《企业档案工作规范》解读

第七章 企业档案工作业务建设

三、企业文件的整理与归档

7.3.3 文件归档时间

归档时间是指文件材料的形成部门将按照一定要求进行整理后的应归档文件向企业档案部门移交的时间。正确地规定归档时间，对于维护企业档案的完整与安全，确保企业各部门和档案部门的正常工作秩序，具有实际意义。企业应当根据企业文件的形成规律和特点做出具体规定。

企业文件材料的归档时间主要有两种：定期归档和随时归档。定期归档是指按照有关规定，企业文件在形成处理完毕一段时间之后再向档案部门移交。按年度归档、按项目结束时间归档或按工作阶段归档等方式都属于定期归档，这是企业文件材料归档的典型方式，管理类文件、科技类文件、会计类文件等材料的收集归档适用此种方式。随时归档是指在企业文件形成时就将其归档，或形成处理完毕后立即归档。临时归档、即时归档等方式都属于随时归档，这是收集企业文件材料的补充形式，也是确保企业文件材料完整、准确、系统的有效方式，产品更新、项目改扩建、设备开箱等材料的收集归档适用此方式。一些临时性的重要工作、重大事件以及一些外出考察过程中形成的文件材料往往被企业忽略了及时归档，这就要求企业档案部门及时了解本企业的工作动态，加强与各部门的沟通联系，及时指导有关人员随时注意做好有关文件材料的形成和收集工作，以确保本企业归档文件的完整、准确、系统。有些暂时未纳入本企业文件材料归档范围内、但又确实有保存价值的文件材料范围，还可以制发《临时归档通知单》给有关材料形成部门，以确保将本企业有价值的文件材料尽可能地收集齐全。

7.3.3.1 经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档

经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档，即按年度归档。对于一些特殊的文件材料，可以针对具体情况适当放宽归档时间。例如，一些未结案的政治、刑事和经济案件，可以等到整个案件结案，将形成的文件材料整理好，根据办案部门的需要可以继续保存一年后再行归档；对于企业产品销售工作中形成的市场信息、用户调查等动态信息，可采用复制的办法将原件按阶段归档。

7.3.3.2科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。

综合各种科技类文件的形成特点，其归档时间大致可以划分为以下几种类型：

1.按项目结束时间归档（即在项目鉴定、竣工验收前归档）

按项目结束时间归档是指在一项科技、生产活动（如一项科研课题、一个新品生产、一个基建项目等）结束后归档。科技文件的形成是科技活动的一个重要组成部分，一项科技或生产活动结束后，围绕该项活动的科技文件的形成过程也告结束，这是把有保存价值的科技文件经过系统整理后及时归档，该项活动才能划上句号，这既符合科技和生产活动的自然过程，又易于保持科技文件的完整，也是归档工作和科技、生产活动的鉴定验收工作相协调。一般来说，形成周期不太长的科技文件，较适用于采用这种方式归档。

2.按工作阶段归档

形成周期较长的科技文件，可以按科技、生产活动的完成阶段归档。当一项科技或生产活动按照其流程完成了一个工作阶段后，即可将该阶段形成的科技文件整理归档。这种按时间归档，主要是为了方便科技部门的工作和便于保护科技文件。有些科技、生产项目，从开始到结束周期很长，往往需要三年五年、十年八年，甚至更长的时间，由于时间跨度比较大，如果不分阶段而等到项目完结后归档，大量的科技文件长期的散放在形成部門，特别是有些工作人员更换比较频繁，时间长了文件很容易就找不到了，这无疑对形成部门是个负担，而且不利于维护科技文件的完整与安全。所以，对形成周期较长的科技文件，按阶段进行归档是必要的。

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