简议企业音像档案管理的现状及对策

汪友波

【摘要】企业音像档案作为专门档案的一种，在当前形势下，音像档案管理工作方法亟待创新，特别是在档案管理手段发生翻天覆地变化的背景下。音像档案管理工作必须与时俱进，紧紧跟随档案管理的变革，其中专业人才是第一要务，要进一步提高音像档案管理人员的素质。

【关键词】音像档案管理；音像档案工作；问题；对策

企业音像档案是指企业以及个人从事经济活动的过程中直接形成的，具有保存价值的，以声音或者影像方式记录信息的历史记录。包括照片、胶片、光盘、U盘、硬盘等。

从形成过程和本质上来看，音像档案与纸质载体档案是一致的，是具有保存价值的历史记录，并且都来自于实践活动。但两者的根本区别在于音像档案是以胶片、FLASH芯片、SD卡、TF卡或者数字化信息等特殊载体构成的，因此它在功能、处理方式上有着独特性。在存储方式上，音像档案有一定的特殊性，而且辅以文字说明，所以它是图文并茂、音像并行的历史记录。

企业的发展日新月异，在各种经济活动中形成了大量的音像档案，很好地服务了企业中心工作。事实上，很多企业音像档案管理工作存在以下现象：较低的归档率、偏差的库房条件、不规范的管理等，对企业音像档案的保管及利用十分不利。因此，采取必要措施，加强音像档案管理工作迫在眉睫。

一、音像档案管理的现状

（一）录音录像设备的管理。随着新技术的发展，新产品的更新换代，企业的录音录像设备都能紧跟形势，实现了现代化办公，配置了录音笔、数码相机、数码录像机、摄录以及编辑软件等等，极大地满足了日常宣传工作的需要。但是，许多企业缺少录音录像设备管理制度和使用办法，导致无法规范管理录音录像设备，不能有效发挥其应有的作用；可能录音笔在这个部门，摄像机在那个人手中，用起来满地找，不用的时候束之高阁，无人问津。甚至平时没人充电，用时发现设备没电了等。有的管理人员不确定或者变动频繁，致使设备不能发挥应有的作用。最终造成没有完整记录一些重要活动内容，给以后音像文件归档留下了隐患。

（二）录音录像设备归口人员。目前，企业中使用录音录像设备的人员主要是宣传人员，一般有两类情况：一是属于管理部门比如宣传归口部门；二是属于档案部门。宣传人员作为录音录像设备的使用者，直接从事生产音像文件的工作，决定着音像文件的数量和质量。但是宣传人员中存在着“一好一差”的现状。“好”表现在人员配置较好、年纪较轻、学历较高；“差”表现在从事宣传工作专业技能差、时间不久及知识储备不够。有的人不知道音像档案是什么，认为档案就是政府、上级来的红头文件，而在平时工作中产生的录音、录像等音像文件，认定拍完、录完就算完成工作了，不需要归档；还有人具有照片是谁拍的就归谁的思想，报社、电台、网站使用并发表后就算完了，如何处理这些音像文件完全与他人无关。由于这些人员缺乏归档意识，全局观念匮乏，仅仅考虑本人以及本部门使用的便利，在个人或部门内部长期保存音像档案，档案部门统一保管成了口号。尤其是使用人员和归口部门的变动，造成音像档案的管理混乱或缺失，导致企业档案的不齐全不完整，音像文件的质量实在不敢恭维，凡此种种对音像档案的保管和利用十分不利。实践证明，宣传人员的专业知识及技能的不足，加上认识上还存在误区，致使音像档案管理不规范，需要时再“临时抱佛脚”，毫无用处。是什么导致音像档案管理混乱？究其原因并不复杂：1.体制机制不完善，没有集中统一管理音像档案。管理制度不健全，或者有的企业虽有管理制度，但落实不到位，监督措施缺乏。2.缺乏归档意识，仅将归档停留在口头上、挂在墙上。音像档案的归档要求和时效性与纸质档案完全不同，例如文字说明等基本信息，如果填写不及时，日后就是摄影者本人也难以说清楚。本来是很珍贵的音像文件，却没有及时归档而失去其应有的保存价值和利用价值。电脑硬盘空间有限，相当一部分人都是录了新文件覆盖了旧文件，原始文件没有及时保存归档。另外，有的珍贵音像档案保存在部门或个人手里，为了自己使用方便，往往不愿交给档案部门。究其原因，主要是归档意识不够，忽视音像档案管理。3.保管手段和库房环境原始。音像档案的保管对环境的要求很高，企业的档案部门要配备专门的音像档案库房或音像档案专用装具，符合恒湿、恒温、防磁等音像档案保存要求。许多企业将音像档案存放在文书柜内与其他档案混存，致使一些光盘老化、硬盘损坏、U盘不能正常读取等、这些都不利于音像档案的长久保存和提供利用。4.收集困难、归档率不高。由于音像档案来源广泛，档案部门不能及时掌握录制时间、内容及数量，事后才知道发生了什么，被动收集。5.企业重大活動音像档案严重流失。许多企业召开重大会议，组织重要活动，都有专人录音、录像，产生了大量具有保存价值的音像文件。并且有一些在纸媒体上发表或在新媒体上发布，但是在档案部门却难以找到这些原始记录。原因主要有：一是不集中统一管理档案，相关工作人员都是从各部门临时抽调的，每人负责一块工作，牵头人或者部门没有站在全局高度统一协调、规范音像文件的形成，活动结束后，音像（包括文书、实物等）档案流失理所当然。二是档案部门或者档案人员没有全程参与此类活动，无人关心音像文件归档时间和质量控制措施，造成音像档案的流失。三是相关人员没有经过归档培训，加上管理的缺乏，又造成音像档案的流失。

二、加强音像档案管理工作的对策

（一）加大宣传力度、提高档案意识。搞好档案工作不仅是档案部门的事，更是企业全员的事，领导重视是做好档案工作的前提条件。每年6月9日是国际档案日，为吸引更多人关注档案、走近档案，帮助员工认识档案价值、增强档案意识，一是开展主题征文活动。二是定制档案宣传材料。三是邀请专家举办档案专题讲座，举办档案知识竞赛等活动。四是各企业根据国家档案局国际档案日系列宣传活动及上级主管单位“档案宣传活动月”宣传活动，通过多种形式，组织开展本企业档案宣传活动。

（二）健全制度，实现音像档案规范化管理。一是建立健全音像档案管理制度，确保档案的完整、准确、系统，为有效保护和利用企业档案资源，依据国家相关法律法规并结合企业实际情况，制定《特殊载体档案管理办法》等制度，保证音像档案纳入归档范围，使得音像档案管理工作做到有章可循，责任明确。二是规范业务流程，实现音像档案工作“三纳入”。将音像档案工作纳入企业各部门年度工作计划，按照档案管理的要求，将档案工作纳入企业管理流程；按照质量管理体系标准的要求将音像档案管理纳入企业ISO14000管理体系中，进一步规范音像档案管理各环节的工作。

（三）强化监管、提高业务培训的深度和广度。一是提高对宣传人员有关专业知识和技能的培训。宣传人员的业务水平直接关系到音像文件的质量好坏，可以采取“请进来、送出去”的方法，请专家老师来企业为员工授课，将相关人员送出去参加培训和学习，提高摄录业务水平，同时纳入归档内容的培训。二是对档案人员的培训要加强。支持档案人员申请评聘档案专业技术职务，选派档案人员参加继续教育培训或者更高层次的专业学历教育，培育一支高水平的专业化档案人才队伍。完善奖惩激励机制，确保应收尽收，奖罚并举。

（四）信息安全、实体安全，两者都要做到，力求妥善保管。企业需建成符合要求、设施完善、功能全面，能够满足工作需求的库房，健全库房安全管理制度和应急预案，加强对库房及档案流转过程中的精细化管理。照片、音像、电子文件等特殊载体档案，要用符合保管要求的档案装具单独存放，并进行数字转换，尽最大努力延长档案的寿命。企业档案部门应配备电子文件、多媒体等电子信息档案相适应的设备和运行环境，以确保可看、可读收集的电子文件、多媒体等电子信息。

（五）全面出击、突出重点，完善收集归档工作。企业应依据国家（含地方）、行业的有关标准、规程规范，结合本企业经营管理范围和业务活动的具体情况，制定音像文件归档范围和保管期限表，并随着企业发展和业务的拓展加以调整和完善，确保归档范围与经营活动相适应。加强对照片、音像等特殊载体档案的收集归档工作。关注重点人员、重点岗位、重点部门，比如宣传人员、录音录像设备管理人员，档案部门要做好与职能部门工作联动，无缝对接。

【参考文献】

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