浅谈信息时代对档案管理工作的影响

刘明瑛?刘艳洁?庄甸珍

【摘要】数字时代催生了许多新的工作方式，数字档案管理就是其中之一。为了适应社会的这一变化，档案管理人才培养的方案应该有所变化，本文对档案管理工作在信息时代下的影响与变化进行分析。

【关键词】信息时代；秘书档案工作；影响对策

一、信息时代对档案管理工作的影响

（一）对档案原始记录性的影响。在电子文件形成后，根据工作人员的操作，存贮到计算机自动化系统中，方便档案人员以及技术人员共享信息数据。因此，这样就使得电子文件便于修改以及复制，并且可以说，这样的复制形式几乎是一样的，没有丝毫差别，原始稿本记录也不会多次出现，给管理工作者带来了很大的便捷。由此形成的电子档案的原始记录性的内容与形式特征，最终便不复存在，文件与档案之问不再有明显的界限。因此，这样档案的原始性和真实性就无法得到保障，档案的本质属性在认识方面发生了变化。

（二）对档案收集归档的影响。可以说，与纸质文件的收纳归档相比，电子文件从很大程度来说更是一项如同工程般的工作。因为电子文件的收集、积累的方法和要求是与纸质文件大为不同的，其繁琐体现于系统的操作。电子文件是信息化时代的产物，是数学化的，让其储存在电脑储存器内，通过网络传播的形式，传递于四方。这种存档方式可以说是绿色环保且是永久不变的形式，属于无纸环境。并且从查找系统来说，它是可以随时查找，增减文件信息内容的，当电脑归档储存系统完毕后，一切繁琐的事情就变得比较简单了。

（三）对档案保管工作的影响。传统的纸质归档的保存，需要让纸张和字迹处于安全的环境。为保证电子档案的可利用性，对于具有保存价值的电子文件，除了适时生成的纸质文件，还必须将电子文件与相应的纸质文件等拷贝且一并归档，这种实质性的影响结果带来的效益是无可厚非的。因而，现代信息技术条件下的电子档案的保存工作，是需要运用许多新技术、新思想，确保电子文件，或者说是档案信息的安全和识别的再次出现。包括两个方面，一方面是保护电子档案的物理载体，另一方面是对各种电子档案存储载体的运行环境和保管环境的保护。

二、信息时代对档案管理工作的变革

（一）文件概念的变革。在当下的信息社会中，信息资源有着强大且重要的地位。联合国教科文组织的国际档案理事会有关调研报告指出：“文件和档案是构成国家信息资源的基本要素和重要成分。”因为，信息时代的变革，档案的管理工作也跟着产生巨大的变化，电子文件的产生也是时代进程的必要表现，它的众多特点不言而喻，它对于原生载体不再“从一而终”，文件信息可以以独立的形态选择不同的载体进行交流和传输，与之前我们所熟知的纸质文件有很大的不同之处。

（二）档案管理的变革。1.更为快捷方便。减轻人力、物力、财力是这种档案管理方式的最终效益，在知识经济下提升运作效率也是其另一特质。现代网络强大的计算机系统，为电子文件的归档提供了无比快捷的管理手段，简单易于操作。给予储存路径提供不可描述的空间，以及快速的途径。免除了立卷归档、检索查找的困难，从而减轻了工作者的劳动力度与强度，提高了归档的质量以及检索的效率。这种信息化产物另外的效益，则是废除了手动建档的枯燥工作形式。在这种处理方式中，文件档案管理工作在计算机上进行分类操作，就可把按“卷”立卷归档，改为按“件”整理归档。可以发现这种电子文件归档的形式，是可以实现随机管档，就可将过去的集中立卷，改为平时随时整理立卷。从一定角度分析，这种方式间接分散了工作量，提高了立卷管理质量，从而可以讓档案及时归档，便于检索。使文书档案的管理在提供利用服务时，能够发挥出更好的时效价值。2.更加注重档案的智能控制。档案管理工作中的两个重要手段是实体控制与智能化的，无论在传统纸质的文件时代，还是在电子文件时代，其两个方面都是共同需要的，但是在不同的历史阶段，知识经济产物不言而喻，各行各业的变化，都是时代经济的产物。它们在档案管理具体工作中具有不同的工作方法，体现不同的特点，也在不同时期、不同方面发挥着不同的作用。这样管理文件档案，其实从某种角度来说更有利于文档的保密。计算机管理将其改为单份文件提供利用，利用者就无法接触其他无关的文件，从而达到了文件保密的要求。

三、结束语

总之，在信息时代，档案管理一定要从基本问题出发，在利用信息网络技术的前提下，提高文秘人员的工作意识，进而从根本上运用信息技术所带来的便利，提高档案管理与信息保密水平，这是档案管理最为重要的目的。

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