如何做好网络环境下的档案信息化建设

刘营

随着计算机技术、信息技术的发展和应用，在网络环境下档案信息资源的开发及利用已经呈现出一些新的特点和趋势，暴露出一些问题和不足，只有采取有效的对策，才能更好的实现档案信息资源的开发利用。

一、当前网络环境下档案信息资源开发利用存在的问题和不足

1、档案信息服务意识薄弱。由于历史和现实原因，不少档案部门和档案工作者形成了“重管轻用”的观念上，他们认为“按时接收，按时开放，提供利用”就够了，有的甚至将档案工作看成一种辅助性的工作，对档案工作缺乏必要的投入，认为没有什么开发价值，再怎么开发也不能提高效率、不能创造效益。这种种错误观念将不能适应当前及未来经济和社会的发展对档案信息资源的迫切需求，这是在网络环境档案信息资源开发利用中必须解决的一个重要的问题，否则档案工作将无法应对数字时代的挑战。

2、档案信息资源建设不足。档案信息化建设的实质是为档案信息资源的开发利用提供一个新的平台和空间。因此，档案信息化建设要求有针对性地开展档案信息资源的数字化、有序化、规范化和特色化建设，这是档案信息资源建设的重要内容。目前，我国一些档案部门的档案信息化建设存在整体投入不够，一些部门对档案信息服务重视程度不够，档案工作效益低下，缺乏规范化、标准化建设，还没有形成统一的开发利用及管理的规范和标准等问题。

3、档案管理人员素质不高。随着社会的发展，信息技术广泛应用于档案工作的各个环节，档案工作无论从内容和形式上都发生了重要的变化，仅仅依靠传统的档案工作队伍素质已远远不能适应信息时代对档案人员的需求。目前某些档案管理人员缺乏新的专业知识，知识结构出现断层现象；缺乏现代网络信息知识和创新意识；对计算机的使用不够熟练等，这些都给网络环境档案信息资源开发利用工作带来一定的阻碍。

二、网络环境下档案信息资源开发利用的措施及对策

1、网络环境档案信息资源开发利用的措施。

（1）解放思想，强化服务意识 。在数字时代档案的开发与利用中，不仅要做好传统的服务工作，而且要发挥主观能动性，充分利用网络、网站和档案信息数据库等优势，开发多种多样的数字档案信息资源，不断开拓档案信息服务的新局面。档案信息的开发利用工作是档案工作的最终目的，是档案工作其他环节的落脚点。对档案机构保存的档案信息资源进行开发利用是社会发展的必然要求，档案工作者要强化服务意识，加强网络档案信息资源的开发利用，这是数字时代赋予档案工作者义不容辞的责任，是社会对档案工作发展的必然要求。

（2）深层次多角度开发档案信息资源。要深层次多角度开发档案信息资源，主要采取以下措施：一是积极拓展传统载体及新型电子档案收集的渠道，丰富馆藏；二是对传统载体档案实施数字化，采取多种方式组织数字档案信息。对于收集和移交过来的传统载体，要积极实施数字化，这是提供网络利用的前提。

（3）进行网络型、教育型开发利用。信息技术的迅速发展为档案部门深层次开发档案信息资源提供了条件，档案工作者要熟练掌握计算机操作、数据库管理和网络管理等基本知识和技能，提升自身的信息素质。网络型开发利用打破了传统时空服务方式的限制，能够实现档案信息资源互动、及时、全天候、多元化及个性化的服务。档案部门间要加强合作与协作，优化档案馆藏建设，协同建设各种文献信息数据库，开发档案信息资源，实现档案信息资源共建共享。

（4）提高档案工作者自身的素质。档案工作者自身素质将直接影响着网络环境档案信息资源的开发利用工作。档案工作者除了掌握自身所学的本专业知识外，还应该通过各种在职教育的形式，学习多方面的科学文化知识，以及多种相关专业的知识。档案工作者必须转换角色，从“守门人”变成信息的采集，管理和传播者，不但要提供信息，还要提供从信息中提炼出来的新的知识，要从旧的管理和服务方式中走出来，以满足用户信息需求为中心使自己在未来的服务中承担起“信息资源建设者的角色”。

2、网络环境下档案信息资源开发利用对策。

（1）建立档案信息数据库。建立档案数据库是网络信息资源组织的重要形式，就是将要处理的数据经过合理分类和规范化处理之后，以记录的形式存储于计算机，目前的数据库主要有以馆藏档案数字化为基础的馆藏档案数据库，在国外通常称为“公用数据库”。还有一种是以归档电子文件为基础的电子文件数据库，在国外称为“公用信息系统”。

（2）建立高效的网络档案检索系统 。档案工作的最终目的是满足用户的信息需求，所以网络环境下的档案工作涉及多方面的内容，其核心和关键环节是档案信息资源的有效检索，网络档案检索系统面临许多新的课题，如前期基础工作的组织实施，信息检索系统的功能，网络信息组织与检索的管理方法和技术，网络环境中只有建立高效的网络档案检索系统，才能满足利用者的需求。

（3）满足利用者查找信息的求全和求准需求。求全就是利用者为了达到解决实际问题的目的对信息进行搜寻，需要尽可能搜到全面的信息，各个方面的材料搜集齐全，对这些材料进行全面分析从而得出结论。求准就是利用者在搜寻信息时，希望搜到的信息有一定的针对性，是和利用需求的信息有关的，而不是大量的无用信息，节省查询时间。

（4）满足利用者对利用速度的求快需求。档案利用者总是希望在最短的时间内搜到满足需求的信息，解决实际问题，这种在最短时间内找到最全面，最准确信息的需求就是对利用速度的求快需求，建立高效的档案检索系统，能够节省利用者时间，提高工作效率。

总之，网络环境下档案信息化建设是信息时代档案事业发展的需要，如何进行档案信息化资源的开发、管理及应用也是我们始终都在探索的问题。我们应该积极去发现问题、解決问题，通过不断提高自身的素质和能力，从而在网络环境下做好档案管理工作。

（作者单位：山东潍坊市奎文区交通运输局）