办公室现场管理优化研究

陈杰

摘要：现场管理是对现场进行管理，提高工作效率的基本方法，企业现场管理水平的高低就直接关系到企业的整体实力。在办公室现场管理中，运用“5S”管理方法可以提升企业的效率和管理水平，从而提高企业在市场中的核心竞争力。

关键词：现场管理；5S；企业效率

中图分类号：F270 文献识别码：A 文章编号：1001-828X（2018）018-0113-01

一、相关理论综述

凡是企业用来从事生产经营的场所，都称之为现场。如厂区、车间、仓库、运输线路、办公室以及营销场所等。现场管理就是对现场的生产要素进行管理和优化，以提高效率和目标。现场管理的内容包括以下几个方面。

1.消除浪费。必须实现，才能实现目标，布局合理，速度更快，成本降低，质量提升为目的。

2.落实现场管理职责，解决现场问题。对于负责任的工作人员，身体和精神健康和工作安全，好的工作状态非常重要，如果工作中带着不好心情也会给工作带来不良影响。管理责任确认通过简单的方法，让每个人都可以判断现场的正常状态，并按照标准方法快速解决异常情况。同时，对未来可能出现的异常问题进行防范，从而进一步提高现场管理水平。

3.合理应用每位成员。即使每个人的能力都很好，但是如果没有良好的配合，来充分发挥集体的力量，只运用个人的战斗力，完全不利于完成任务，也就不可能完成任务。班组长应掌握每一位员工的特点，掌握他在现场的组织和作用，现场管理的目标是完成当前和未来的生产任务，这就要求团队领导必须建立一个合理有效的现场管理组织，发挥所有员工的现场智慧和能力，走向奋斗的共同目标，这是班组长的主要任务。

4.治理现场。创造地面整洁、生产秩序井然，物流畅通，将生产人员、物资和设备协调到最佳状态的良好作业（工作）环境，是现场管理的重要工作，同时也是作业时不可缺少的前提条件。

二、案例分析

针对办公室现场管理案例的优化，本文以四川某数据资讯公司为例。改公司是为客户提供大型各类档案、工程图纸、各类票据、缩微胶片、古籍、图书期刊等文献资料的海量数字化加工服务。案例分析的该办公室进行档案档案服务工作大致流程包括，档案熨平、整理、编页、扫描、图片处理、编纂目录和装订成册几个步骤。

1.现场管理问题

在整个流程中，公司并没有专门按照优化意识去安排现场的运作，通过观察发现并总结该公司办公室运作现场出现的一些问题。

（1）在整个办公室，现场的管理工作非常混乱，设备堆放混乱，档案暂存无序，如暂存档案的箱子堆放在过道里。

（2）现场存在安全隐患。各种物件肆意摆放，烧水壶，饮水机与插线板随意摆放，饮水机旁漏在底板上的水没有清理。工作地面的电源线混乱不堪，在过道被踢来踢去。

（3）工作效率低。用来转移档案的可滑动的小柜子堆满了档案，需要用到柜子转移档案时再来清理，档案年份较多，但是并没有按照年号进行分类摆放，十分浪费精力和时间，降低了工作效率。

2.改进建议

整个办公室非常混乱，对于现场，认为可以从如下几点进行改进。

（1）采用5s（整顿、整理、清扫、清洁和素养）对办公室和工作台进行改进。首先清理过道，将暂存档案的箱子放在同一个地方，整齐摆放；其次，整理工作地旁和饮水机旁的电源线和插线板，避免出现安全隐患。清理运输柜里的档案，方便取用柜子时而不必清理堆放的档案，并且没有放在柜子里的档案应该堆放整理，按照年号合理摆放。

（2）定置管理

首先，编纂目录工序的档案是放在电脑主机上的，这样不仅导致工作台混乱，还不符合双手作业原则。电脑主机应该放好，档案应该规划位置，放在桌面上双手应取得地方。其次，规划办公室区域，固定每个物件的摆放位置。办公室出现过老鼠咬坏档案的情况，究其原因是因为，员工中午休息使直接在自己的工作台就餐，没有打扫干净，还有员工在办公室吃零食的情况，这种情况应该不允许发生。对于就餐问题，应该在饮水机的角落专门划分一个就餐桌，饮水就餐在同一个地方，饭后打扫干净，保持整个办公室的清洁卫生。

（3）目视管理

在整个档案处理的流程中，降低效率最大的因素就是寻找档案，某一年的档案在哪一个箱子，没有在箱子上贴上标签，应该将档案按年号放在固定的箱子里。在办公室里，柜子与箱子都混合放着处理过和未处理过的档案，应该用柜子来储存处理过的档案，箱子用来暂存未处理完的档案。在柜子的隔层上都贴上年号标签，便于寻找档案。

（4）ECRS优化原则

ECRS分析法工业工程学优化方法，用于对运作流程进行优化，以减少不必要的工序，达到更高的生产效率。ECRS，即取消（Eliminate）、合并（combine）、调整顺序（Rearrange）、简化（simplify）。该办公室的优化有如下几个方面。

合并：在原有工作中，熨平的节拍较快，因为有些资料并不需要熨平，而后续流程节拍相对较慢，可以采用合并原则，将熨平与整理合并在同一个工位；

取消：取消原工序流程中编页和扫描之后的两项检查工作。由于在图片处理阶段时，是一张一张处理图片的，完全有充分的时间检查编页是否出现问题，并且由于页码与图片名称一样，很容易檢查出来是否有漏扫的页码。

简化：在扫描、图片处理和编纂目录都需要用到计算机操作，扫描人将扫描出来的原始图片交至计算机主机，图片处理人员又将主机里待处理的原始文件复制到自己的计算机，处理完成后提交再次提交到主机，整个步骤异常繁琐，传递文件通过计算机局域网实现交互，但是图片存储空间大，多次复制占用时间长，导致效率底下。简化建议是对办公室主机进行远程控制，扫描人员将原始图片扫描到主机，图片处理人员远程控制主机，直接对扫描图片进行处理。这个过程都是在主机上进行的，没有原来繁琐的复制或者提交过程。

三、结语

运用工业工程的5S管理、定制管理、目视管理和ECRS优化原则，对以四川某数据资讯公司的档案处理办公进行优化，大大提高了工作效率，并且避免了不必要的安全隐患，从而快速完成企业目标。