高专档案管理信息化建设存在的问题及对策分析

陈铁良

摘要：在高专院校的发展过程中，档案信息化建设是其不可缺少的重要工作内容，对高校档案事业的长久发展具有非常重要的意义和作用。近年来，随着信息技术的不断发展和进步，档案管理也从传统的模式转向信心化管理，很大程度上促进了信息化建设的进程。本文即对高专档案管理信息化建设存在的问题进行了分析，并提出了相应的解决对策，希望可以为相关人员提供一定的帮助。

关键词：高专档案管理；信息化建设；存在的问题；对策

在社会飞速发展的新时期，高专学校在发展期间，也加大了对档案管理信息化建设的重视程度，保证可以从根本上提升档案管理的水平和效果。但是，由于受到一些因素的干扰和制约，使得高专档案管理信息化建设存在了很多的问题，对档案管理工作的有效开展造成了很大影响。对此，学校应该站在整体的角度，对存在的问题进行合理分析，然后有针对性的制定解决对策，从而促进档案管理信息化建设可以有序进行。

一、高专档案管理信息化建设存在的问题分析

（一）档案管理信息化建设缺乏规范性

在高专档案管理信息化建设期间，由于受传统观念的影响和制约，使得院校的领导没有给予档案管理应有的重视，在应聘档案管理的工作人员的时候，经常应聘一些专业水平以及素养较高的人员。在实际工作中，由于档案管理人员的经验不足，没有对档案管理工作行程一个正确的认识，从而导致档案管理工作不够规范，比如：在开展档案管理信息化建设期间，经常会出现命名与档号不符的现象，致使档案管理出现重名的严重情况，影响了档案管理信息化建设水平的提升，不利于高专院校的长久发展[1]。

（二）网络安全性不高

随着时代的发展，社会的进步，信息技术也得到了很好的普及和推广，在为人们的日常生活以及企业发展提供一定便利的同时，也存在了一定的安全风险。在实际的档案管理过程中，由于网络具有一定的开放性，因此大大加剧了高专档案管理工作的难度。所以，在进行高专档案管理工作建设的过程中，不仅要注重信息资源的公开，还要加大对个人隐私的保护。同时，在信息化条件下，还经常会受到电脑病毒以及黑客攻击等因素的干扰，使得信息安全事故时有发生，再加上高专档案信息内容会涉及到政治以及经济等方面的机密，所以，在档案管理期间，如果出现信息泄露以及丢失等情况，那么就会造成非常严重的后果。

（三）技术以及设施缺乏一定的完善性

在实际的发展过程中，很多高专院校仍然存在着对档案管理信息化建设不重视的情况，因此，在这一方面投入的技术以及经费比较少，比如：档案室只是配备了基本的计算机以及网络，没有相应的技术支持，再加上信息基础设施缺乏一定的完善性，使得高专档案管理信息化建设的开展受到了很大的限制。同时，互联网的飞速发展，使得电子文件逐渐取代了纸质文件，但是一些高专院校仍然缺乏标准的信息接口与管理软件，使得很多电子文件很难进行系统的处理，严重的情况下还会导致资源丢失，不利于高专档案管理信心化建设水平的提升[2]。

二、高专档案管理信息化建设存在问题的解决对策分析

（一）对档案管理制度进行不断完善

面对现阶段高专档案管理信息化建设中存在的问题，院校领导一定要提升档案管理人员的责任意识以及综合能力，确保档案管理建设水平能够提升。一方面，建立健全的档案管理机制。在档案管理信息化建设期间，管理人员要根据实际情况，积极应用先进的管理模式，制定合理、科学的管理制度和方案，并且切实落实到实际工作中，保证档案管理更加具有科学性和规范性。另一方面，提升档案管理人员的责任意识。在实际的工作过程中，学校领导要加大对工作人员的培训，保证档案管理人员的专业水平以及自身素养可以得到全面提升，让每一个管理人员都能够熟练地应用现代化信息技术以及管理模式，并且合理的应用到实际工作中，提升档案管理的整体水平和效果，进而推動高专档案管理信息化建设的进程。

（二）全面提升档案信息的安全性

在高专档案管理信息化建设过程中，一方面，应该保证档案存储设备的安全性，做到专机专用，并且要定期对这些设备的软件以及硬件进行更新升级，保证档案管理工作可以符合社会发展的需求，同时，相关人员还要对设备进行定期的维护，保证档案存储设备的状态良好。另一方面，档案管理人员在实际的工作中，还要对存档文件进行更新备份，防止出现档案文件出现丢失的情况。技术人员也可以利用网络防火墙以及身份验证等方式，加大档案管理的安全性，确保电子文件在传输过程中能够具有较强的保密性，避免电子文件被非法删改等情况的出现，进而促进档案管理信息化建设的顺利开展[3]。

（三）对管理方面技术进行不断地完善

高专档案管理信息化建设的顺利进行，离不开技术以及软硬件的支持。因此，在今后的发展过程中，院校一定要积极引进管理方面的技术并且加大资金投入。同时，当院校配备了相关的基础设施以后，还应该注重对技术的更新，包括：加大对网络安全的防护，在管理期间，设置相应的权限以及访客身份认证等，保证档案数据的安全性可以得到有效提升。同时，院校还应该加强办公室自动化建设，确保档案管理工作的效率以及质量可以得到有效提升，进而加快档案管理信息化建设。

结束语：

面对现阶段高专档案管理信息化建设存在的问题，学校领导应该加大重视，合理分析以及研究问题的成因，并制定科学的解决对策，保证可以最大限度的降低问题发生几率。同时，在进行高专档案管理信息化建设的过程中，学校还应该不断提升管理意识，加强信息安全性，确保档案管理建设工作具有一定的规范化以及合理化，从而进一步推动高专院校档案事业的发展进程。

参考文献：

[1]梁霄，盛金辉.试析学校档案管理信息化建设的“失范”及对策[J].办公室业务，2016（11）：45-45.

[2]阿古达木.档案信息化建设的现状分析及问题对策[J].科研，2016（12）：00269-00269.

[3]柴坤.高职高专院校档案管理信息化建设存在的问题及对策[J].洛阳理工学院学报（社会科学版），2015，24（3）：42-44.