对档案管理的认识及队伍建设的探索研究

郭淑琴?张浩

摘 要：随着中国经济的快速发展和改革开放的不断状大，档案管理工作也随着经济的发展发生着质的变化和飞跃，随着对档案管理工作要求的提高和利用率的增加，档案管理队伍建设中存在的问题逐渐暴露出来。本文对档案管理的认识与档案队伍建设进行了初步探讨，并简要阐述了加强计划生育档案管理的重要意义，以计划生育档案管理工作为例对档案管理队伍建设对策进行了分析。

关键词：档案管理；队伍建设；探索；计划生育

随着社会的进步和发展，档案管理在现代化管理当中起着承上启下的作用，对档案管理要有正确的认知度，不断吸收档案管理的研究成果，总结经验指导新形势下的档案管理工作，培养管理人员的责任感，从而激发管理人员的热情。计划生育档案管理是我国计划生育工作的重要材料。但是，由于多方面的原因，我国当下的计划生育档案管理中还存在着一些问题，如内容虚假、手段落后等等。这些问题的存在都给我国的计划生育工作带来的一定的阻碍。因此，在新时期对于计划生育档案管理的研究是十分有必要的。随着人口和计划生育工作的快速发展，对人口和计划生育档案管理工作提出了更高、更严、更新的要求，加强计划生育档案管理，探索新形势下档案管理工作的新思路、新方法、新途径，进一步提高计划生育档案管理水平，对人口计生工作顺利开展、促进经济社会又好又快发展具有重要的意义。

1 对档案管理的认识

1.1 对档案管理认识的不足

长期以来，许多人们都认为，档案只不过是几张纸而已，几个文档而已，档案管理工作只是一个可有可无的部门，档案管理工作只是整理和保管一些过期的文件，或者活动、项目的资料而已，跟历史有关，产生的价值不是太大，只是简单的劳动和保存而已，从而限制了这项工作科学化、创新化的发展。在配备档案管理人员时，好多是一兼多职，档案管理人员对自已工作也缺乏职业道德和责任心，使档案管理工作严重产生失位的现象，使大量的历史资料缺失，大量反映重要改革和科研成果归档不及时，造成了流失，给后期的管理工作带来麻烦，甚至会产生重大的事故和损失。

1.2 转变观念，提高对档案管理的认识。

做为档案的管理人员要转变自已的意识，把认为档案管理工作长期存在的工作意义不大这个错误的观念彻底消除掉。加强高层领导自身对档案管理工作的重视程度。充分认识到档案管理工作对整体工作良性发展的重要意义，把提高档案管理工作的科技建设和创新发展并入在总体的重点工作内。另一方面还要对档案工作人员的思想进行教育，使其内心对档案管理工作的重要性要认可，才能改变工作态度，做到认真负责，增强自己的工作责任感，全身心的投入到工作中去，加强与同行业的先进管理技术进行交流和沟通，吸收先进的管理经验，丰富自己的专业素养，从而提高效率，保质保量的完成工作任务。

2 档案管理的队伍建设

2.1 对档案管理干部素质的基本要求

在档案的手工管理时代，档案工作者主要充當着档案保管员的角色，负责对档案的保护、整理与提供访问文件的作用。但在，在当前的档案信息化条件下，档案工作者必须尽快进行新的角色定位，努力提高自身素养，以适应新的工作环境。只有这样，才能向社会提供高素质的档案信息与知识服务的文件。档案管理人员的业务涉及面广，首先要有沟通能力，档案管理人员要和本单位的所有部门人员打交道，要使自已的工作顺利进行，要协调沟通争取各方面的支持，其次是综合文字能力，档案管理工作相当一部分直接与文字打交道，要有较强的文字综合概括能力和文稿写作能力，再次是综合管理能力，现代科学技术的发展，数据信息和互联网的应用取代了传统的手工操作，对档案管理队伍熟练应用计算机相关知识进行数字化信息服务，对档案管理队伍提出了更高的要求。管理人员是计划生育档案管理工作好坏的最终决定者。所以，在新形势下，必须要加强相关工作人员的培训，从而使得工作人员具有较强的业务水平。

2.2 以计划生育档案管理工作为例谈档案管理队伍建设的提升途径

1）实行标准化、规范化的工作程序和方法。要提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序与方法，即要求档案管理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要按照统一的程序和科学的方法进行工作。首先要全面普查案卷。一般的计生档案由于多年来未作全面的清查，加之划分保管期限不准，不可避免地存在许多重复或无查考价值的文件，所以首先要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。其次要重新组合案卷，实现案卷规范化。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。最后要统一分类号，保证检索查全率。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。其中，还要重要的一点是规范题名，保证检索查准率。

2）分认识人口计生档案在人口计划生育工作中的重要作用，把人口计生档案管理工作摆到与宣传教育、政策法规、科技服务、计划生育协会等人口计划生育业务工作同等重要的位置，纳入主要议事日程，给予必要的投人，解决所需经费，为档案工作改善环境创造良好的条件。各级人口计划生育部门档案管理人员要更新观念，从人口计划生育工作法制化、规范化、制度化的高度出发，做好人口计生档案管理工作。

3）加强档案管理人员队伍建设。大部分单位计生档案管理人员多是由老、弱、病的女同志承担，文化素质不高、档案专业知识缺乏、实际操作能力差等现象较为普遍，影响档案管理水平的提高。为此，必须做好以下几点：

（1）重视高素质复合型人才的培养。信息时代档案工作的特点要求档案人员应该是既善于档案管理，又具有较高的计算机水平和良好的信息处理能力、合理的知识结构，掌握现代信息技术的高素质“通才”。为此，档案人员的素质培养工作应该着重提高档案人员的管理能力、创新能力和对新技术的吸纳、整合能力在提高全面素质上下功夫。

（2）重视档案人员的在职培训。要积极组织档案人员参加业务培训和技术学习班，提高档案人员的知识结构和整体水平，并注重增强档案信息观念和提高档案信息服务的能力。在实施教育培训时，要采取多形式、多层次的办学模式，突出针对性和实用性，在培训内容上做好需求调研，将培训内容与实际工作相结合，针对不同岗位人员的工作职责和素质要求，制定相应的培训方案。

（3）合理调配人才。优化人才结构。将不同专业、学历、年龄、职称的档案人员进行科学整合，充分发挥各类人才的整体优势，形成合理的人才结构，并使不同层次的档案人员互相配合、互相影响，利于整体效能的发挥。

3 结语

档案管理队伍建设，就是以人为本，依靠高素质的人才推动档案工作的发展，面对档案管理工作方式的改革和信息服务的多样化，全面提升档案管理队伍的素质，建立复合型人才，促进档案管理工作持续性发展。

参考资料

[1]蒙田.图书馆管理工作中的心得体会.[J]教育科学.2016.02

[2]赵欢.有关档案管理人员职业素养培育的探索.[J]人力资源管理.2016.11

[3]张永和.人口和计划生育档案工作的科学管理 [J].经济研究导刊，2016.09.