浅谈企业如何做好合同管理

曹克阳

【摘 要】在市场经济条件下，所有企业从事生产经营活动最终都表现为企业与其他企业或经济组织之间的经济合同关系，即运用经济合同这一特定的法律形式来实现，并且成为企业联系市场的纽带。然而，管理不严格给企业造成损失的现象十分突出。因此，加强企业合同管理已引起众多企业的高度重视，列入了管理的重要议事日程。笔者就这个问题浅谈一下。

【关键词】合同管理；法律顾问；合同签订；合同履行；纠纷；控制

一、企业合同管理的概念和原则

对于合同管理，其中订立、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；审查、监督、控制是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。全过程就是由洽谈、草拟、签订、生效开始，直至合同失效为止。企业在实施合同管理时，必须坚持以下五项原则：（1）依法管理原则；（2）全面管理原则；（3）全员管理原则；（4）协作管理原则；（5）注重效益原则。

二、现代企业合同管理中存在的主要问题

（一）合同签订阶段的问题：

1、合同主体不当。

2、合同文字不严谨。

3、合同条款不平等。

4、合同内容不完备。

5、违反法律法规签订无效合同。

6、事后合同未能彻底杜绝。

容易出现事后合同的情况有：

（1）、合同标的已经切实履行甚至履行完毕，合同还未立项或正在审批之中；

（2）、合同项目才批下来，合同还未谈妥，价格及部分条款还存在争议，合同标的已经开始实际履行；

（3）、有的单位为了承揽工作量，未及时进行合同立项及合同项目谈判，但实际已经对外提供了劳务施工，使的合同办理非常被动，往往被迫接受一些不该接受的条款。

发生事后合同，往往会造成合同立项、谈判、审批及结算上的被动局面，甚至还会出现经济纠纷，给企业造成不必要的损失。

（二）合同履约阶段的问题：

1、应变更合同的没有变更。在履约过程中合同变更是正常的事情，问题在于不少负责履约的管理人员缺乏这种及时变更的意识或者追究对方违约的意识，结果导致了损失。

2、应当发出的书函（会议纪要）没有发。在履约过程中及时地发出必要的书函，是合同动态管理的需要，是监督履约的一种手段，可惜这一点往往被忽视。

3、应鉴证确认的没有办理鉴证确认。履约过程中的鉴证是一种正常行为。但有些管理人员对此并不重视，当合同结算时，也因无有力证据而结不到应该得到的收入，给企业造成损失。

三、解决企业合同管理中存在问题的对策

（一）建立健全合同管理体系

首先，由于合同本身的特征，决定了合同不同于企业内部的生产、人事、财务等管理工作，已超越了企业自身的界限，使之成为一种受法律规范和调整的社会关系，涉及大量的法律专业问题，所以合同应由企业法律顾问部门管理，企业法律顾问具备专业的法律知识。其次，对合同实行分级、划块管理，各业务部门和所属各单位作为合同二级管理单位，由他们负责本部门、本单位的合同立项和履行，并向法律顾问部门定期汇报有关合同的执行情况。

（二）建立健全合同管理制度

要使合同管理规范化、科学化、法律化，首先要从完善制度入手，制定切实可行的合同管理制度，使管理工作有章可循。企业通过建立合同管理制度，做到管理层次清楚、职责明确、程序规范，从而使合同的签订、履行、考核、纠纷处理都处于有效的控制状态，体现全面管理原则。为此，我公司建立了完善的合同管理办法和招投标管理办法、市场准入管理办法对上述问题做了明确规定，问题的关键是执行力问题。

（三）加强合同管理的具体内容

合同管理应做好如下几项工作：

1.加强合同管理人员的培训教育。可根据企业与市场的实际，组织合同管理人员在职学习。每个企业都应培养较出类拔萃的合同管理人员，所以应选择热爱社会主义、工作出色、有发展前途的骨干进有关院校深造。通过以上途径，全面提升企业合同管理人员的素质，包括他们的思想水平、法制水平、语文水平和业务能力。

2.加强重大合同审查管理。把对企业的生产经营活动和经济效益影响大的合同挑出来，做为合同的重点管理对象，从合同的项目论证、对方当事人资信调查、合同谈判、文本起草、修改、签约、履行或变更解除、纠纷处理的全过程，都由法律顾问部门参与，严格管理和控制，预防合同纠纷的发生，有效维护企业合法权益。

3.加强企业动态合同管理过程。合同管理大体可分为四个阶段，即合同签订准备阶段的管理、合同签订阶段的管理、合同履行阶段的管理和合同履行后的管理。这四个阶段既相对独立存在，又有各自不同的内容和特点，同时，各个阶段之间又有着密切的联系，不可分割，共同构成一个完整的管理过程。

4.加强合同签订准备阶段的管理。承办单位做好签约准备阶段的管理工作是签订好合同的前提和基础，应采取谨慎、严肃、认真的态度，做好签约前的一系列准备工作，确保合同的顺利，达到预期的目的。

5.加强合同签订阶段的管理。从合同签订前的准备阶段到合同签订阶段，这就意味着合同的签订已进入实质阶段。合同一经依法成立，就具有法律效力，当事人必须严格履行。为了使合同从订立时起就具有合法性、真实性和可行性，避免和减少履行过程中的纠纷和不利因素的出现，必须做好合同签订阶段的工作。

6.合同审核。合同内容丰富多样，合同的条款可以从几条到上百甚至上千条。因此，对任何一个合同的审核，都应做到有的放矢，对主要的内容和重要的条款作主要的审核。合同的主要内容，根据合同法的规定，主要包括：当事人的名称或者姓名和住所；合同要履行的标的物；标的物数量；标的物质量；的物价款或者需要支付的报酬；履行期限，履行的地点和履行的方式；违约责任；解决争议的方法。

7.草签合同。在双方当事人协商一致的基础上，按照法律规定和双方约定，拟定书面合同文书。拟定合同文书要做到：文字工整通顺，语言表述准确，责任明确清楚，避免出现歧义和误解。合同文书拟定以后，还应该进行必要的审查把关，看是否与本企业的财产、生产能力相适应，是否具有可行性和科学性。如经审查，认为切实可行，最后双方签字并加盖单位公章或合同专用章，合同成立并生效。

8.合同履行阶段的管理。（1）建立合同台帐，落实合同任务。（2）监督检查，保证合同实现。（3）违约纠纷的及时处理（4）審理结算。

四、结论

企业合同管理是市场经济条件下企业管理的一项核心内容，企业管理的方方面面都应围绕着这个核心而开展。成功的企业合同管理，是把合同的权利义务按职能分工分解到各部门，由各部门去履行属于自己职能范围的权利义务。只有这样、合同管理才能真正到位，履行责任才能真正落实。可以说，企业合同管理是一个系统工程，需要各子系统、分系统共同配合。合同管理比其他管理更需要信息沟通和处理。

【参考文献】

[1]国家工商行政市场规范管理司编《合同法与合同管理》工商出版社 1999年3月

[2]国务院法制办公室编《法律法规司法解释全书》中国法律出版社 2005年3月

[3]赵旭东《合同法学》中央广播电视大学出版社 2000年12月

[4]李显东《民法教程》中国人民公安大学出版社 2003年1月