探讨怎样做好医院档案利用工作

李建成

【摘要】医院的档案利用工作是医院管理工作之中十分重要的一个部分，随着当前医疗卫生改革的逐漸深入，医院需要高度重视医院的档案利用工作，加强对档案的统一管理。本文根据笔者多年的工作经验，提出了关于医院做好档案利用和服务的几项建议，以供相关人士进行参考。

【关键词】医院；档案；利用；工作

医院完善档案利用工作，对强化医院的档案服务功能以及促进医院健康发展具有重要作用。医院需要高度重视档案的利用以及开发工作。医院的档案主要包括声像档案、会计档案、设备档案、人事档案等，强化档案利用对于医院的建设意义重大。

一、丰富医院的档案室藏

在医院的档案利用工作之中，若想实现档案室的社会功能，必须具备丰富的档案室藏。就目前医院档案管理现状来说，一方面缺乏对档案质量的重视；另一方面缺乏信息资源的完整性。针对上述问题，医院档案管理者应做到：第一，全面认识丰富档案室藏的含义。档案管理人员一直以来对丰富档案室藏缺乏全面的认识，片面地将其理解为增加室藏数量，忽略了对档案质量的要求。丰富档案室藏，不是无目的大幅度地增加室藏量，不是追求档案数量的壮大。丰富指的是丰富档案的种类，丰富档案资源，其前提是确保档案的质量。第二，结合多种方式做好档案收集工作。丰富档案室藏的一个重要方式就是征集档案。档案征集工作在时间上具有一定灵活性，在范围上具有广阔性。档案征集的工作人员要主动出击，深入挖掘征集线索，要将征集范围扩大到全社会。档案征集是一项复杂而繁琐的工作，具有长期性和连续性的工作特点。档案征集要求从业人员必须具备对工作的责任心、对被征集者的耐心，以及对档案价值的判断力。征集人员应结合多种方式，及时收集信息以确定征集目标，确保收集到的档案具有保存价值。

二、提高医院档案编研水平

档案编研就是以档案室所藏资料为主要对象，以满足社会档案利用需要为主要目的，在档案研究基础上进行的参考资料编写、档案文件汇编、专著撰写以及编史修志的工作。档案编研是开发利用室藏档案资源的有效方法，其水平和质量关系到档案部门社会影响力的发挥。从目前状况来说，医院档案室编研水平的提高需要以下两个方面入手：第一，增强编研力量。当前医院档案室在编研工作方面还存在一些问题，如医院管理层对档案室缺乏重视、档案工作人员配备不得力等。编研工作的周期比较长而且见效慢，其对外部条件的要求也比较高，需要大量人力物力财力的投入。医院管理层要从档案室的机构设置、人员配备和职能安排上入手，加大对编研队伍人才和物资的投入，为顺利开展编研工作创造条件。第二，提高编研质量。编研工作的目的是向社会提供档案利用服务，是档案利用的一项重要的基础工作。编研人员在工作中必须遵循实用性的原则，提高编研产品质量。在信息时代的背景下，编研人员还需要掌握基本的计算机知识、网络知识以及操作技术，切实提高自身的知识水平和专业素质，为实现现代化的档案管理而努力。现代信息技术在编研工作中的应用有助于撰写出使用价值高、实用性强、便于传播的编研作品，也有助于实现档案室的社会功能。

三、提高档案室现代化设备管理水平

高效以及准确的计算机技术对于提升档案室功能具有重要作用。第一，对于计算机需要进行严格管理，从而提升档案管理工作效率。目前，虽然在档案室引入了电子计算机，并且已经录入较多的档案信息，各种专题目录也已然编制，但是，总体而言并未实现计算机化的管理。这主要是由于计算机相关管理软件应当进行必要的完善和改进。另一方面，很多领导对于计算机的重要性缺乏重视，认为只是一种现代化的摆设，依然存在一部分的领导对于计算机管理档案的迫切性缺乏清醒认识。因此，档案室的工作效率总体偏低，这样就严重影响社会功能的发挥。第二，对于医院的档案信息网需要加强建设，从而促使档案信息的资源共享尽快实现。其中，档案是一种重要的信息，因此，为了发挥档案管理的作用，应当加强对于信息网络的建立健全，这是促使档案室尽快实现社会功能的重要手段。此外，需要在医院内部建立完善的信息网，并且需要设置档案在线的服务，档案信息需要实现资源共享。与此同时，档案信息的安全保护需要高度重视，应当切实保证档案保密性以及安全性，有效避免网上泄密、侵权以及违法行为，一方面提高医院档案管理工作效率，另一方面，提升医院形象。

四、进一步提高档案工作人员的能力以及素质

在新的历史时期，相关档案工作人员需要将身心投在社会之中，将自己知识以及才学等奉献给社会。因此，档案工作人员需要具备良好的新形象，以及需要具备较高档案管理修养、情操和气质。相关档案人员需要具备良好的职业道德，通过自身的行为以及形象赢得社会的认可以及人们的敬重，这样提高档案室在社会上的地位，有助于档案室更好实现社会服务功能。除此之外，相关人员需要高度重视档案管理的相关知识，尤其是现代化知识，其中，档案管理的现代化涉及很多方面的内容，比如计算机软硬件、数字影像技术、扫描、存储技术等，因此，这需要档案人员具备较高的素质以及能力才能掌握。

五、结语

综上所述，结合多年的档案室工作经验，笔者认为，医院需要高度重视档案管理工作，为了充分利用医院的档案，需要丰富医院的档案室藏、提高医院档案编研水平、提高医院档案室的现代化设备管理水平以及进一步提高档案工作人员的素质。

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