地震应急事件资料归档工作的实践与思考

文/山西省地震局 刘敏娟

一、 开展地震应急事件资料归工作的现实意义

档案是一个地区、一个单位的历史记录，具有不可替代性和唯一性。在地震应急事件发生后或模拟地震事件演练过程中形成的大量文件资料，经收集整理归档后就成了地震应急事件档案。地震应急事件发生后建立的档案资料既是地震应急活动的真实反映，也是地震研究的重要依据，既为分析、研究本省地震发生的背景成因、孕育规律、未来趋势提供判定依据，也为应对未来地震灾害事件的决策指挥、抗震救灾积累实践经验。模拟地震事件演练过程中形成的档案资料也具有十分重要的作用，我省近年来模拟演练的多为山西地震带内的历史大震事件，这些模拟演练档案资料既让应急人员熟悉了历史地震再现的灾害规模、应对措施，又为突发危机状态下若通信、电力严重受损不能正常工作时积累了参考资料，尤其是地震应急指挥技术系统不能快速产出应急专题图件时，模拟演练时产出的系列应急专题图件就可以为政府领导决策指挥发挥参谋和助手作用。总之，地震应急事件档案资料将对今后工作查考、历史研究、经验借鉴以及完善地震应急工作机制都具有十分重要的应用价值。

图1：资料清单图

二、地震应急事件资料收集组卷归档的方法

地震应急事件档案属于科技档案中关于地震应急档案的重要组成部分。其表现形式既有文件、批示、简报、报告、纪要、大事记，也有专题图件、工作照片、音频视频等记录载体。地震应急事件资料档案记载内容既有向上级报告的震情速报、灾情报告、决策指挥建议、趋势会商报告、应急应对处置工作报告，也有向新闻媒体、社会公众的震情灾情信息通报、新闻通稿、抗震救灾工作动态简报；既有上级领导作出的抗震救灾批示指示，也有动员全社会全系统开展地震应急响应的决定和通知。因此，在收集整理组卷时应遵循地震应急事件资料的形成规律和表现特点，找出组卷的科学依据与内在联系，力争实现检索的便捷性和档案的系统性。

（一）地震应急事件发生后的资料收集归档。自1999年大同阳高5.6级地震以来，我省一直未发生5级以上强有感地震事件，继2010—2011年3个4级左右地震后，2016年相继发生了3次4级以上强有感地震。强有感地震发生后，我局档案管理人员都及时收集、整理、建立了地震应急事件资料档案。本文以2016年3月12日运城市盐湖区4.4级强有感地震为例，简述地震应急事件资料收集组卷归档的思路与做法。1.印发做好资料归档的通知和资料清单。此次地震发生后，我局档案部门也非常重视此次地震事件资料的归档工作，及时向局应急指挥部“五个应急组、一个现场指挥部”下发归档通知和资料清单。通知内容涉及收集范围及归档要求，并细化了标准，明确了归档时限。资料清单是根据《山西省地震局地震应急预案》给局应急指挥部“五个应急组、一个现场指挥部”规定的职责任务及资料产出要求，专门制作而成的。2.向资料产出方主动收集。这次地震发生后，我局启动了四级地震应急响应级别，我们重点关注了局应急指挥部监测预报组、值守信息组、应急协调组、灾情收集组和现场指挥部都根据灾情规模产出的资料。但按照《山西省地震应急预案》事权划分标准，这次地震属于运城市政府负责领导指挥的地震应急事件，运城市政府及市地震局的应对资料也是我们收集的重点。在应对地震事件的应急工作结束后，会产生大量文件、报告、图片等。如何将这些相关资料加以分类、汇总、整理、归档，主动收集、及早介入在档案工作中就尤为重要。3.认真整理组卷归档。收集到的这次地震事件资料内容多、涵盖面广，有国务院、省委、省政府、中国地震局的领导批示，有报纸、网络、微信、新闻媒体的实时报道，有地震部门产出的震情灾情报告、震情会商意见、地震应急工作动态及总结报告等资料。我们按资料产出的主体进行了组卷，并制作成电子文档形式进行存放，共形成档案14卷、41件、520页，其中，图纸2张、光盘7张、照片34张。档案是一个工作的缩影，从此次归档情况可以看出各级领导很重视地震应急工作，而每一个应急工作组对待突发地震事件尽职尽责，最终产出的地震应急资料档案也很全面，为我局防震减灾事业应对突发地震应急事件积累了一定的工作经验！

（二）模拟地震事件演练过程中的资料收集归档。我省位于地震活动频度高、强度大、分布广的地震带。近年地震活动进入一个相对平静期。为提高我局决策指挥及应对处置能力，局党组提出并实践了“以演练代实战”的地震应急工作思路，尤其自2014年已连续4年组织开展全省地震系统模拟应对重大地震灾害事件的联动实战演练，所以在模拟地震事件演练过程中就产生了大量需要归档的资料。本文就以2015年9月15日全省地震系统模拟演练吕梁市汾阳市发生6.5级地震应急事件为例，简述模拟地震应急事件过程中资料归档与真实地震应急事件的异同之处。1.收集整理组卷。这部分工作与真实地震事件应对相一致。经整理后总体可以分为7大类：文件资料、总结、报告、值班信息、电子图件、光盘、照片，按照发生时间顺序依次排列进行归档共形成档案4卷、87件、187页、图纸15件。此次演练涵盖面广、组织实施细致，资料的收集归档也相应全面，包括从公布应急演练方案到实施演练结束后的有价值的资料。2.必须要进行资料取舍。真实地震应急事件是地震应急活动的真实反映，应对过程中产生的资料要原汁原味整理归档，而对待模拟地震事件演练过程中形成的档案资料，必须要进行取舍。虽然我局模拟的多为我省的历史地震，但灾情收集组收集汇总的资料是模拟虚构的，可不必作为归档对象的重点，从减少档案存储空间这个角度来讲也是有利的。而值守信息组、监测预报组、应急协调组、后勤保障组和现场指挥部所产出的应对资料却是有保存和利用价值的，尤其是监测预报组、应急协调组产出的震源机制解图、震区地震构造及历史地震分布图和地震应急专题图件、决策指挥工作建议等，在突发危机状态下就可以直接借阅使用，为真实地震应急事件应对工作起到参考、对比和补充作用。3.增加有预设的模拟情景事件的应对资料。我局每次模拟演练都要预设大量模拟情景事件，这些情景事件既借鉴了四川芦山7.0级、康定6.3级、云南鲁甸6.5级等国内多次地震灾害事件的应对处置的经验教训，也结合了我省市县三级地震应急工作的实际，更贴近实战。这次演练共预设有66个情景事件，如，现场指挥部分析汇总的“本次地震灾害特点”和各市地震局模拟起草完成的“加强本市地震应急工作的通知、市政府领导的应急职责任务明白卡、针对特定事件应对媒体的解释说明、模拟召开投资环境依然安全的专题座谈会”等事件场景的文字稿件，都是贴近实战、积累范本的有效尝试。这些范本修改后即可上升为地震应急事件的文字模板，统一推广，这些范本整理成为档案后也可为未来应对突发地震灾害事件工作起到指导、借鉴和参考作用。

三、启示与思考

通过不断整理地震应急事件档案，我们积累了管理地震应急事件档案的实践经验，同时也发现问题、得到如下启示与思考：

（一）地震应急事件资料档案是否可看作专题类档案进行管理。目前，虽然档案业务人员将地震应急事件资料档案划入科技档案类别来组卷管理，但我们认为地震应急事件资料档案不能简单地按照传统档案分类要求组卷，因为它既不是文书档案，也不是科技档案，可以将其看作专题档案。

（二）探索地震应急事件档案多样化的组卷方法。目前，我局对地震应急事件资料的组卷是按照产出资料的责任主体和时间顺序进行组卷的，但查找检索的便捷性不是很高。我们对于地震应急事件的组卷也可以探索尝试多样化的组卷方法，可以按地震应急事件内容进行组卷归档，如，可以将地震应急事件所有领导批示文件全部组成领导批示卷、将地震应急事件所有灾情内容组成灾情报告卷，以此类推，这样既节约了查找检索利用档案人员的时间，也提高了我们档案管理人员的工作效率。

（三）地震应急事件档案也要力求资料的完整性。在我省历次强有感地震事件应对及多次模拟演练过程中，档案人员虽然提前介入、主动收集地震应急应对资料，但注重地震系统内部的资料多、关注民政等省直有关部门的资料较少，而且对现场实际应对的照片遗漏较多。这也是今后地震事件档案管理工作的一个关注点和改进完善的方向。

（四）强化对地震应急事件档案的利用。档案收集是利用的前提，利用是档案收集的最终目的和价值所在，所以我们在档案日常管理工作中，要强化地震应急事件档案的利用，激活其生命力，实现其价值。为此，我们拟尝试建立地震应急事件库，把历次的地震应急事件依次进行排列、编号，力争做到对地震应急事件的整体框架一目了然，方便今后查找利用。

（五）档案工作人员要提高敏锐的观察意识和专业素养。无论是在真实地震应急事件中，还是在模拟地震应急演练中，档案工作人员要意识到肩负的责任，在地震应急事件发生时要快速地作出反应，要有敏锐的观察意识，及时跟踪收集各方面的信息内容，并注重档案理论学习与工作实践的有机结合，科学整理、完整归档。地震应急工作任重道远，地震应急事件资料归档工作也是重中之重，认真收集整理地震应急事件档案必将为今后地震应急事件的抗震救灾作出应有的贡献。