浅谈公路工程档案资料的收集与整理

赵志雁

摘 要：公路工程档案资料是反应工程实体最终成果的重要性文件，因此加强其的收集与整理就显得尤为重要。本文就目前公路工程施工中档案资料收集与整理中存在的一些问题以及如何能更好的收集与整理工程档案资料谈了些不成熟的看法，希望能为同行们提供一些借鉴和参考。

关键词：公路工程；档案；收集与整理

中图分类号：U415.1 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2018）14-0110-02

公路工程档案资料是反应工程实体最终成果的重要性文件，它贯穿于工程建设的全过程，由于公路工程建设项目投资大、建设周期长，使得内业资料档案种类多、数量大、价值高。工程资料贯穿于工程的始终，是公路工程竣工档案的重要组成部分；是反映工程内在质量的真实记录；是鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任以及工程养护、维修的重要依据，具有重要的凭证、法律价值。虽然公路工程档案资料有着重要的意义，但许多工程项目普遍存在“重外轻内”的现象，好多需要在建设过程中整理的档案资料，却在工程结束后才去进行整理，使得收集资料难度增大，造成最终的工程资料不完整，不规范。我在参与工程档案整理工作中也深有体会。由于工程建设工期长，涉及人员广，要将建设、设计、监理、施工单位等各单位所有的工程资料完好无损地收集归档难度特别大。为此本文着重对公路工程档案资料的收集与整理谈些不成熟的看法。

1 公路工程档案整理工作中存在的问题

1.1 对档案管理的意识淡薄

长期以来，部分公路建设承包商对工程档案工作重视不足，在施工阶段由于施工时间和繁重的任务，施工单位将更加注重地方协调的关系，从而忽略了档案管理。项目完成后，通常要完成存档数据，需要投入大量的人力和物力来补充项目，使项目完成档案的质量不尽如人意。然而，一些工程管理单位并没有对档案管理进行集中统一管理，使许多档案被严重分散，即使可以保存也不完整。所有这些都将严重影响道路施工后的维护和维修工作，不能为公路建设和管理提供有效的服务。

1.2 档案管理不能与施工管理同步

项目档案贯穿于项目建设的全过程，各单位根据各自分工应在建设初期就收集和组织其形成、积累和管理。但是一些施工单位没有注意档案的整理，并使资料落后于施工工序，并不能在施工完成后立即完成资料整理，在施工过程中没有及时的收集和归档，通常会导致完成记录并不完整，不能准确反映实际工程情况，影响工程技术文件的准确性和完整性。如档案管理还应该包括项目照片，视频，日志，这些资料在施工的过程中将容易收集、整理，但对一些隐蔽工程的施工照片竣工验收收集时已经太晚了；日志作为施工人员的工作记录，是施工相关数据信息的基础，但很少人能从头到尾写完，到竣工验收时完成将会大大增加难度。

1.3 不统一的档案管理要求

工程资料表是施工过程中形成的原始记录，是公路工程项目管理的一种形式。但由于没有一个统一的标准，各单位部门内部行业对填写方法的认识模糊，使得相同项目的不同的合同段，填写表格方法在业内也不同。一些公路工程资料表没有解释如何填写规范，让所有的承包商只能根据自己的理解填写，导致材料内容重复，不能科学的反映客观事实。

1.4 档案资料管理人员缺乏统一的培训

公路工程档案管理工作是一项综合性的管理工作，它与工程息息相关，这就需要从事档案管理工作的人员，既要懂工程建设专业知识，又要懂档案专业知识，还应熟知各项公路工程档案法规。而长期以来，在公路部门一直都存在着“重外轻内”的思想，大多工程上的档案管理人员学历低或不是本专业的技术人员，许多档案管理人员懂公路建设方面的知识却缺少档案技术知识，有些懂档案知识却缺少工程技术知识和经验，且人员变动频繁，不能满足公路工程档案管理工作的需要。

2 如何更好的收集与整理公路工程档案资料的措施探讨

2.1 加强项目各部门的档案管理意识，重视档案在施工过程中的收集

公路竣工档案的基础是在施工过程中形成的真实的工程资料。因此，为了保证公路工程文件的系统和完整，确保重点公路建设工程的质量档案，必须在建设的过程中建立一套数据采集系统，系统制造商和实践者，单位领导和具体的技术人员，应进一步提高认识，充分认识到档案管理的重要性，从初始阶段的项目文件统一管理工作，严格按照文件规定。建设单位应当组织人员定期检查和指导人员，及时解决不完善的地方。不符合据要求的业主不得接受和计量。竣工资料收集和整理也可用于工程监理和施工招标评标，作为施工组织计划的要求，促进档案在施工过程中的收集、整理。

2.2 坚持道路和文件同步发展，做好档案收集工作

公路工程文件是公路建设的施工过程的真实记录，是一个重要的原材料和信息资源，因此，项目文件应与工程同步建设，建立一个包括档案行政管理部门、交通主管部门和建设监理单位，三级文件管理系统，形成了整个施工过程的档案管理网络：一是完善档案管理网络，明确职责，明确范围；二是改善档案数据流向网络，避免人员转移，改变，人走文件走，人走文件丢失现象出现，从而保证文件数据的完整性。在工程建设过程中，有一个人负责项目建设信息的收集、整理、施工过程中数据的变化及时调整，以确保文件的真实性和原始性。

2.3 建立标准文件信息管理系统，加快档案管理标准化

编制一套符合现代施工技术的要求，并满足档案的要求，制定统一的方法和完整的公路工程竣工表，并对填写表格的方法、用语、编制顺序和具体的存档形式进行说明。现场质量检验报告，例如，“检验结果”栏中填写有两种理解，一种认为只需要填写是否合格或是否满足设计和规范的要求，一种认为必须填写测量值，这需要具体说明如何填写。

2.4 举办公路工程档案管理培训班，普及工程建设档案管理知识

建设、设计、监理、施工单位需共同完成工程档案资料的工作，但由于各参建单位的人员知识水平、工作经验良莠不齐，为了保证公路工程资料的完整及规范，提高工程资料管理的专业性，有必要在项目开始及编制竣工资料之前对其进行培训，可以邀请工程技术专业和档案技术专业的专家授课、辅导。随着经济社会的发展和科技的进步，档案管理人员也应适应新形势新要求，以提高业务素质为重点，加强与公路建设相关学科的学习，掌握项目档案管理知识和计算机档案管理技能，能切实保证工程档案的完整、准确以及安全保管和有效利用，更好的为公路工程建设服务。

3 结语

公路工程档案是基础设施建设的重要技术资料，是公路工程竣工資料的重要组成部分，其作为一种信息资源，对于确保工程的安全使用和正常运营，促进经济发展具有重要意义。因此做好公路工程档案管理是公路管理的一项重要内容。这就需要每一个工程建设者提高认识，强化管理，使工程档案的管理纳入法制化、规范化轨道，使公路工程档案管理形成一套完整、准确、便于使用的档案系统，才能更好的为社会为大众服务。

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