浅议建立数字化档案管理体系的方法措施

张春惠

【摘要】在社会组织变迁中，档案是其参考的重要文献，必须要进行档案管理，这样才能把握社会的发展变化。我国传统的档案管理工作开展中有很多的问题，在一定程度上对纸质档案管理的价值也产生了冲击。基于这样的社会背景，要高度重视档案管理工作，推动我国数字化档案管理体系的建立，实现档案管理工作的数字化，充分发挥档案的价值。

【关键词】数字化；档案；管理体系；措施

随着科学技术的发展，档案管理的环境已经发生了很大的变化，要想适应现代社会的发展，档案管理必须要建立数字化体系。但现阶段档案管理中的问题也要重视起来，要先解决档案管理中遇到的问题。

一、档案管理的现状

（一）存档意识淡薄。目前我国公民的存档意识淡薄，而且很多人不配合存档工作，他们认为档案是他们工作经历和荣誉的记录，如果将其存档，自己使用时就会有很大的不便，严重影响了自己的使用。档案的提档相对比较复杂，虽然保证了资料的真实和安全性，但是在提供资料时人们都不够积极，加大了档案资料收集的难度。目前我国档案资料非常庞大，加大了管理人员的收集难度，对于每个人的信息收集、录入、处理等一系列的工作，都需要档案管理人员进行处理，其工作量非常大。而为了保证管理工作的顺利进行，管理人员大多“闭门造车”，使得信息收集和整理工作难度更大。

（二）管理技术落后。各个时期每个人的档案都有不同的变化，这不仅加重了管理负担，也使得管理难度大大增加，单一的档案管理软件难以进行信息资料的有效规整。而且随着档案归档内容的不断增多，其总量越来越大，缩短了其存放周期，原有的档案管理技术已经难以与目前的档案管理工作相适应。虽然管理人员的素质相对得到了提升，但对于规范档案工作及其现代化发展作用还比较小，必须要革新档案管理的技术，实现管理工作的规范化、科学化和系统化。

（三）管理人员素质不高。目前我国的档案管理人员的综合素质和职业技能还需要继续提升，如果工作人员工作粗心，不能解决专业性的问题，在日后的工作管理中就会产生非常严重的影响，使得其工作交接和后续工作开展存在困难。

二、建立档案管理数字化体系的方法措施

（一）制定工作目标。在档案管理中要制定工作目标，运用“科学、实用、适用”的原则确定工作中的长期目标和近期目标。在确定长期工作目标时，要进行各方面的综合考虑，提高管理工作的质量和统一性，减少资源浪费。而近期目标要注重其实用性和可行性，在基础业务建设中进行档案整理时，要有一定的标准，通过运用电子计算机进行档案的著录和标引。在体系建立中，要运用数字化技术进行馆藏档案和新归档档案的数据处理和分类归纳，提高其工作效率，也可以区分新旧档案的数据，及时进行旧档案的数据更新，提高其信息的准确性。在馆藏档案管理中，要运用数字化技术进行数据信息的归纳，并在此基础上进行分析，对重要的档案进行数字化处理，及时清理库藏档案，如果档案资料失去了保存价值就要根据程序报批销毁，提高管理工作的效率。

（二）实行统筹规划。目前我国的档案管理部门经费还不够，必须要在这样的条件下进行统筹规划，制定档案硬件设施建设的方案，逐渐增加相关部门的设施设备。在完成其硬件配置后，也要结合管理人员的计算机操作能力和素质进行不同的人员配置，提高管理工作的效率。在硬件设施配置中，要将高配置服务器和低配置终端相结合，服务器要用高配置的新机，终端可以使用配置比较低的旧机。在档案数字化建设中，也注重其工作效率的提高，可以一边投入，一边建设，实现档案管理的部分数字化到全部数字化。在建设网站时，要先建设档案管理的宣传窗口和服务窗口，推动其管理工作的数字化进程，让人们可以直接在网上进行相关档案信息的查询。

（三）加强员工培训。要建立数字化的档案管理体系。必须要提高档案管理工作人员的综合素質，尤其是其计算机操作能力，挖掘具有计算机操作能力和档案管理的复合型人才，优化档案管理机构中的人才结构。同时档案管理机构要加强对员工的培训，定期选送优秀的人才去专业培训班进行培训或自行组织员工培训，鼓励管理人员积极学习，不断提高自身的综合素质和业务素质，加快复合型人才的培养。

（四）加大资金投入。建立数字化档案管理体系必须要加大其资金投入，这样才能为档案管理机构提供现代化的硬件设备，配合其开展数字化的管理工作。目前档案管理机构的资金渠道只有财政，这与档案馆的工作性质有很大的关系，难以创造物质财富，使得其没有创收的渠道。因此，档案管理机构必须要得到领导的重视和支持，让政府部门意识到档案管理工作的重要性，这样政府才会增加档案管理的预算经费，为档案数字化管理工作提供资金保障。

三、结语

作为全国档案事业的一项重要工程，档案管理工作必须要改变传统的管理观念，积极推动其数字化体系的建立。因此，要及时解决现阶段档案管理工作的主要问题，对于其淡薄的存档意识、落后的管理技术和管理人员的素质水平等等问题，要在数字化体系建立前解决，并将信息技术运用到档案管理工作中，加快档案管理机构硬件设备建设，提高管理工作的工作效率，保证档案信息的安全性。通过建立数字化的档案管理体系，不断提高档案工作的管理水平，推动我国档案管理体系的发展。

【参考文献】

[1]杜鹏.浅谈数字化档案管理体系的建立[J].黑龙江档案，2012（3）：65.

[2]孙莉莉.浅议学校档案数字化建设[J].兰台世界，2015（s2）：34-35.

[3]王丽勇.探讨高校档案管理创新及档案管理数字化问题[J].赤峰学院学报（自然版），2014（3）：164-165.