任务分析的步骤与作用

布里奇特·莱斯利｜文 郁振山｜译

任务分析源自20世纪初的“时间—动作研究”。1911年，弗兰克·吉尔布雷斯发表了一项对砖匠砌墙作业的研究。研究由他和妻子莉莉安·吉尔布雷斯共同完成，记录了砖匠作业期间的每个动作和决策。之后，两人重新制订作业流程，并利用辅助工具（如可调节的脚手架）改变了砌墙的作业方式，减少了不必要的动作，因此减缓了员工的疲劳程度，提高了作业效率，也降低了作业成本。

此后，作业任务分析成为研究作业方法的有效手段，无论作业属于体力劳动还是认知活动，抑或两者皆有。任务分析不仅能改进作业设计和作业分配，还能用于风险评估和培训需求分析，甚至事故调查。

作业分析的方法有多样，但其过程均包含以下5个步骤：确定分析的目的和范围，收集数据，任务描述，任务描述分析，检查、修改和提升。

目的和范围

没有明确的目的和范围，就会导致“分析瘫痪”。避免这种现象，就要清楚了解作业地点、设备工具、作业时间、作业量、涉及物品等关键信息。

4site咨询公司的技术总监肖恩·伦迪，在2003年为国际电信公司Colt做培训需求分析时就首先进行了任务分析。他将分析范围缩小至2项工作上：安装作业和客户现场规划。1997年，《国际工业人机工程学杂志 》（International Journal of Industrial Ergonomics）发表一篇文章，描述了克雷格·哈彭与肯尼斯·道森为汽车工厂缝纫作业实施的任务分析。该案例中的分析范围就比较广，要考虑工效学设计、过程变更、休息时间，他们甚至为工人精心设计了一套身体锻炼和拉伸项目。但分析仍然要控制在一定的范围，最终他们将其限定在最容易引发肌肉骨骼损伤的6项工作上。

再如澳大利亚职业安全健康专家史蒂芬·巴特勒为供水管道的清洗和换衬进行的任务分析。此处分析的目的是制定简单的作业指导，精确到“在什么时间，使用什么工具，哪些人员要被批准作业，作业时站在什么地方，需要谁的参与”。

如果目的是“评估风险”，就要注意以下事项。若作业任务只包含一个层次，此时的任务分析可直接作为一种风险识别工具，服务于过程安全。如果任务包含多个层次，要将其进一步细分。比如简内特·罗斯和克里斯·博尔曼分析列车驾驶室内计算机系统会产生哪些影响的案例，就涉及多个层次，需要进行层次任务分析（HTA）。澳大利亚学者安朱姆·那威、吉莉安·多里安等也使用类似方法，来研究货运列车由2人驾驶改为1人驾驶可能带来的风险。

新的安全管理标准ISO 45001（职业健康安全管理体系）也鼓励人们不仅要评估工作场所内的风险，也要评估安全健康管理体系自身的风险，比如资源分配不当、审计项目无效、计划缺乏连贯性。所以，将任务分析的范围延伸至安全管理体系本身也是符合实际的。

另外，一个任务分析可以有多个目的。比如3JV公司的安全健康项目经理肖恩·沃克的研究，他进行任务分析的目的是管理有限空间风险，但同时也将其用于开发新的有限空间培训课程。

数据收集

任务分析的范围与需要投入的精力成正比。如果第二步骤中收集的数据比较完整，任务分析的质量会更高。大多数成功的任务分析，都有多个数据源。最简单的情况下，数据收集前先查看书面作业流程，然后进入作业现场观察工人实际的操作方法和行为，最后将作业流程与观察结果进行比对。伦迪为电信公司做任务分析时，首先就通过任务描述和作业方法陈述让自己熟悉任务内容，之后进行现场观察，最后对作业人员进行采访。

上述2个列车相关的案例中，研究员都使用了2种观察方法：“被动”观察和“解释说明”。前者是观察常规的操作，后者是让列车驾驶员在做出某些动作的同时，对其进行解释说明。

RTMS Global公司的管理咨询师凯文·罗伯森则使用了另外一种观察方法。“我首先和操作员讨论当前的作业流程，让他们讲述自己要满足哪些作业要求。之后我暗中观察，看他们是否会按照自己所说的去做。有时候，他们会说一些你想听的东西，但并不会那么做。”

两个铁路相关的研究都使用了一对一采访和小组讨论的方式。小组首先描述了一个场景，然后讨论场景下每个人的角色以及与安全操作相关的因素。小组讨论时，要当心群体偏见，即如果有人与其他多数人的想法不同，他会倾向于自我检查。但通过小组讨论能发现采访所遗漏的细节和不容易被观察到的细节。

两个案例的研究人员均询问了多个驾驶员，因为一人的说法并不完全准确。在有限空间的分析案例中，沃克也是尽可能寻找更多的数据源。“每次有限空间作业时，我都会与工人交谈，有的是清洁工、有的是机械操作员，还有电气工人。”而巴特勒则是将讨论与观察结合起来。他说，“工人作业期间，我会过去跟他们谈论完成任务的最安全、最有效的方法。”

数据收集的另一个非常流行的方法就是视频和照片。1997年，哈彭和道森就利用缝纫机器的视频来捕获作业细节。视频可以从供应商和生产商处获取，也可自己拍摄。巴特勒就是自己拍摄照片，记录了管道清洗作业的每个步骤。

图1 罗斯和博尔曼案例中的层次任务分析图

任务描述

任务描述的最简单方法是列出所有子任务，即沃克和罗伯森的方法。伦迪、罗斯和博尔曼使用的是层次任务分析。层次任务分析的初始步骤是简单陈述任务目标，并且尽可能将其进一步细分、提炼。重要的是，要知道细分到何种程度就要停止。

在罗斯和博尔曼的案例中，作业任务的最高目标是将列车从出发点安全驾驶到终点（见图1）。该目标又被分为7个子任务，但表格只显示了其中2个。第一个子任务是监测外部事件并对其作出反应。该子任务又进一步分为多个小任务，之后再进行细分。

伦迪的层次任务分析有3～4个层次。他说，“如果进一步的细分描述没有实际用途，我就会停止。”

判断何处停止的一个简单原则是“如果不进行额外说明，未经过培训的工人是否能从任务描述中知晓自己该如何做？”例如，“准备一杯茶”可以用茶叶或茶袋，可以用水壶、水杯或马克杯，可以加牛奶或糖，也可不加，有多种选择。而“将电水壶插上电”只有一种解读方法。虽然泡茶的方式各有不同，但其结果却只有少数几种。此时再考虑用茶叶或茶袋，用哪种容器是否还有意义？

另外一种判断方法是“P×C”规则。P代表未受培训的工人出现不当操作的概率，C代表不当操作引发的后果。若两者相乘的数值足够小，则代表风险在可接受范围内，任务描述就可以停止了。列车驾驶员无法“检测列车速度”的概率非常低，因此没有必要进行下个层次的描述。但要注意的是，该规则并非算术般精准，只能用于判断是否需要进一步的细分描述，不可在风险评估时用于计算风险大小。

任务描述的分析

分析前要先描述获取的数据与信息。此过程中，通常需要对初始的任务描述内容进行修改或注释。而分析的方法取决于第一步中的分析目的。如果目的是风险分析，则每个子任务涉及风险都必须经过分析和评估。如果目的是培训需求分析，就要问“完成子任务需要具备哪些能力，如何才能提升工人的能力？”

在罗伯森的案例中，每个子任务的作业分析包括识别设备、资源、作业条件、风险、风险等级和控制措施。沃克的方法则更直接，每个作业步骤的任务分析只做两项工作：识别安全行为和识别风险行为。

对子任务进行分类也有利于分析。比如有人将层次任务分析中最底层的任务分为3类：技术型、规则型和知识型。根据每类型的特点，来采取风险控制措施，会更有效。

检查、修改和提升

检查、修改和提升是任务分析的最后一步，也是衡量分析是否成功的重要标准。在沃克的案例中，新的有限空间作业流程引进后，沃克想检查它的实际效果。“我每天都会在作业现场的有限空间入口进行检查，检查后通常要对新的作业流程进行小范围修改。”巴特勒也说，经过反复检查后，“我们通常会变更作业流程，这是因为工人的职责会发生变化，或引入了新技术，或设备有变更。”

任务分析的作用很明显。哈彭和道森通过任务分析，在2年内把肌肉骨骼损伤索赔案例的数量降低了87%。伦迪说，“没有经过任务分析的风险评估是一定有缺陷的。先做任务分析，再做培训需求分析，才能提供更符合工人需求的培训。”

任务分析需要投入时间和精力，也要利益相关者的参与。而这也成了它未被广泛采用的主要原因。罗伯森的任务分析就遇到了阻力。“反对的人通常是考虑到任务分析需要投入的时间和成本。但我们会和他们说，任务分析能解决作业效率低下的问题，所以它能节省资金。”沃克的工作很快得到支持，是因为该公司的有限空间伤亡问题非常严重，且之前的有限空间管理体系是生搬硬套的。沃克认为，除了提升安全，任务分析还能产生很高的回报，“通过任务分析，我们能直接抓住作业的最核心要求，让不必要的作业人员撤离现场，减少有限空间内的人员数量。”

巴特勒提到了它的另外一个作用，“任务分析让所有员工参与安全提升。根据我的个人经验，工人对纠正事情有很高的热情，也非常愿意去让事情保持在正确状态。它能真正地让工人通过互相合作来实现安全作业。”