论管理现代化背景下医院人事档案信息化建设

魏伟

摘 要： 在医院管理现代化中，人事档案信息有着非常重要的基础作用， 它既是引进和配置人力资源的重要依据，也是选拔和培养优秀人才时被经常使用的信息资源。本文以人事档案信息化内涵及其主要内容为出发点，客观分析了医院人事档案信息化建设中出现的主要问题及形成这些问题的基本原因，并着眼于促进医院管理现代化的总目标，对人事档案信息化建设提出了对策建议。

关键词： 医院现代化；人事档案；信息化建设

中图分类号： 250.7 文献标识码： A 文章编号： 2095-8153（2018）03-0077-04

党的十九大全面开启了中国特色社会主义新时代，引领中国迈向社会主义现代化强国建设的新征程。社会主义现代化既体现在生产力方面，也体现在生产关系方面，既体现在经济基础方面，也体现在上层建筑方面。因此，作为守护人民健康的各级各类医院，其管理的现代化也成为新时代医院改革发展的当务之急。医院管理现代化的基本特征主要体现在对就诊群体和患者的精准、高效、优质的诊疗服务和健康管理。从系统论的角度看，任何一所医院，无论其规模大小，其内部管理的主要领域是组织体系、人力资源、医疗业务、财务收支、物资设备、后勤保障等六个方面。但无论哪一方面的管理，核心是人，是人力资源，是高效的信息化管理。只有以医护为核心的各类人员整体素质优良，人力资源合理配置、科学管理，医院的各方面的管理才能逐步进入现代化。而这一切，又与人事档案信息化建设有着紧密的联系。

一、人事档案信息化内涵及其主要内容

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息；而人事檔案则是在日常人事管理服务活动中按一定的规范逐步积淀的、经组织审核和确认的、以个人为单位记录的、反映人员基本情况、各类经历、主要表现等的文字、声音、图像、照片、视频等历史资料。

在人类进化和发展的长河中，档案记录和管理工作有着非常悠久的历史，而档案的记录媒介也已经由古代的石刻、竹简等慢慢转变为近代的纸张。这种演变不仅体现了人类文明的发展和进步，同时也显示出了历史发展的必然趋势[1]。进入新时代，以大数据、云计算和人工智能为核心的新一代信息技术的飞速发展，深刻地影响着人类社会生产、生活的各个领域，促进了人类社会的文明与进步，同样也影响了与人的生命安全和健康密切相关的医疗领域。“人工智能+医疗”未来将在临床诊疗、门诊病历录入、出院后随访咨询、医疗保健等方面广泛应用，这些为医院管理现代化提供了客观条件，必然促进医院管理现代化过程中加快人事档案信息化建设进程。

人事档案信息化，是指应用现代信息技术，对人事档案信息资源进行科学采集、分类、存储、管理、开发和运用的过程与状态。从人事档案信息化内涵看，首先，人事档案信息化是一种过程，它包括了选择合适的人事信息管理应用系统软件，规范采集历史和现实的、以各种形式存储的人事信息，应用系统软件支撑下智能分类、存储、管理、开发和运用人事信息资源等内容。其次，人事档案信息化是一种状态，反映了利用现代信息技术管理人事档案资源的程度、水平。真正意义上的人事档案信息化，不仅体现在人事档案信息资源全部规范录入相应的应用系统数据库，新的人事档案信息也能智能采集，并按权限查找、筛选、分类统计各类人员信息，体现辅助决策的功能， 提升医院整体人力资源管理水平等。通过人事信息应用系统的决策分析功能，对员工用工方式、人员多种结构、工资支出标准、人力资源成本等项目进行全方位、多角度的统计分析，？能够剖析人力资源分布状况以及薪酬体系等方面存在的问题， 为建立科学合理的人力资源结构体系提供决策依据。由此可见，医院人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，其主要表现就是利用计算机对档案信息资源进行管理，内容如下：

档案信息数字化。人事档案信息数字化是整个档案管理信息化的基础，其他环节都建立在此基础之上。传统档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须将纸质信息转变为数字化信息，使人事档案的全部内容以各种计算机文件类型（文字、图表、语音、视频等）存入计算机数据库。这既要完成对已有的纸质档案信息进行数字化转换，也要求在现实档案接收、归档时就实现数字化。

档案信息网络化。传统人事档案服务主要是以面对面的形式为主，即提交者和查阅者都必须亲自到档案室完成相应的各种手续，这给档案管理人员和查阅者都带来了诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理后，档案的提交和查阅都可通过网络完成相应的业务，管理人员通过网络审核后，即可按规定收取或查阅档案，极大方便档案管理与运用。

档案检索自动化。传统档案管理方式中检索是依靠档案检索卡片进行的，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息，需要花费一定的时间与劳动的，这导致借阅效率低甚至无法查阅的结果。实现档案信息计算机管理后，查阅者从客户端提交关键词，系统将自动在数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索工具无法比拟的。

档案利用一体化。档案利用一体化是将上述三个方面整合起来，使档案管理的各项活动环环相扣，成为一个连续的整体，以便获得更高的效率。实现档案利用一体化的基础是建立一个统一完整的计算机系统，包括硬件和软件。

二、医院人事档案信息化的问题与成因

进入21世纪，随着信息技术的快速发展和广泛应用，医院信息化建设逐步提速，HIS、财务管理、PACS、体检系统、漏费系统、医保系统、远程会诊等应用系统相继在各大医院得到推广使用。尽管HIS系统（医院管理信息系统）包含了院长查询、门诊管理、电子处方、住院管理、药房管理、药库管理，甚至物资管理、媒体管理等，但仔细分析我们不难发现，这些应用系统，基本上都是围绕医疗业务及其管理的信息化而开发的。虽然这些应用极大地方便了患者就诊就医，显著提升了诊疗档案信息的管理水平，促进了诊疗档案信息共享，推动了诊疗新技术和优秀医疗人才的辐射带动作用，但在人力资源和档案信息管理方面，无论是硬件还是软件都还存在明显的问题。

1. 硬件建设存在的问题

调查结果表明：即使是大型综合医院，在人力资源、组织体系、物资设备、后勤保障等方面，其管理信息化还处在十分落后的状态，甚至多数大型综合医院在这些方面仍然还是“空白”，日常管理还处在“刀耕火种”时代。

（1）档案信息自动采集系统缺失阻碍了信息化。绝大多数医院目前尚未配置人事档案信息化系统及其设备，只是通过普通的电子表格、文字录入方式，要求医护人员提交个人信息。由于这种“原始”的方式需要较长时间坐在电脑旁操作，可以想象，对于承担了巨大诊疗压力的医护人员来讲，其落实过程必然是艰难的。

（2）未與人力资源管理系统有机衔接阻碍了信息化。现行的人事档案信息仍然是纸质的，人事管理服务工作中的信息采集，多数还是以纸质方式完成的，虽有一些信息是以电脑数据方式存储和采集的，但这些信息都是依附在相应的医疗管理系统或财务应用软件中，而不是按人事档案和人力资源管理规范完整采集和存储的，其结果客观上也阻碍了人事档案信息化发展进程。

2. 软件建设存在的问题

（1）管理人员能力素质不足。由于历史原因， 多数医院人事档案管理岗位上，都是一些年龄较大、非档案管理或信息管理专业的转岗人员。这些人员既缺乏人事档案管理所必须的专业基础知识、实践操作技能，更缺乏现代信息技术的基本知识和基础能力，同时又缺乏必要的有效的专门机构的培训学习。这些也为医院管理现代化背景下的人事档案信息化管理的推广与实施带来巨大的阻力。

（2）网络的信息安全保障不足。信息安全是信息化建设工作中的关键，既包括网络信息系统安全，也包括个人信息安全。多数医院对人事档案电子文档的保密和安全，还没有系统的制度规定。文件无加密，传输介质无限制，存储、查询无密钥，可以说档案信息泄漏的风险处处可见。这些情形的存在，不仅干扰了档案管理信息化进程，而且还存在巨大的泄密风险。

（3）档案信息化缺乏标准规范。任何一个先进的信息应用系统，其核心的要素之一就是各功能模块和子系统能保持信息在录入、传输、调用的过程中的标准化与统一性。但现实情况是：由于档案信息化缺乏标准和规范，医院人事档案的相关电子文档难以统一归档并进行一致性的调用，搜索查阅过程中出现乱码或无法访问的问题较多。

之所以出现上述问题，根本的原因在于医院的信息化进程，是从医疗业务和诊疗收费的信息化起步，然后随着需求的扩展和技术的发展而逐步向前迈进，而不是从整个医院信息化管理的需求分析入手，实施顶层系统设计和开发，最终导致现代医院管理的信息化，尤其是人事档案信息化建设 “先天不足”。

三、医院人事档案信息化的目标与举措

医院人事档案管理信息化必须以推进人力资源管理智能化，进而促进医院管理现代化为总目标，其具体目标应有以下几个方面。

其一，人事档案信息系统应具备智能分类统计功能，在人力资源管理中能够为相关领导人员在决策上提供依据， 进而在提高医院人才队伍专业素质的同时， 还能极大的保证人力资源开发和利用效率。如医院要跨学科组建科研团队，联合申报重大医学科学研究项目，输入相应的关键词，应用系统应能自动分类统计列表有相关研究经历和特长的医疗专家。

其二，人事档案信息系统能够为医护人员职称评聘工作提供包括学历、学位、入职时间、工作年限、任现职称职务时间、日常工作奖惩、年度考核结果、业务专长等多方面的重要基础信息和参考依据，并能实现按特定条件自动筛选等智能管理。如要选派有较丰富临床经验、手术成功率达到一定要求的心内科医生赴国内外一流医院学习手术新技术，设定基本条件后，系统就能自动分类统计出相关人员。

其三，能够使人力资源管理人员在实际管理过程中， 注重对人力资源所具有特点的深入分析， 并结合医院自身发展情况完善现有的管理制度。通过这种制度在管理工作中的使用， 不仅在一定程度上提高当前医院发展效率， 同时还促使医院人力资源管理工作更加满足实际需求[2]。

为实现上述目标，在高度重视档案信息系统安全管理和档案从业人员能力素质提升的前提下，首先要组织相关管理人员认真研究、分析医院人力资源特点，并在广泛听取内部各方面管理者代表的意见和建议基础上，提出包括人事档案管理在内的人力资源管理系统的功能需求分析报告，通过以下两个基本途径，实现人事档案信息化的建设目标：

一是立足多渠道分散引进各类信息管理系统的现实，引进成熟的EHR（电子人力资源管理）产品，从而达成通过集中式的人事核心信息库、自动化的信息处理、员工自助服务桌面、内外业务协同以及服务共享，降低管理成本、提高管理效率、改进员工服务模式以及提升人力资源效能的战略目的。这一途径虽省时省力省资金，但仍然需要软件供应商针对现代化医院人力资源和人事档案信息的特点与特殊管理功能需求，实施二次开发；同时，还必须面对如何有效消除“信息孤岛”，使该应用系统能与已有的其它应用系统共享数据库的巨大难题。

二是面向国内有医院信息系统开发经验、实力强的信息技术公司招标，从顶层设计开发入手，整体重构包括功能强大的人力资源管理系统、涵盖各领域管理功能的完整的医院信息管理应用系统。这一途径无疑是费时费力，且经费支出巨大的，但优势是各应用系统能无缝衔接，能高度共享基础数据库，能为医院管理现代化提供智能管理支撑。

四、结语

管理现代化背景下医院人事档案信息化建设是一项系统性全、安全性强的复杂工程，涉及软、硬件设施设备及环境建设，无论采取何种途径，加快推进包括人事档案信息智能管理在内的人力资源管理信息化建设，已成为管理现代化背景下医院全面升级内部管理信息化水平的当务之急。

[参考文献]

[1]马丝丝.人事档案管理信息化建设概述[J].商情，2016（44）：153.

[2]孙爱平.浅谈人事档案信息在医院人力资源管理中的应用[J].现代经济信息，2018（2）：68.