浅析政府投资项目资金使用及其档案管理的难点与对策

余渝

摘 要：本文以重庆市巴南区保障性住房管理中心为例，以政府小型投资项目的资金使用情况为切入点，分析项目档案管理现状及其存在问题，以小见大，对政府投资项目资金使用及其档案管理提出几点建议。

1.主要做法及现状

1.1事前：制度保障、独立建档

巴南区保障性住房管理中心（以下简称住保中心）的项目以需要迅速实施的小型项目为主，制定并完善了《维修外包工程管理办法（试行）》：一是招标比选严格参照巴南区公共资源交易平台方式进行；二是企业报名截止时间宽限到项目开标前半小时；三是2万元以上的工程项目须严格按照相关程序聘请设计单位预算和监理单位确定方案，2万元以下的零星工程项目由科室同意后报经分管领导审批同意后实施；四是日常零星维修项目劳务费须附领取人签字凭据，并作为发票附件交财务存档。

住保中心在每次招投标前（例如鱼洞片区直管公房、廉租房化粪池、生化池沉砂井及地下管网安全性清掏工程等项目），会召集财务科、办公室、工程科等相关部门工作人员成立临时招投标小组，建立独立档案，包括小组机构成立方案，招投标方案，会议资料，影像资料，原始票面等，确保做到联合把关和共同监督，快速消除安全隐患。

1.2事中：严格把控环节，完善台账档案

在工程建设领域，招投标与合同管理是相辅相成，缺一不可的。招投标能够体现建筑市场交易中的公平、公正、公开。合同则是招标投标竞争内容的明确化。通过招投标和订立合同，保障工程建设能够更好地完成。住保中心在工作实践中，高度重视这两个环节：招标文件和合同均要经过该中心外聘法律顾问审核后才进入会签流程，并且招标文件和合同尽量结合项目实际使用标准范本。

对于招投标环节，除了项目都会在巴南区政府的门户网站上公告公示等按区政府相关招投标管理规定实施项目管理之外，该中心将招标控制价在100万以下的项目进入了区公共资源交易中心进行了见证交易，招投标台帐也在逐步建立完善。例如白节百正街105、109、111号直管公房解危工程；跳石正街42号恢复重建工程；木洞前进路18号直管公房加固解危项目，均聘请设计单位预算和监理单位进行现场勘测，划分项目台账，该中心工程管理科例行工程检查中也建立了监管台账，确保项目施工的每一个细节，并做到有据可查。

1.3事后：档案管理提升

一是资金台账管理的信息化提升。2014年以来，由于该中心涉及的建设项目多、时间紧、任务重且流程复杂，为便于管理，该中心在资金台账管理方面提档升级。对于每个建设项目，均建立了资金电子台账，对于项目整体的支出情况进行把握。在此基础上，建立了按项目类别的电子总台账，每个项目的收支将实时反映到总台账上。这样以来，小账（单个项目账，涉及咨询、设计、施工等各环节）和大帐（上级资金拨付、预拨付资金对于项目分摊、资金申报情况等）就动态统筹对应起来了。

二是资料台账建立的全面化。项目管理涉及到立项批复、规划许可、招标文件等各个环节的重要资料，定期会对各个项目的台账进行清理和补充。每个环节均有前后佐证的说明材料，所有项目资料档案均成体系。

三是对于结题项目的档案，都会成体系按档案管理规范及时规整后，移交给住保中心档案管理部门管理，档案管理部门都会将项目档案装订成册，按档案文件要求做好目录，并放入独立的档案室长期存档保存。

2.存在的问题和困难

2.1档案规范化水平参差不齐

由于事业单位体制的普遍性缺点，不能保障招投标和档案管理工作人员的专业性，加上长期以来招投标人员和档案管理人员职能分离，导致档案的建立和保存水平也因人而异。

2.2缺乏小型施工企业数据库

因为住保中心大多涉及的是相对工程量和工程金额较小，且较为直接涉及民生的民心工程。如果完全按流程实施，必定影响实施效率。但因为相关政策规定，涉及的工程项目必须按程序实施，且小型施工企业并没有资格进入全区招投标平台资源数据库，导致部分小型施工项目不能更高效率的完成。

2.3缺乏有效的后评价

项目完成后，对于投资项目的评价效果不够专业，档案的效能也更多的是发挥查询和接受检查，其中部分数据只是根据项目施工方提供的各项工程数据，要求第三方后评价机构来完成后评价报告的撰写，这就使得后评价工作也失去了监督意义。

3.意见和建议

3.1加强人员的专业化培训

一方面，住保中心要进一步深化内训工作。普及相关法律知识，培训招投标管理及档案管理等基层人才，配备齐全相应的专职管理人员，在职责职能上密切配合，做到分工不分家。另外一方面，利用好外部的指导。多与涉及项目建设流程的区级部门和档案管理部门加强沟通工作，建议上级部门进一步加强对基层单位的业务指导工作，多组织相关区级层面以上的交流培训。

3.2建立小型企业资料档案

政府投资的工程项目要坚决将监督贯彻于造价管理的每一个环节，要变被动管理为主动管理，实现工程项目的全过程控制。但针对小型施工项目而言，缺乏有效的数据资源，导致长期不能高效完成维修排危等工程，建议上级部门平台针对小工程的企业数据库，对区内优秀工程公司实施动态管理，住保中心可以在要用的时候直接从企业库面抽选。这样既便于政府监督管理，又对设计估算、施工图预算以及竣工决算等各个环节进行了合理把控，最重要的是高效率解决民众当务之急，最大效益实现了民心工程。

3.3加强合同档案管理

加强工程勘察、施工图设计单位和施工单位的合同档案管理，尤其是严格把控好工程变更和索赔关。对于施工合同的签订要符合国家法律法规规定，要结合工程实际，明确双方的责任和义务、工程进度质量以及价款、付款、违约、争议解决方法等问题，尽量避免工程结算时出现纠纷。对于工程造价的变更，业主、监理和施工方要严格按照统一程序进行审核，把好工程变更和索赔关，发挥合同档案最大效能。

3.4探索项目档案数字化管理

随着科学技术的发展，电子化越来越广泛的应用在人们的工作生活中，带来了便利的同时节约了时间成本，提升了工作效率。然而，關于政府投资项目资金使用的档案管理方面，仍然止步于纸质档案，每当查阅起来也很不方便，甚至在安全性上也有火灾、水灾、虫蛀等潜在的危险。建议可聘请社会服务机构，按档案保存相关要求对项目档案进行数字化建档，提高档案数字化率，在管理上实行纸质档案、数字档案并用，在安全性、功能性上实现最大效率的发挥。

参考文献

[1]武文.基层人事档案管理的规范化建设探讨.中国科技信息，2009第16期.

[2]何俐.浅谈地勘单位地质档案资料管理与利用.时代金融，2015第9期.

[3]许桂清.电子档案异地异质备份现状及应对.档案学研究，2018第1期.

（作者单位：重庆市巴南区保障性住房管理中心）