浅析文秘与档案管理的有效衔接

张天雄

【摘 要】 此片文章针对文秘工作如何能够与档案管理有效结合进行分析研究。

【关键词】 文秘 档案管理 存在问题 解决对策

在现在的办公环境当中，文秘和办公档案的管理的关系是紧密的。文秘工作与档案管理有着相辅相成的关系，高品质的文秘工作可以为档案工作打好基础，而高品质的档案管理又可以带动文秘工作快速规范的进行。目前最需要解决的问题就是怎么样可以使文秘工作与档案管理更合理规范的衔接与管理。

1 加强文秘工作与档案管理两者的关联

想要将文秘工作与档案管理二者的关系更加的紧密，需要稍微调整下目前的文件管理制度。办公文件作为办公的纽带，不仅在文秘工作中有着非常重要的作用，更是档案管理工作的核心资料。所有的档案都是办公文件组成的，可以说没有办公文件就没有档案，高品质的档案管理系统包含的办公文件也是应该有高品质的水准，它们的关系一定是成正比的。当前的办公环境中文秘工作与档案管理二者主要体现出了相互联系、相互支援、相互渗透的关系，无形中二者形成了一个不可分割的体现。

1.1公文用纸选取及装订不规范。我们国家相关的法律部门对国家办公机关的公文用纸有着明确的规定，通常选取的标准纸型为A4纸。在对其装订时需要订书钉在左侧一排整齐钉三枚。装订前检查订书钉的质量完好，不能用破损及生锈的订书钉。如果文件的页数比较多，需要注意文件是否漏页缺页，文件的后背同样要保证平整，方便档案管理人员的存放取用。可是在之前的办公环境中发现，办公人员没有对办公文件用纸起到重视，经常用到质量不合格的纸张，这些不合格的纸张文件使用一段时间会出现不同程度的变色、生虫子、破损的情况，保存时间达不到需求，不能够达到工作的强度要求，更难以保存较长时间。所以一定要对办公文件用纸起到足够的重视。

1.2没有做好版记工作。版记工作是文件工作中一个重要的组成部分，它的品质决定了文件的品质，可是往往它有事实际工作中经常被忽略的一个，目前的办公文件的版记经常缺失，不没有完整将信息抄送就是没有准备标记发送的部门，导致文件管理工作人员很难对文件进行明确的归类，变相的增加了文档管理部门的工作强度和难度。

1.3对文种及办理程序要建立合理完善的制度。我们国家相关的管理部门正式出台的办公规范中明确指出了，目前一共有13种最主流的办公种类。可是很多的国家公务机关的管理人员没有完全按照这13个类别进行归纳分类。例如经常将通知和通告混淆，弄不清意见与决定的区别，把报告和请示归成一类等等，这样混乱的档案分类，给文件管理的工作带来了很大的难度，工作开展受到了很大影响。

1.4原稿的编号混乱与管理不当。公文处理中最重要的一个环节就是文件原稿的收集及归纳整理。通常来说，办公的过程中有着很多的复杂的不同的规定，可是在现实归类时经常发生原稿和修改稿丢失了。不少的办公人员在文件存档时直接将原件传真，不在做复印等程序直接就归档保存，之后有需要复制留档的时候很难快速找出将需要的资料进行复印。另外，我们国家相关的法律管理部门对公务机关抄写公务材料用笔也做了要求，一定要用蓝黑墨水或者碳素墨水笔进行签写，公文的编写和领导签字绝对不能用圆珠笔和铅笔，时刻做到保证公务处理的规范性。

2 增强当代文秘工作及档案管理工作科学衔接的手段

2.1“文档一体化”。通常来说文档一体化，就是将文档作为基础在有机的结合上当代办公中的档案管理和文秘工作，这样不单可以保证档案管理部门顺利进行档案管理工作，还可以监督他们更深入的对档案进行分类管理，同样也有效的保障了公务机关档案。在开展了文档一体化办公的形势下，公务机关文档管理的压力得到了减轻，相关管理人员的工作积极性更高，工作效率提升，促进了文档管理力度的提升。科学合理的文档管理模式是提高文秘工作品质的关键点。文档一体化的工作模式对文秘工作人员也提出来新的高要求，除了要有良好的综合素质水平，还有需要有强烈的档案管理认识，能够自觉的在平时的工作中执行办公室的档案管理规定，对任何文件中的任意一个小失误都不能放过，保证高质量的工作效率。

2.2整個流程管理体系要完善。任何一个单位想要全过程管理体现建立起质量管理意识都需在所有的工作人员中进行，不论工作人员担任的是哪个职位，在哪个类型工作，都需要对秘书工作中质量的重要性起到足够的重视。这样的认识是实现全过程管理最基础的根本。国家法律机关还需要给基层人员工作制定严格的质量管理规范。相关部门特意为公文处理出台了相关的法律条文，在国家公务部门对基本公务进行处理时要严格参考这些法律法规，在全过程管理中时刻对比规定标准操作。所有的工作人员需要对这些法律法规熟悉后才能开展工作，一旦有问题出现可以及时发现自行处理。另外，还需要配备一个业务能力和执行都能都比较强的员工队伍。一个单位的员工需要有相应的组织能力和协调能力，在遇到不同情况的问题时可以根据自己的掌握的技能、知识、经验来灵活的处理问题，能够保证文秘工作的有效开展。

2.3立卷工作要及时规范。我们国家2017年新出版的《档案法》对公文的办理做了明确，办理完成的公文要交给相关的管理部门在进行整理和分类的工作，整个步骤将是保障文件管理工作合理规范的重要过程。在文秘工作和文件分类归档完成后就是开始档案管理工作的时候。这个点就是文秘工作与文档管理的环节，是影响文档管理品质的重要因素。所有单位会有有一定数量的文件产生，工作完成后文秘工作应该对这些材料进行统一手机，对不同的文件进行整理分类保存，将所有的材料对号入座的放置到对应的位置。这些工作是公务机关每天需要做的一部分，处理要及时不堆积，保证高效严格的执行。

结束语

秘书要不断的提高自己的能力，提高处理事情的效率，积累大量的经验，有效的与档案管理的实际工作结合。随着自动化办公的趋势越来越明显，文档一体化的要求越来越高，给目前文秘工作带来了新的挑战。

【参考文献】

[1] 文秘工作与档案管理工作的衔接[J]. 周虹. 中外企业家. 2015（12）.

[2] 浅谈文秘工作与档案管理工作的关系[J]. 李宁，黄伟波. 现代商业. 2012（26）.

[3] 浅谈秘书工作与档案管理之间的内在联系[J]. 伍川. 大众科技. 2012（08）.