如何做好数字化档案管理

惠高峰

摘要：随着现代科技的发展，信息规模的巨大膨胀和云时代的到来，传统的档案管理模式已经远远不能满足档案管理的需求，本文围绕管理过程中问题，讲述了数字化在档案管理中的作用。

关键词：数字化；档案管理

中图分类号：G271 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）018-0123-01

数字化时代已经慢慢的走进我们，随着信息云时代的来临，档案的管理也必然发生重大的变化，信息的数字化已经成为一个必然的趋势。纸质档案已经完全不能满足现代科技发展的需求，数字化已经成为当今世界档案管理的必然。“数字化档案管理”的关键首先是信息转换为数字，也就是信息的数字化，什么是数字化，指将用纸张、磁带、录像带为存储介质的以前的资料，通过现代化的技术手段转变成现代的存储文件即数字文件，再利用现代数字存储管理技术将图片和索引字段存储于大规模数据库中及各种大容量存储介质上，通过现代计算机的查询技术迅速检索，可以发布到各种数据平台，实现“数字化档案”管理。

档案管理数字化有着传统管理模式无法比拟的明显优势，首先是在存储的信息数字化方面，管理活动计算机化及采用先进数字化的存储方案，更准确、安全、更加标准、可视、支持异地查询和实时浏览。虚拟化的资源管理方式，可以通过计算机网络建设大规模的数字信息资料库，利用互联网技术，使得不同区域的档案馆之间实现信息数据的共用。互联网及计算机的普及让信息资源智能化管理变为可能。使用者运用超文本链接及多媒体技术进行快速检索，对一定机密级别的档案还可采用数字加密方法进行加密处理。不同地方的使用者可以随时随地通过使用计算机轻松方便的快速查找自己需要了解的档案信息，不仅大大降低了人力物力和财力方面的损耗，同时，信息存储时间長，准确性高，可供使用者实时查询。

档案的数字化管理已经成为一个趋势。如何做好档案的数字化管理，便成为档案管理的核心。首先，对档案工作者要加强培养与培训。过去的档案管理重视了藏，轻示了用，现在为了能使档案活起来，变静态为动态，管理人员在档案管理中要充分使用信息资源管理的专业知识和信息技术等相关手段对档案信息数据资源进行更为科学和高效地开发利用。由于计算机技术的加入，这就需要要求工作人员学习和掌握相关的计算机知识和操作方法，特别是计算机技术、数字加密技术、网络应用技术、现代化档案管理，从而用来提高档案工作人员操作水平，最后，强化档案工作者技能水平。对档案工作者分层次进行培训及档案专业知识教育，同时突出现代信息技术的应用的培训，将档案工作人员努力打造成一支不仅能掌握和充分利用计算机先进技术的团队，同时，也具备现代创新意识。

当前，我们面临着的首要问题是信息传统化与数字化的关系。如果想要解决档案数字化过程中的大量出现问题，比如数字化过程中，录入的正确性和迅速检索的方法、档案的保密级别的划分与档案不同开放对象的选择、信息与数据资源共享与资源的隶属关系等问题。包括传统档案与数字档案关系，传统档案的大部分的内容是以纸为载体的，与载体关系紧密，凭证作用和法律效力较强。只是传统的档案存储需要占用大量空间，且能存储的信息量却相对较少，随着时间的流逝，传统的存储介质也很容易丢失和缺损。数字档案的信息存储就有了很大的不同，信息的内容通过现代技术手段变为数字，存储在磁盘、光盘等载体上，读取信息要通过计算机等一些专有设备，虽然存储量大、节省了空间，但在信号转换成数字信号过程中，由于载体，存储介质、技术操作等因素的影响，容易造成信息的丢失或缺损，但是却不容易发现，因此需要进行核对，又由于电子技术的发展，对电子档案真实性的鉴别有一定的难度，所以还要建立电子档案加密鉴别技术。因此，为了确保档案管理的安全性和准确性，可实行同时存储两套相同档案，此外在保存一份备用的纸质档案以便不时之需。

档案管理部门应该充分的认识到现代科技发展的速度，积极主动的去改变现状，这就要求必须加大档案现代化进程的投入：首先就是要充分投入时间去参与支持，准备资金购置先进的装备，挖掘和培养能力较强的管理人才，同时进行相关方面的培训和审核；其次，作为领导应该更加重视档案管理工作和员工诉求，认真听取工作人员进行的汇报事宜，从而才能了解档案管理工作时的进度，才能更清晰、准确的制定之后相应的工作要求和准则；最后，领导要重视和加强档案管理机构间的学习，取长补短，共同提高。

目前，随着我国计算机网络的充分普及，信息数据时代已经到来，同时也意味着对档案管理部门提出了更高的要求，如何能够充分的利用现代的科技手段，从而提高档案管理水平和效率已迫在眉睫。随着国际互联网络建立及更多的数字平台普及，数字化管理已经成为必需，信息爆炸时代对档案管理工作方法提出了新要求，迫使档案管理发生了质的变化，数字化档案管理理念和技术已经开始全面的铺开，档案管理人员必须要改变传统的思维方式和工作的方法，努力学习新知识和新技术，加强档案管理软件的学习和操作能力，为社会的发展提供更加高效准确的档案服务。