浅析医院实物档案整理

张爱娥

【摘要】本文通过对实物档案的分类整理进行分析，了解实物档案的类型、种类，为医院的修书、编志提供了依据，起到了很重要的作用。

【关键词】医院；实物档案；整理

实物档案与其他门类的档案一样，都能够真实地记载和反映医院的各项工作活动。同时，也为撰写院史、大事记、年鉴提供依据和凭证。实物档案内容丰富，特殊性强，收集、整理和保存它们，具有现实意义和历史意义。医院实物档案从某种程度上体现着医院的发展史和光荣史，有着不可替代的地位与作用。

一、医院实物档案的种类范围

医院实物档案是一种特殊的档案资料，这是通过特殊实物为载体逐渐建立和形成的资料类型，其涵盖的种类范围极为多样，包括在医疗、护理和科研过程中所收集得到的信息证件、荣誉证书、奖状、光荣册、锦旗、奖牌、匾、工艺品、雕塑、印章、上级领导题词、字画等内容。随着医院工作模式的不断转变和优化，医院实物档案的规模及范围也在不断拓展。针对医院实物档案进行收集和整理，是实现医院管理发展信息有序化的重要举措，这同时也能够直观反映医院自身的发展历程，对单位内管理状况、科研进展以及精神文明建设等方面都能有着更为全面的把握，进而能有效推动医院管理事业的长效发展。

二、实现医院实物档案的科学整理

（一）明确医院实物档案的整理范围。为了更好地提升档案整理工作的实效性，首先需要明确实物档案的整理范围，有的放矢地进行针对性收集和整理。目前医院荣誉性实物主要有奖状、奖杯、光荣册、荣誉册、证书、锦旗、奖章、奖品、奖牌、匾等带有明显荣誉性质的实物；公务活动中获赠的纪念品，如花瓶、雕塑、工艺品等；上级领导或知名人士的题词、字画等；本院自形成以来所使用过的牌匾，使用期已结束或损坏需更新的各种印章，以及其他有保存价值的实物等。

（二）明确医院实物档案的整理模式。在医院实际工作开展的过程中，实物档案的产生和形成具备一定的随机性。因此档案管理工作人员需要基于前文所提及的实物档案范围，进行实时追踪和及时管理。首先需要运用科学方法对大量实物档案进行分类。一般而言可采用二级分类方法，即先按物品的类型分为科研方面的奖状、奖牌、荣誉证书；非科研方面的证书、锦旗等。每一件实物为一卷。按年度分装盒或者摆放在展示柜展示归档，无须编卷内目录，只需编写案卷号，按时间顺序编一个流水号，例如可将实物档案统一采用“年度号—分类号—目录号—件号”进行规范标识。另外需要悬挂和展示的，在填写案卷目录时要标明存放位置。案卷目录须在档案专用管理软件上著录，经常利用的奖状、证书等要进行全文扫描，以方便查询利用。

（三）明确实物档案的清晰标识。为了进一步优化实物档案的整理效率，可在医院各部门之间构建一体化的档案整理平台网络，将档案的形成、收集、整理、归档和开发利用过程形成流程化的体系。各部门之间形成协同机制，同时还可设置分管档案管理员，进行关联部门的实物档案收集，以此统一汇总到档案室进行规范化整理。基于此可进行实物档案的标签粘贴工作，以便于明确区分和管理。在明确实物档案清晰标识的过程中需要考量许多因素，首先标签不能阻碍实物外观和位置的统一性。其次标签需根据不同实物的材质进行粘贴，如锦旗可粘贴在横穿锦旗的挂杆内。第三，标签所在的位置需要凸显出来，以便于查看和利用。档案管理人员需定期进行核查，以防出现标签脱落、褪色或损坏的情况，如有出现需及时进行修复。

（四）明确实物档案的开发利用。推动实物档案的科学整理也是为了更好地开发和利用。在此基础上建立实物档案集中保护和管理的专用库房，以此更好地展示实物档案，在进行妥善保管的同时还能作为展示平台，实现宣传教育的重要功能。在开发和利用的过程中，可按照实物特点、实物级别、时间顺序等进行排序和归档放置。另外在当前信息化时代，为了适应时代发展需求，也可在建立实物档案管理的过程中实现电子化的信息管理，建立有效的实物归档目录和检索平台，这样能在开发和利用过程中极大提升工作效率，有效实现实物档案的共享和利用。

三、对医院印章档案的整理

在医院实物管理类目中，印章档案是极为特殊的资料形式。以我院印章档案整理工作为例，我院自1890年成立，有127年历史，这期间经历过无数次历史沿革，发生了很大变化，先后更改过很多名字，废弃的印章也很多。为了使这些印章有序地进行整理，工作人员也下了一番功夫，自己设计的存放印章的木制盒子，分门别类地进行整理。这些印章见证了我院的发展，起到了较大的作用，保存起来仍有很大价值。印章按排列顺序编大流水号，编写案卷目录，在白纸上拓印一下，并注明，编号用口取纸贴在印章把上，同案卷目录对应一致，每个印章为一个登记单位，分别著录顺序号、印文、启用时间、废弃时间等。

四、结束语

实物档案是医院档案管理的重要组成部分，应重视实物档案的管理，提高实物档案的总体管理水平，发挥实物档案在医院发展建设中的作用，为医院各项事业的发展服务。

【参考文献】

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