省级科技管理中档案管理的问题与对策

摘 要 省级科技档案管理部门在记录全省科技发展历程，加强各项科技工作管理中发挥了重要作用，同时在新形势下也显现出一些问题，本文主要分析了科技管理工作中档案管理的问题与应对措施。

关键词 科技档案 科技管理 问题 对策

随着我国创新驱动发展战略的实施，省级科技行政管理部门工作任务愈发繁重，档案形式和数量日益增加。省级科技档案管理部门应当加快適应新形势，加强各项制度管理，推进信息化建设，加快提升档案管理工作水平。

1省级科技管理部门科技档案管理现状与问题

科技档案是指人们在科学研究、技术创新和科技管理活动中形成具有历史保存价值的研究报告、技术数据、重要图纸、管理文件、制度规章、协议证书、声像资料等文件资料。1978年3月，国家科学技术委员会、国家档案局印发了《科学技术研究档案管理暂行规定》，建立了我国科技档案管理工作制度，形成了以各级政府档案馆为主导、科技行政管理部门为核心，各个专业科研机构为支撑的科技档案管理和工作体系。

目前，我国各省科技行政管理部门基本都建立了科技档案馆（室），负责省级科技管理系统内形成科技档案的收集、保管和应用等相关工作。长期以来，省级科技档案馆（室）着力加强科技档案管理各项工作，对记录全省科技发展历程，加强各项科技工作管理发挥了重要作用。但是，作为省级科技行政管理部门所属的专业档案管理部门，普遍对部门行政管理工作中形成的文件、规章、制度等文书档案管理比较重视，对科技业务管理工作中形成的文件、报告、数据、报表、音视频资料等专业档案重视程度不高，对科技管理的高效、顺利、规范开展造成不利影响。主要表现在：

（1）认识不够。档案管理人员普遍认为科技行政管理中形成的文件、制度、办法、规章等文书档案历史价值高，日后使用、查阅机会多，应予重视；认为业务管理中形成的文件、报告、资料等时效性太强、长期保存价值不大，所以不太重视。

（2）业务不熟。业务管理中形成的文件、报告、数据等档案资料因为专业性较强，档案管理人员普遍感觉不懂、不熟悉，甚至有畏难情绪，工作中不愿意主动接触。

（3）形式复杂。业务管理中形成的专业档案有报告、图表、图片、视频、电子数据等多种形式，对档案的收集、分类、保存等造成较大困难。

（4）收集困难。业务管理中形成的档案一般保存在业务管理人员手中，认为这是个人资料，或为了以后使用方便，不愿意上交存档。再加上档案管理人员对此类档案的形成不熟悉、数量不掌握，造成文件归档率较低。

（5）遗失严重。随着科技管理部门职能的增强和管理规范性的提高，业务管理中形成的文件资料如项目申请书、立项材料、项目实施、管理文件、验收材料等数量越来越大，对档案保存造成很大压力，档案馆（室）被迫不再归档，造成重要文件遗失。

2原因分析

对于科技档案管理中出现的上述问题，主要原因有以下几个方面：

（1）业务能力不适应。当今世界科技发展日新月异，部分档案人员的工作方法、工作理念不能适应科技发展新形势的需要，在新问题出现的情况下陷于被动。

（2）管理制度不完善。部分档案管理部门不能根据形势发展需要及时完善和制定相应的管理制度，在困难出现后消极应对、疲于应付，不能从根本上解决问题。

（3）信息化建设滞后。部分档案馆（室）在信息化方面投入不足，信息管理手段和条件落后，在科技项目管理文件、科学数据、电子文件等档案形式日益丰富、数量日益增加的情况下束手无策。

3解决方法与对策

（1）加强档案管理队伍建设。经常性组织档案管理人员业务知识学习活动，重点学习计算机、信息处理、大数据、互联网等先进技术，并积极引进档案管理和计算机专业人才，不断提高档案人员应用新技术管理档案工作的能力。

（2）加强业务部门人员档案管理培训。组织业务部门领导和工作人员学习档案管理知识，提高业务管理人员档案意识，激发相关人员做好日常档案工作的积极性。

（3）加强档案管理制度建设。在深入研究的基础上，科学制定机关内部档案管理办法，提高科技管理部门档案管理的科学性和规范性。

（4）加强档案管理信息化建设。深入实施档案数字化工程，建设科技档案数据库，推进档案存量数字化、增量电子化。做好科学数据、管理数据、电子档案归档存储工作，不断提升档案管理信息化水平。

（5）完善科技管理信息平台。在各类科技管理平台建设工作中注重做好业务工作与档案工作的结合。开发科技管理数据与档案数据接口，及时做好科技管理过程数据和结果数据的归档工作，扩大科技管理数据归档覆盖面，提高科技档案管理工作效率。

作者简介：刘懿玲（1971.7-），女，汉族，河北沧州人，大专，河北省科技档案馆，研究方向：档案管理。

参考文献

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