需要对当前的档案管理人员进行行之有效的专业培训，加强档案管理人员与大型企业之间的沟通与交流，积极谋求与大型企业之间的合作，定期派员进行相互交流与沟通，以考察先进的档案管理信息化建设模式。另外，還需要加强对于档案管理人员的信息化水平与专业技术的考核与培训，建立良好的考核机制，制定合理的考核指标，对于档案管理信息化建设过程中的人员表现进行考核与评价，就其中表现较好的人员给予一定的奖励，对于表现较差的人员采取一定的惩处措施。

2.4 加强对于企业档案信息化建设中的安全性管理

就企业档案管理的信息化建设来说，尽管在很大程度上可以提高其档案管理效率与管理质量，但同时也会带来一定的信息安全威胁，基于此，企业在开展档案管理的信息化建设的过程中，需要注重档案管理的安全性。一般来说，在企业初步开展企业档案信息化建设时，需要留存相应的纸质档案，制定相应的双轨并行制，通过纸质档案与电子档案的并行管理来有效减少档案资料的遗漏与丢失。而这个过程并不等同于上文所述的对于档案管理信息化缺少信心的情况，而是在考虑到自身在技术应用与信息化建设水平方面的不足，将纸质档案的管理作为一种保障措施。另外，在实际的信息化建设的过程中，要加强信息技术的安全应用，通过自动化的数据备份与病毒防护措施，结合严格限制的档案信息访问权限，以实现对于档案资料的安全管理[2]。

3 结语

在信息时代下，要想进一步推动企业的向好发展，推动企业信息化水平的提升，就需要制定行之有效的档案管理办法，大力推动企业档案管理信息化建设水平的提升，就需要转变对于档案管理信息化建设的错误理念，建立规范化的信息化档案管理标准，加强企业档案信息化管理的人才队伍建设，加强对于企业档案信息化建设中的安全性管理。

参考文献

[1]张华.企业档案信息化建设存在的问题与对策探析[J].中国高新区，2018（09）：221.

[2]靳秀华.关于企业档案管理信息化建设的思考[J].兰台世界，2014（S1）：72-73.